In het factuurvoorstel in QicsMilestones kun je bij- en afboekingen maken. Een bij- of afboeking is een bewuste handeling waardoor de waarde van factuurregels toe- of afneemt. Naast deze bewuste mutaties in factuurregels zijn er ook andere handelingen die in QicsMilestones bij- of afboekingen tot gevolg hebben, waar niet iedereen zich bewust van is. Omdat het belangrijk is bij- en afboekingen goed in beeld te hebben, zetten we in dit artikel de verschillende bij- en afboekingen voor je op rijtje. De uitleg valt uiteen in drie onderdelen:
1. Soorten bij- en afboekingen
De volgende handelingen in QicsMilestones hebben bij- of afboekingen tot gevolg:
- Wijzigen van het aantal of de prijs op een factuurregel;
- Afboeken van een factuurregel (of volledig factuur);
- NB: wordt een factuur volledig afgeboekt, goedgekeurd en verwerkt, dan wordt voor deze factuur geen journaalpost aangemaakt in je financiële systeem. De factuur krijgt als nummer bijvoorbeeld ‘Afgeboekte factuur: 1234’.
- Toevoegen van een ‘Handmatige’ factuurregel (bijvoorbeeld voor korting);
- Wijzigen van het project op een factuurregel, waarbij gekozen wordt voor de optie: ‘Alleen de factuurregels’. Het bedrag van de factuurregel wordt afgeboekt op het oorspronkelijke project en bijgeboekt op het doelproject (een nieuwe ‘Handmatige’ regel wordt toegevoegd);
- Overboeken van factuurregels naar een ander factuurvoorstel. De bedragen van de factuurregels worden afgeboekt van het oorspronkelijke project in de oorspronkelijke factuur (de factuurregels krijgen de status ‘Overgeboekt) en bijgeboekt op het doelproject (‘Handmatige’ factuurregels worden aangemaakt in het doelfactuurvoorstel);
- Kopie (of credit) factuur aanmaken. Een kopiefactuur wordt gezien als bijboeking, een credit kopie als afboeking.
- Correctiefactuur aanmaken. De correctie (credit)factuur is een afboeking. Zie eventueel de verdere toelichting in dit artikel.
2. Bij- en afboekingen in schermen & rapporten
Op meerdere plaatsen in QicsMilestones zijn bij- en afboekingen zichtbaar. Waar bij- en afboekingen niet expliciet worden getoond, is het belangrijk om te bedenken of het scherm gebaseerd is op productiebedragen of facturatiebedragen. Bij productiebedragen blijven bij- en afboekingen buiten beschouwing. In facturatiebedragen zijn bij- en afboekingen verwerkt in het uiteindelijk gefactureerde bedrag.
Zichtbaarheid in schermen
- Het scherm ‘Facturatie’ in de kolommen ‘Bijgeboekt’ en ‘Afgeboekt’. Daarnaast kunnen de kolommen ‘Origineel’ en ‘Bedrag’ worden toegevoegd voor het originele en nieuwe totaalbedrag van de factuur.
- Het scherm van het geopende factuurvoorstel. De kolommen ‘Bijgeboekt’ en ‘Afgeboekt’ laten per factuurregel de bij- of afboeking zien. Ook zijn de kolommen ‘Oorspronkelijk bedrag’ en ‘Bedrag’ beschikbaar per factuurregel.
- Het scherm Facturatie-voortgang. De kolom ‘Mutaties’ toont het saldo van de bij- en afboekingen per klant-project-facturatieafspraak. Dit mutatiebedrag komt overeen met het verschil tussen de kolommen ‘Gefactureerd totaal’ – ‘Factureerbaar’. Mutaties worden getoond in de periode van de factuurregel datum (en niet in de periode van de factuurdatum of de leveringsdatum voor de dienst).
Zichtbaarheid in rapporten
In de volgende rapporten zijn bij- en afboekingen zichtbaar:
- Rapport 2.3 Onderhanden werk. Bij- en afboekingen worden getoond in de periode van de ‘Leveringsdatum dienst’ van de factuur (niet in de periode van de factuurdatum).
- Rapport 2.4 Bij- en afboekingen. Bij- en afboekingen worden getoond per relatie/project.
- Rapport 2.5 Facturatie-voortgang. Bij- en afboekingen worden getoond in de periode van de factuurregel datum (in lijn met het scherm Facturatie-voortgang).
3. Budgetten
Budgetinformatie is gebaseerd op productiegegevens. Dit betekent dat bij- en afboekingen hier geen invloed op hebben. Wordt op een factuurregel het budget bewust gewijzigd (of ten gevolge van een overboeking), dan blijven de aantallen en de productiewaarde op de oorspronkelijke budgetregel staan.
Meer weten?
Wil je meer weten over bij- en afboeken of heb je aanverwante vragen? Stel gerust een gerichte vraag aan support@qics.nl, of maak een afspraak met één van onze consultants. Zij helpen je graag verder.
Opmerkingen