Hoe maak ik een project aan?

Volgen
  • Ga naar de menubalk links op het scherm en klik op >>
  • Ga naar [Projecten] 
  • Klik linksboven op het plusje in het bolletje [Nieuw]
    Project_aanmaken_1.PNG
  • Onderstaand scherm (projectkaart opent zich in de tab [Algemeen]. Volgens onderstaande toelichting voert u alle gegevens in en klikt daarna op de volgende tab  [Budgetten]. Daar vult u ook alles in. Dit herhaalt u tot en met de laatste tab [Facturatie].
    Project_aanmaken_2.png
      

    Let op: de vetgedrukte velden zijn verplicht.
    [Algemeen]

  • Voer bij [Projectnaam]* een projectnaam in. NB: u kunt alleen een nieuw project aanmaken bij een bestaande klant/relatie. Wilt u een nieuw project invoeren voor een nieuwe klant/relatie, maak dan eerst de klant/relatie aan. Voor meer informatie:
    https://support.qics.nl/hc/nl/articles/115005589326-Hoe-maak-ik-een-relatie-aan-
  • Voer bij projectcode een code in. Doet u dit niet dan genereert het systeem zelf een code.
  • Selecteer een [Klant]*
  • Selecteer een [Projectmanager]* uit de lijst.
  • Voer een [Kostenplaats] in.
  • Selecteer een [Projectcategorie] uit de lijst.
  • Voer de [Status] in. Een projectstatus geeft de status weer van een project en is puur informatief. Standaard is  de projectstatus Open  geselecteerd.  U kunt zelf projectstatussen toevoegen of aanpassen.
  • Klik bij [is actief] Ja of Nee in. Als u Nee aanklikt, houdt het in dat het project niet actief is ( en bijvoorbeeld later actief kan worden gemaakt). Er kunnen geen uren op worden geschreven.
  • Vul Startdatum project in.
  • Vul Datum einde project in.
  • Klik bij [Planning toestaan] Ja of Nee in. Indien u Nee aanklikt, kan er geen planning aan dit project toegevoegd worden.
  • Geef aan of de projectmanager of de lijnmanageruren en onkosten die op het project worden geschreven kan goedkeuren.

 

[Budgetten]

Project_aanmaken_3.png

Is het budget verplicht bij het invoeren van uren en onkosten? Indien u op [Nee] klikt, is het budget niet verplicht. Bij [Ja], is het budget wel verplicht.

Budgettype: U kunt kiezen tussen [Eenvoudig] en [Breakdown]
Kiest u voor [Eenvoudig], dan vult u direct het budget in, zowel in geld als in uren. 

Project_aanmaken_4.png
Kiest u bij [Budgettype] voor [Breakdown] dan klikt u op [Open budget breakdown]. U krijgt dan het volgende scherm te zien.

 Project_aanmaken_5.png

Hier kunt u een uitgebreid budget vastleggen dat bestaat uit meerdere budgetregels. Door op het plusje te klikken, kunt u een budgetregel toevoegen.

 Project_aanmaken_6.png

 

[Facturatieafspraken]

  • Klik op het plusje om een nieuwe [Facturatievorm] te selecteren. U kunt kiezen uit: 
    Project_aanmaken_7.png
  • Klik op de gewenste facturatievorm. Vervolgens krijgt u een nieuw veld te zien waarin  de details van de afspraak kan worden vastgelegd. Klikt u bijvoorbeeld op [Uren & Onkosten] , dan verschijnt het volgende scherm:
    Project_aanmaken_8.png
     

Ook hier  kunt u per tab informatie invoeren . Deze gegevens hoeft u niet direct in te vullen als u slechts het project globaal in het systeem wil zetten. Deze gegevens kunt u later invoeren als u meer weet over het project. Heeft u al deze gegevens al bij de hand, dan kunt u ze natuurlijk wel gelijk invoeren.

Druk wel altijd rechtsonder op [Ok], zodat wat u heeft ingevuld ook is opgeslagen.


[Facturatie]
 Project_aanmaken_9.png

Bij alle velden staat een i. Als u daar met uw cursor op gaat staan, krijgt u te zien. Wat de betekenis is van de verschillende velden.

