Wanneer je een factuur maakt in QicsMilestones, worden deze gegevens voor meerdere doeleinden gebruikt:
- Er wordt een factuur aangemaakt om naar de klant te versturen.
- Er wordt een verkoopjournaalpost aangemaakt in de financiële administratie.
Hierin kunnen verschillen ontstaan. Hoe kan dit?
Dit kan veroorzaakt worden door:
- De instellingen voor de afronding van de BTW. Deze afronding verschilt per financieel pakket en kan op de overeenkomstige wijze worden ingesteld in QicsMilestones.
- De wijze waarop de factuur wordt gejournaliseerd naar het financiële pakket.
BTW-instellingen
In QicsMilestones kun je in de bedrijfsinstellingen de afronding van de BTW instellen:
- Ga naar de menubalk links op het scherm en klik op >>
- Ga naar [Organisatie]>[Bedrijven]
- Open het bedrijf en de tab [Facturatie]
- Selecteer [Rond BTW-bedragen af voor]
Je kunt kiezen uit de volgende opties:
- Iedere factuurregel; de BTW wordt per regel afgerond en daarna opgeteld.
- De hele factuur: alle BTW regels worden opgeteld en daarna pas afgerond.
- Groepering van omzetrekening/BTW code: de BTW wordt per grootboekrekening en BTW-code opgeteld en afgerond.
We werken voorbeelden voor optie 1 t/m 3 uit op basis van onderstaande factuurregels:
Factuur(regels) QicsMilestones | |||||
Artikel | Grootboek | Aantal |
Bedrag (excl. BTW) |
BTW 21% | Afgerond |
CON | 80610 | 1 | 25.50 | 5.355 | 5.36 |
CON | 80610 | 1 | 25.50 | 5.355 | 5.36 |
CON | 80610 | 1 | 25.50 | 5.355 | 5.36 |
ADM | 80310 | 1 | 62.50 | 13.125 | 13.13 |
ADM | 80310 | 1 | 62.50 | 13.125 | 13.13 |
ADM | 80310 | 1 | 62.50 | 13.125 | 13.13 |
ADM | 80310 | 1 | 62.50 | 13.125 | 13.13 |
SAM | 80210 | 1 | 168.00 | 35.28 | 35.28 |
SAM | 80210 | 1 | 168.00 | 35.28 | 35.28 |
SAM | 80210 | 1 | 168.00 | 35.28 | 35.28 |
SAM | 80210 | 1 | 169.50 | 35.595 | 35.6 |
Totaal | € 1,000.00 | € 210.00 | € 210.04 |
Optie 1
In dit voorbeeld wordt de BTW per regel afgerond en doorgezet naar de financiële administratie:
Grootboek |
Bedrag (excl. BTW) |
BTW Afgerond | |
80610 | 25.50 | 5.36 | |
80610 | 25.50 | 5.36 | |
80610 | 25.50 | 5.36 | |
80310 | 62.50 | 13.13 | |
80310 | 62.50 | 13.13 | |
80310 | 62.50 | 13.13 | |
80310 | 62.50 | 13.13 | |
80210 | 168.00 | 35.28 | |
80210 | 168.00 | 35.28 | |
80210 | 168.00 | 35.28 | |
80210 | 169.50 | 35.60 | |
Totaal | € 1,000.00 | € 210.04 | € 1,210.04 |
PDF 1
Het BTW-bedrag sluit aan bij de financiële administratie met optie 1, maar de pdf klopt niet.
1000,- * 0,21 = 210,00 en niet 210,04
Optie 2
Deze optie is alleen mogelijk wanneer alle artikelen op de factuur verwijzen naar dezelfde grootboekrekening :
Grootboek |
Bedrag (excl. BTW) |
BTW 21% | |
80610 | 1,000.00 | 210.00 | |
Totaal | € 1,000.00 | € 210.00 | 1,210.00 |
PDF 2
Het BTW-bedrag sluit aan bij de financiële administratie.
1000,- * 0,21 = 210,00
Optie 3
Er wordt per grootboekrekening/BTW-code een regel doorgezet naar de financiële administratie.
Grootboek |
Bedrag (excl. BTW) |
BTW 21% | BTW Afgerond | |
80610 | 76.50 | 16.065 | 16.07 | |
80310 | 250.00 | 52.5 | 52.50 | |
80210 | 673.50 | 141.435 | 141.44 | |
Totaal | € 1,000.00 | € 210.00 | € 210.01 | € 1,210.01 |
PDF 3
Het BTW-bedrag sluit aan bij de financiële administratie met optie 3, maar de pdf klopt niet.
1000,- * 0,21 = 210,00 en niet 210,01
Instellingen m.b.t. de journalisering
De wijze waarop de factuur wordt gejournaliseerd naar het financiële pakket, kunnen we instellen in de koppeling tussen QicsMilestones en je financiële pakket. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de groepering van de regels. De minimale groepering is per omzetrekening en btw-code.
De boeking is dan:
D |
C |
|
Debiteuren |
1210 |
|
Omzet |
1000 |
|
Af te dragen BTW |
210 |
Het kan ook zijn dat je graag per project een boeking aan wilt maken.
De boeking is dan:
D | C | |
Debiteuren | 1210 | |
Omzet Project A | 500 | |
Omzet Project B | 500 | |
Af te dragen BTW | 210 |
Advies bij afrondingsverschillen
- Controleer de instellingen en stem met je implementatie consultant af wat voor jullie de meest geschikte configuratie is.
- Werk zo veel mogelijk met tarieven in hele euro's. Tarieven van bijvoorbeeld EUR 125,50 zorgen er eerder voor dat er BTW-afrondingsverschillen ontstaan.
- Bij het werken met toeslagen is de kans op afrondingsverschillen groter.
- Mocht het in uitzonderlijke gevallen dan nog mis gaan: werk een voorbeeld uit zoals hierboven beschreven. We kunnen dan verder onderzoeken wat we er aan kunnen doen om dit op te lossen.
Opmerkingen