Bij het verwerken van facturen waarin BTW berekend wordt over meerdere regels, kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan tussen de bedragen op de factuur in Fortes Milestones en de journaalpost in het financiële pakket. Dit gebeurt vooral wanneer regels op verschillende grootboeken geboekt worden, en de BTW niet in één keer, maar per regel of per grootboek wordt berekend.
Er zijn enkele mogelijkheden om dit te beperken, het is helaas niet altijd mogelijk om ze volledig te voorkomen. In dit artikel leggen we uit waar deze afrondingsverschillen vandaan komen aan de hand van een voorbeeld.
Hoe ontstaat het verschil?
Stel, je maakt een factuur aan met twee regels, die samen een totaalbedrag vormen van € 368,10 exclusief BTW.
| Factuurregel | Bedrag (excl. BTW) | Product | Grootboek |
|---|---|---|---|
| Regel 1 | € 65,60 | A | 8000 |
| Regel 2 | € 302,50 | B | 8100 |
| Totaal | € 368,10 |
Wanneer je over het totaalbedrag ineens 21% BTW berekent, kom je op:
€ 368,10 × 1,21 = € 445,401 → afgerond naar € 445,40
Tot zover is er geen probleem. Dit is het bedrag dat correct op de factuur wordt weergegeven.
Wat gebeurt er bij export naar het financiële systeem?
Wanneer de factuur geëxporteerd wordt, moeten de bedragen op de juiste grootboeken worden geboekt. Dat betekent dat we de BTW per regel of per grootboek moeten splitsen.
BTW berekening per regel (dus per grootboek):
-
Regel 1 (Grootboek 8000)
€ 65,60 × 1,21 = € 79,376 → afgerond: € 79,38 -
Regel 2 (Grootboek 8100)
€ 302,50 × 1,21 = € 366,025 → afgerond: € 366,03
Totaal na afronding per regel:
€ 79,38 + € 366,03 = € 445,41
En hier zit dus het verschil:
€ 445,41 - € 445,40 = 1 cent verschil
Waarom kunnen we dit niet automatisch oplossen?
In theorie zouden we de cent ergens kunnen 'corrigeren', maar de vraag is dan waar. Er is geen objectieve manier om te bepalen waar die cent terecht zou moeten komen. De boekingen per grootboek kunnen niet worden beïnvloed door bijvoorbeeld afrondingscorrecties willekeurig toe te passen.
Conclusie en en mogelijkheden?
Er zijn verschillende oorzaken die kunnen leiden tot afrondingsverschillen.
- De BTW wordt per grootboek (en niet over het totaal) berekend t.b.v. de journaalpost in het financiële systeem
- Het aantal cijfers achter de komma waarmee gewerkt wordt kan verschillen tussen Fortes Milestones en het financiële pakket
- Een bepaalde groepering die gehanteerd wordt op de factuurlay-out
We hebben maatregelen ingebouwd die afrondingen zoveel mogelijk beperken. Zo is er de instelling 'Rond BTW bedragen af voor' op het Bedrijf. We adviseren echter om eerst uit te zoeken hoe het verschil ontstaat om vervolgens te bekijken wat/of er mogelijkheden zijn dit op te lossen.
Opmerkingen