  • [Betalingsconditie] Vul hier de betalingsconditie in die specifiek voor deze afspraak geldt. Als u hier geen waarde selecteert, wordt de betalingsconditie van de klant/relatie of de standaardbetalingsconditie toegepast bij de facturatie.  
  • [Debiteur]* De factuurdebiteur. Naar deze debiteur worden de facturen verstuurd.
  • [Valuta]* De valuta waarin deze afspraak wordt gefactureerd.
  • [Factuurreferentie] De waarde die u hier invult wordt gekopieerd naar het veld ‘factuurreferentie’ op de factuur die op deze afspraak wordt gegenereerd.
  • [Factuurnotities] De waarde die u hier invult wordt gekopieerd naar het veld ‘factuurnotities’ op de factuur die op deze afspraak wordt gegenereerd. 
  • [Code facturen verzamelen] Factuurregels van afspraken met dezelfde groeperingscode worden op dezelfde factuur gezet, mits deze afspraken dezelfde betalingsconditie, valutacode, factuurdebiteur etc. hebben. 
  • [Invoice layout] De factuurlayout die gebruikt wordt bij het factureren van deze afspraak. Als u hier geen waarde invult, wordt de factuurlayout gebruikt die aan de klant/relatie of aan het bedrijf gekoppeld is. 
  • [Toeslag] Indien er een toeslagpercentage voor artikelen is vastgelegd, wordt deze overschreven door dit toeslagpercentage. Indien aan het artikel geen toeslagpercentage is gekoppeld, wordt het toeslagpercentage wat u hier vastlegt, gegenereerd.

 

[Medewerkers]

 Project_aanmaken_10.png
Op deze tab kunt u aangeven of alle medewerkers, teams of geselecteerde medewerkers tijd en onkosten kunnen boeken op deze facturatieafspraak. Klikt u op [Alles] Dan mag iedere medewerker op dit project tijd en onkosten boeken. Drukt u op [Geselecteerd] dan kunt u kiezen uit een team, competentie of specifieke medewerkers. Met het prullenbakje verwijdert u de geselecteerde medewerkers die u heeft toegevoegd.
Project_aanmaken_11.png 

[Uurartikelen]
In onderstaand scherm kunt u aangeven op welke uurartikelen medewerkers tijd kunnen boeken. Klikt u op [Alles], dan  kunnen alle medewerkers die gekoppeld zijn aan dit project op alle uurartikelen boeken. 
Project_aanmaken_12.png 

Wilt u dat er selectief op uurartikelen geboekt kan worden, dan selecteert u de artikelgroep waartoe de artikelen behoren of specifieke artikelen. Druk altijd op [Ok] om gewijzigde gegevens op te slaan.

Project_aanmaken_13.pngUurartikelen kunnen externe en interne uren zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Interne uren: feestdagen, vakantiedagen, verlof, ziekte etc.
  • Externe uren: consultancy, training, projectmanagement.

[Onkostenartikelen]
Onder deze tab kunt u onkostenartikelen koppelen  aan dit project. Zet u deze op [Alles], dan mogen alle medewerkers die aan dit project gekoppeld zijn onkosten invoeren op alle onkostenartikelen. Druk op [Ok] om op te slaan.

Project_aanmaken_14.png
 
Wilt u een selectie maken van onkostenartikelen, dan klikt u op [Geselecteerd]. U selecteert de artikelgroep waartoe de onkostenartikelen behoren of specifieke onkostenartikelen. Medewerkers gekoppeld aan dit project mogen alleen invoeren op de geselecteerde artikelen.

Project_aanmaken_15.png

[Uurtarieven]
In dit tabje legt u de uurtarieven vast die u heeft afgesproken met de relatie/klant. U kunt hier vele combinaties mee maken. Zie onderstaande:

Project_aanmaken_16.png
 

  • [Vast tarief] Alle werkzaamheden worden gefactureerd tegen één uurtarief [Tarieven per artikel]. De bij het artikel vastgelegde uurtarieven worden gebruikt om te factureren.
  • [Tarieven per medewerker] De bij de medewerker vastgelegde tarieven per uur worden gebruikt om te factureren.
  • [Tarieven per klant] De bij de klant vastgelegde uurtarieven worden gebruikt om te factureren.
  • [Tarieven per medewerker per artikel] Het uurtarief wordt bepaald door de combinatie van de tarieven van de medewerker en het artikel. [Tarieven per klant per artikel] Het uurtarief wordt bepaald door de combinatie van de klant en het artikel. Hoe wijzigt u tarieven per artikel?
    Stel u witl tarieven per artikel gebruiken. U selecteert dan in het in scherm Verkooptarief per uur
  • [Tarieven per artikel]
    U ziet gelijk alle beschikbare artikelen staan met bijbehorende artikeltarieven.

Project_aanmaken_17.png
 
U klikt in het midden van de regel die u wilt aanpassen. De regel wordt dan blauw. In bovenstaande visual is dat Consultancy. Hier staat dat het tarief per uur € 130 bedraagt. Klik op aanpassen.

U krijgt nu een scherm waarin verschillende velden staan die u kunt invullen.

Project_aanmaken_18.png


U  kunt ook direct op [Aanpassingen] klikken. Daarna klikt op het plusje of u klikt op de blauwe tegel. Nieuw aangepast tarief om de wijzigingen in te voeren.

