Voorschotten is één van de vier types facturatie-afspraken die je kunt kiezen in QicsMilestones. Voorschotten gebruik je als je voorschotten wilt factureren die je later verrekent met daadwerkelijk bestede uren en/of onkosten;
Hieronder lees je welke velden je minimaal moet invullen om deze facturatievorm in te richten. Open het project waar je deze facturatievorm voor wilt gebruiken.
Klik op:
- tabblad [Facturatie-afspraken];
- het plusje
- Voorschotten
Je begint op het tabblad [Algemeen]:
Onderstaand volgt een toelichting van de belangrijkste velden per tabblad. Zie voor de volledige uitleg van de velden het document 'Hoe maak ik een project'. Voor alle tabbladen geldt dat vetgedrukte velden met een asterisk * verplicht zijn.
[Algemeen]
- Bij Naam * vult u de naam in van de facturatie-afspraak;
- bij Begindatum * de datum vanaf wanneer deze facturatie-afspraak geldt (deze datum is informatief en heeft geen invloed op het urenschrijven);
[Facturatie]
- Bij Klant * vult u de klant in aan wie deze facturatie-afspraak is gekoppeld;
- bij Debiteur * vult u de factuurdebiteur in naar wie de facturen worden verstuurd. Meestal zijn klant en debiteur aan elkaar gelijk;
[Defaults voorschotten]
Dit tabblad werkt als een template voor het tabblad Voorschotten.
- Bij Artikel kiest u het artikel waaraan de juiste omzetrekening is gekoppeld voor de omzet van dit voorschot;
- bij Medewerker kiest u de medewerker op wiens naam de omzet mag komen (dit veld wordt meestal leeggelaten;
- bij Aantal tikt u het aantal in dat op de factuurregel verschijnt bij het factureren (aantal is vaak 1);
- bij Prijs tikt u de prijs in die op de factuurregel verschijnt tijdens factureren;
- Bedrag wordt automatisch berekend als aantal * prijs.
[Prolongatie]
- Kies Geen Indien voorschotten altijd per project worden geprolongeerd;
- Kies Handmatig als voorschotten altijd batchgewijs (meerdere projecten tegelijk) worden geprolongeerd;
- Vul indien is gekozen voor Handmatig de gewenste waarden in.
[Voorschotten]
- Klik op het plusje
- Data wordt overgenomen vanaf de tabbladen Defaults voorschotten en Prolongatie.
- Wijzig Indien nodig de getoonde gegevens;
- Kies voor OK en voorschotten worden aangemaakt.
[Teams]
- Je kiest Alle Medewerkers als iedere medewerker op deze facturatieafspraak tijd en onkosten mag schrijven;
- Je kiest een Bestaand team (Aangemaakt via [Organisatie]->[Medewerkers]->[Teams]) wanneer een bepaald groep (competentie, afdeling, specifieke medewerkers) van medewerkers op deze facturatieafspraak tijd en onkosten mag schrijven;
- Je kiest een Team op maat wanneer specifiek voor deze facturatieafspraak een selectie van medewerkers tijd en onkosten mag schrijven;
We adviseren om zo veel mogelijk van bestaande teams gebruik te maken. Wanneer je een nieuwe medewerker aan een bestaand team toevoegd is deze ook automatisch aan alle facturatieafspraken gekoppeld.
[Uurartikelen]
Hier geef je aan op welke uurartikelen medewerkers tijd mogen schrijven.
- Je kiest Alles om medewerkers op alle uurartikelen te laten schrijven;
- Geselecteerd als medewerkers niet op alle uurartikelen mogen schrijven. Je kunt de gewenste artikelgroep(en) of artikelen selecteren. Wij adviseren om een artikelgroep te koppelen, wanneer er een artikel bijkomt kun je eenvoudig het artikel aan een groep toevoegen en is dit artikel beschikbaar op alle facturatieafspraken waar deze artikelgroep aan gekoppeld is.
[Onkostenartikelen]
Hier geeft u aan op welke onkostenartikelen medewerkers kunnen boeken.
- Je kiest Alles om medewerkers op alle onkostenartikelen te laten boeken;
- Geselecteerd als medewerkers niet op alle onkostenartikelen mogen boeken. Je kunt dan kiezen op welke artikelen of artikelgroepen dan wel. Wij adviseren om een artikelgroep te koppelen, wanneer er een artikel bijkomt kun je eenvoudig het artikel aan een groep toevoegen en is dit artikel beschikbaar op alle facturatieafspraken waar deze artikelgroep aan gekoppeld is.
[Uurtarieven]
- Je brengt uren niet in rekening, maar deze hebben wel een waarde. Door het juiste uurtarief toe te passen is de waarde inzichtelijk. Uitleg over de verschillende tarieven vindt je via deze link over uurtarieven.
[Onkostentarieven]
- Hier geef je de tarieven aan voor de onkosten. Ook hier geldt: je brengt het in niet rekening, maar je wilt wel weten wat de onkosten zijn.
Na invullen van alle tabbladen klik je op Ok om op te slaan.
Klik Ok om op te slaan.
Voor verdere uitleg kies je voor:
Opmerkingen