Project_aanmaken_19.png

Vervolgens klikt u op de blauwe balk in de kolom Artikel en voert u het artikel in. Klik op de drie puntjes om een artikel te selecteren.
Project_aanmaken_20.png 

Voorbeelden van tariefberekeningen

  • [Vast tarief]
    U hebt met klant A afgesproken dat alle activiteiten die u voor hem uitvoert, gefactureerd worden tegen € 90 per uur. Medewerker X en medewerker Y boeken allebei uren op de uurartikelen 'projectleiding' en 'consultancy'. Al deze uren zullen voor € 90 per uur gefactureerd worden.
  • [Tarieven per artikel]
    Medewerker X en medewerker Y boeken allebei uren op uurartikel A. Voor uurartikel A is het uurtarief € 100 vastgelegd. De uren voor zowel medewerker X en medewerker Y geboekt op uurartikel A worden voor € 100 gefactureerd. Wanneer voor uurartikel B het uurtarief € 110 is vastgelegd, wordt dit uurartikel voor € 110 gefactureerd, ongeacht de medewerker die deze uren boekt.
  • [Tarieven per medewerker]
    U heeft voor medewerker X het uurtarief € 120 vastgelegd, ongeacht het uurartikel waarop hij geschreven heeft. Alle uren die medewerker X op dit project schrijft, worden dan voor € 120 gefactureerd. Dus zowel het uurartikel 'projectleiding' als het uurartikel 'consultancy' zullen voor medewerker X tegen € 120 per uur gefactureerd worden.
  • [Tarief per klant]
    • Vink [Tarief per klant] aan om het tarief voor dit project vast te leggen per klant. Het gebruikte tarief is hierbij afhankelijk van het bij de klant vastgelegde tarief. U gebruikt deze optie wanneer u per klant voor alle projecten en activiteiten een vast tarief hebt afgesproken.
  • [Tarieven per medewerker per artikel]
    Voor medewerker X wordt € 100 per uur in rekening gebracht voor de activiteit consultancy, terwijl er voor dezelfde medewerker € 120 per uur in rekening wordt gebracht wanneer hij op het uurartikel 'projectleiding' boekt. Door specifieke tarieven te koppelen aan de combinatie medewerker/uurartikel, kunt u dit op deze wijze configureren.
    • Vink [Tarieven per medewerker per artikel] aan om het tarief voor dit project per medewerker en per uurartikel vast te leggen. Het gebruikte tarief is hierbij afhankelijk van de combinatie uurartikel en medewerker. Deze optie kunt u gebruiken wanneer u verschillende tarieven wilt vastleggen per medewerker per activiteit.
  • [Tarief per klant per artikel]
    Alle medewerkers die op de activiteit projectleiding schrijven, hebben een ander tarief dan wanneer diezelfde medewerkers op de activiteit consultancy schrijven.

    Medewerker X schrijft bijvoorbeeld 10 uur op de activiteit projectleiding, waarbij het uurtarief voor klant A voor het artikel projectleiding € 120 is. Diezelfde medewerker X kan ook 10 uur schrijven op de activiteit consultancy, waarbij het uurtarief voor klant A voor het artikel consultancy € 110 is. Wanneer medewerker Y in dit geval op projectleiding schrijft, geldt ook het uurtarief van € 120. Wanneer hij op het artikel consultancy schrijft, geldt net als bij medewerker X ook het uurtarief van € 110. Het uurtarief is hierbij dus medewerker onafhankelijk en klant- en artikel afhankelijk.
    • Vink [Tarief per klant per artikel] aan om het tarief voor dit project vast te leggen per klant en per artikel. Het gebruikte tarief is hierbij afhankelijk van de combinatie artikel en klant. U gebruikt deze optie wanneer u verschillende tarieven per klant per activiteit wilt vastleggen.
  • Onkostentarieven]
    In deze tab kiest u de tarieven voor de te factureren onkosten.
    • Kies uit de opties: [Tarieven per artikel], [Tarieven per medewerker per artikel], [Tarieven per klant per artikel]

      Afhankelijk van uw keuze worden de tarieven getoond.  Zie als voorbeeld onderstaande visual.

Project_aanmaken_21.png
 
Notities
Er zijn nog twee tabs die u kunt openen om in te vullen. Dat zijn [Notities] en [Facturatie].

Project_aanmaken_22.png

 
Zoals u ziet kunt u in dit tabje informatie kwijt, die in geen ander ander veld geplaatst kan worden. Desgewenst kan deze informatie worden afgedrukt op de factuur.

Als u alle velden heeft ingevuld is het project in het systeem klaar. Er kan nu in gewerkt worden (uren schrijven, goedkeuren enz.) door medewerkers en users. 

Wat is een project?
Hoe bewerk ik een project?
Hoe plan ik een project?
Mijn project wordt verlengd. Waar moet ik rekening mee houden?
Hoe importeer ik een project?
Hoe exporteer ik een project?

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk