Een administratie in Exact Globe wordt in QicsTime een divisie genoemd. Wanneer u met meerdere administraties werkt van waaruit facturen verstuurd worden, dan kunt u deze verschillende administraties koppelen aan QicsTime. De medewerkers uit de verschillende divisies kunnen gebruikmaken van dezelfde webapplicatie. Een project kan maar aan één divisie gekoppeld zijn. Het project bepaalt naar welke administratie de facturen gaan. Medewerkers van de ene divisie kunnen wel uren schrijven op een project van de andere divisie. Voorwaarde is wel dat de medewerkers en de artikelen waarvan gebruikgemaakt wordt, bekend zijn in beide administraties.
U kunt de Divisies en Administraties aanmaken via het volgende menupad in Qics Time:
Systeem > Algemene Instellingen > ’tabblad’ Divisies en Administraties.
Maak als eerste een nieuwe administratie aan. Ga hiervoor op ‘Administraties’ staan en kies via het snelmenu onder uw rechtermuisknop voor de optie ‘Toevoegen administratie’.
Maak twee of meer administraties aan. Eén voor uw Synergy database en één of meer voor de Exact Globe database(s) van waaruit u gaat factureren.
Uitleg van de instellingen per Administratie in QicsTime:
Database1:
Type:
Selecteer hier Synergy 2003 of Synergy Enterprise.
SQL Server:
Vul hier de SQL-servernaam in.
Omschrijving:
Vul hier de administratienaam in.
Databasenaam:
Vul hier de databasenaam van de Globe administratie in (dit is meestal een nummer).
Import:
Import Methode:
Selecteer hier SQL.
SQL gebruiker:
Vink de SQL gebruiker aan.
Standaard:
Zet deze optie op ‘Ja’.
Export Methode:
Selecteer hier Exact SDK.
Database2:
Type:
Selecteer hier Exact Globe.
SQL Server:
Vul hier de SQL-servernaam in.
Omschrijving:
Vul hier de administratienaam in.
Databasenaam:
Vul hier de databasenaam van de Globe administratie in (dit is meestal een nummer).
Import:
Import Methode:
Selecteer hier SQL.
SQL gebruiker:
Vink de SQL gebruiker aan.
Standaard:
Zet deze optie op ‘Ja’.
Export Methode:
Selecteer hier Exact SDK.
Maak vervolgens een nieuwe divisie aan. Ga hiervoor op ‘Divisies’ staan en kies via het snelmenu onder uw rechtermuisknop voor de optie ‘Toevoegen divisie’.
Uitleg van de instellingen per Divisie in QicsTime:
Het tabblad ‘Algemeen’:
Omschrijving:
Naam van de Divisie.
Divisienummer:
Nummer van de Divisie.
Valutacode:
In welke valuta gefactureerd gaat worden.
Kostenplaats:
Hier kunt u een standaard kostenplaats voor deze divisie selecteren.
BTW-code:
Deze instelling is alleen van toepassing wanneer u factureert vanuit QicsTime. Dus niet wanneer u gebruikmaakt van Exact Globe voor de facturatie. Hier kunt u de standaard facturatiecode selecteren die u wilt gebruiken. U kunt factuurcodes aanmaken via het menu Systeem > BTW-codes in QicsTime Management.
Het tabblad ‘Standaardwaarden’:
De meeste waarden die u hier ziet, zijn gekopieerd uit de Algemene Instellingen. U kunt deze aanpassen met de waarden die voor deze divisie van toepassing zijn. Deze instellingen worden overgenomen wanneer u gegevens voor deze divisie gaat importeren. U kunt per import de waarden van de Klanten, Projecten, Medewerkers en Artikelen aanpassen die klaarstaan om te importeren.
Standaardtarieven & Bepaling:
De waarden die u hier ziet, zijn overgenomen van de Algemene Instellingen. Wanneer u met meerdere divisies (administraties) werkt, kunt u hier de afwijkingen per divisie vastleggen.
Toeslagen:
De waarden die u hier ziet, zijn overgenomen van de Algemene Instellingen. Wanneer u met meerdere divisies (administraties) werkt, kunt u hier de afwijkingen per divisie vastleggen.
Medewerkers:
Wanneer u nieuwe medewerkers heeft aangemaakt in Exact, dan kunt u hier aangeven onder welke afdeling, met welke functie en met welke taalkeuze deze medewerkers standaard worden aangemaakt. U kunt vervolgens per medewerker deze instellingen aanpassen.
Overig:
Artikelgroep:
Wanneer u nieuwe artikelen heeft aangemaakt in Exact, dan kunt u hier aangeven onder welke artikelgroep deze standaard wordt aangemaakt. U kunt vervolgens per artikel deze instelling aanpassen.
Verschotten factureren op ‘Vast’ projecten:
Normaal gesproken worden niet de verschotten die op een project van het type ‘Vast’ geschreven worden meegenomen in het factuurvoorstel, maar de termijn die u op dit project heeft aangemaakt. Met deze instelling kunt u ervoor zorgen dat voor deze divisie verschotten wel meegenomen worden in het factuurvoorstel. Per project van het type ‘Vast’ kunt u afwijkingen vastleggen.
Facturen verzamelen:
Door het aanvinken van deze optie worden alle projecten van een bepaalde klant verzameld op een factuur. Standaard wordt er een factuurvoorstel per project aangemaakt.
Filteren projectartikelen op medewerkerartikelen:
Per project en per medewerker kunt u aangeven op welke artikelen er geboekt kan worden. Standaard bepaalt het project waarop geboekt mag worden. Wilt u dat deze artikelen gefilterd worden door de artikelen waar een specifieke medewerker op mag boeken, dan kunt u deze optie aanvinken.
Het tabblad ‘Factuurlay-outs’:
Hier kunt u afwijkend lay-out specifiek voor deze divisie koppelen. Koppelt u hier geen lay-out, dan worden de lay-outs uit de standaardinstellingen gebruikt.
Het tabblad ‘Importeren’:
Hier kunt u aangeven uit welke Globe administratie u Klanten, Projecten, Medewerkers en Artikelen wilt importeren.
Importeer Klanten: Uit Administratie:
Selecteer hier de Exact Globe administratie die u zojuist heeft aangemaakt bij administraties.
Importeer Projecten: Uit Administratie:
Selecteer hier de Exact Globe administratie die u zojuist heeft aangemaakt bij administraties.
Importeer Kostenplaatsen:
Hier kunt u aangeven of u de kostenplaatsen van de verschillende projecten mee wilt importeren vanuit de Exact Globe administratie.
Importeer Medewerkers: Uit Administratie:
Selecteer hier de Exact Globe of Synergy administratie die u zojuist heeft aangemaakt en selecteer één of meerdere types medewerkers die u wilt importeren. Door naast ‘Employee’ bijvoorbeeld het type ‘Contractor’ aan te vinken, kunt u ervoor zorgen dat medewerkers van externe bedrijven die u inhuurt ook uren kunnen schrijven in uw tijdschrijfapplicatie. Om ervoor te zorgen dat deze medewerkers van buitenaf via het web uren kunnen boeken, moeten deze medewerkers wel bekend zijn binnen uw Windows-domein op de server.
Importeren FTE:
Bij de stamgegevens van de medewerker in Synergy kunt u het aantal uren per medewerker ingeven. Met het vinkje kunt u aangeven of het aantal fte’s wordt geïmporteerd vanuit Synergy of dat u de afwijkingen in QicsTime zelf wilt vastleggen.
Importeer Kostenplaatsen:
Hier kunt u aangeven of u de kostenplaatsen van de verschillende medewerkers mee wilt importeren vanuit de Exact Globe administratie.
Importeer Artikelen: Uit Administratie:
Selecteer hier de Exact Globe of Synergy administratie die u zojuist heeft aangemaakt bij administraties.
Importeer prijzen vanuit Wereldinstellingen:
Deze optie kunt u standaard aanvinken.
Importeer prijzen vanuit Landinstellingen:
Deze optie kunt u aanvinken wanneer u met verschillende landen zaken doet en daarvoor verschillende prijzen hanteert. Voor meer informatie over de implementatie van deze optie kunt u contact opnemen met uw QicsTime consultant.
Importeer artikelen en prijzen vanuit prijslijst:
Deze optie kunt u aanvinken als u een prijslijst heeft aangemaakt in Exact Globe voor de artikelen waar u gebruik van maakt in QicsTime. Voor het aanmaken van een prijslijst in Exact Globe moet de module E-Prijsbeheer in uw Exact licentie opgenomen zijn.
| Een prijslijst kan handig zijn als u te importeren artikelen wilt beperken tot alleen QicsTime-artikelen. |
Importeer Verschotten:
Met deze optie kunt u een koppeling tussen QicsTime en inkoopboekingen per project in Exact Globe realiseren. Koppel bij ‘Administratie’ de Exact Globe administratie van waaruit de inkoopboekingen geïmporteerd moeten worden. Koppel bij ‘Artikel’ een standaardartikel dat gekozen zal worden wanneer het artikel dat u in de inkoopboeking heeft gebruikt niet bekend is in QicsTime. Is het artikel dat u heeft gebruikt in uw inkoopboeking wel bekend in QicsTime, dan zal het verschot gewoon op dit artikel doorbelast worden. Voor meer informatie over het importeren van verschotboekingen, zie ook Het importeren van inkoopboekingen uit Exact
Afwijkende import query:
Hier kunt u door uw QicsTime consultant een afwijkende import query laten maken. Wanneer u andere voorwaarden op wilt geven waaraan een boeking moet voldoen om in QicsTime geïmporteerd te worden kunt u hiervan gebruik maken. Denk bijvoorbeeld aan het importeren van alleen die boekingen die op een bepaalde grootboekrekening geboekt zijn.
Windows domein:
Vul hier de domeinnaam in van het netwerk waar de gebruikers via Windows op inloggen. Deze instelling wordt gebruikt voor het werken met Integrated Security. Voor meer informatie hierover, zie ook De Algemene Instellingen aanmaken in QicsTime
1 FTE =
De standaardwerkweek binnen uw organisatie.
| U kunt in Exact Globe alleen afwijkende FTE’s aanmaken wanneer u de module E-HRM in uw Exact licentie heeft. |
Standaard ImportStatus:
Deze instelling wordt gekopieerd naar het importscherm van deze divisie. Alle nieuw te importeren klanten, projecten, artikelen en medewerkers krijgen dan bij import standaard de status ‘actief’.
| Per Import kunt u deze waarden aanpassen. |
Alleen veranderingen na:
Hier kunt u een datum ingeven vanaf welk moment u veranderingen in de Exact Globe database in QicsTime wilt importeren.
Het Tabblad ‘Exporteren’:
Administratie:
Naar Administratie:
Hier kunt u aangeven naar welke administratie de facturen geëxporteerd moeten worden.
Facturen
Via:
Wanneer u werkt met QicsTime in combinatie met Exact Globe of Grote Beer voor Windows, dan kiest u hier voor de methode ‘Globe’.
Wanneer u geen SDK connectie met een Exact Globe of Grote Beer voor Windows kan maken, dan kunt u hier kiezen voor de methode QicsTime.
xslt Bestand:
Hier kunt een xslt bestand koppelen. Dit bestand kan op maat voor u gemaakt worden en zorgt er voor dat de XML de door u gewenste informatie bevat.
Voor meer informatie over factureren via QicsTime of Globe en het xslt bestand, vraag uw QicsTime consultant.
Methode:
Wanneer u werkt met QicsTime in combinatie met Exact Globe voor Windows of Grote Beer voor Windows, dan kiest u hier voor de methode Exact SDK.
Niveau:
Wanneer u werkt met QicsTime in combinatie met Exact Globe of Grote Beer voor Windows, dan kiest u hier voor niveau Factuur.
Factuurcode:
In Exact Globe kunt u bij het verwerken van de facturen filteren op factuurcode. U kunt factuurcodes aanmaken in Exact Globe via het menupad Systeem > Logistiek > Factuurcodes.
U kunt dus, indien gewenst, een aparte factuurcode aanmaken voor facturen vanuit QicsTime. U kunt hier ook een bestaande factuurcode uit Exact Globe ingeven.
Factuurcode credit:
In Exact Globe kunt u bij het verwerken van de facturen filteren op factuurcode. U kunt factuurcodes aanmaken in Exact Globe via het menupad Systeem > Logistiek > Factuurcodes.
U kunt dus, indien gewenst, een aparte factuurcode aanmaken voor creditnota’s vanuit QicsTime. U kunt hier ook een bestaande factuurcode uit Exact Globe ingeven.
Selectiecode:
In Exact Globe kunt u bij het opvragen van de factuurhistorie filteren op selectiecode. U kunt selectiecodes aanmaken in Exact Globe via het menupad Systeem > Logistiek > Selectiecodes.
U kunt dus, indien gewenst, een aparte selectiecode aanmaken voor facturen vanuit QicsTime. U kunt hier ook een bestaande selectiecode uit Exact Globe ingeven.
Start factuurnr:
Deze instelling is alleen van toepassing wanneer u factureert vanuit QicsTime zelf en niet in Exact Globe.
Negeer factuurdebiteur bij conflict:
De optie is van toepassing wanneer u gebruikmaakt van het verzamelen van meerdere projecten van één klant op één factuur. Stel, u heeft op één van de projecten aangegeven dat de factuur niet naar de klant, maar naar de factuurdebiteur moet. En op het andere project heeft u aangegeven dat de factuur wel naar de klant moet en niet naar de factuurdebiteur. Wanneer u deze projecten verzamelt op één factuur, zal de factuur altijd naar de klant gaan als het vinkje ‘Negeer factuurdebiteur bij conflict’ aan staat.
Gebruik US Sales Tax:
Deze optie is alleen van toepassing wanneer u een Amerikaanse divisie heeft. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met uw QicsTime consultant.
Wegschrijven regel ID in korte omschrijving:
Deze optie is alleen van toepassing wanneer u niet over alle benodigde modules van Exact Globe beschikt. U kunt er dan bijvoorbeeld voor kiezen om projecten in QicsTime zelf aan te maken in plaats van in Exact Globe. Door deze optie aan te vinken, geeft QicsTime een ID mee op factuurregelniveau, zodat het na export van de factuurregels mogelijk is om gegevens uit QicsTime en Exact Globe op de factuur te laten zien. (Extra uitleg over deze instelling kunt u opvragen bij uw QicsTime consultant.)
Verwerk factuur:
Door deze optie aan te vinken, zorgt u ervoor dat facturen die u vanuit QicsTime naar Exact Globe exporteert direct verwerkt worden. U kunt er ook voor kiezen om dit handmatig te doen. U moet dan na het exporteren van de facturen vanuit QicsTime de facturen in Exact Globe handmatig verwerken. Daarna kunt u de facturen printen vanuit QicsTime. Door de optie aan te vinken, hoeft u niet meer te schakelen tussen de twee applicaties.
Gebruik Exact valutacode en koers:
Wanneer u met meerdere valuta’s factureert vanuit uw Exact Globe administratie, dan kunt u bij het aanmaken van de factuurregels gebruik maken van de valutacode’s en koersen zoals deze in Exact Globe zijn aangemaakt. Voor meer informatie over het werken met valuta’s en koersen zie ook Gebruik Exact Valutacodes en Koers
Factuurregels:
Deze optie is van toepassing wanneer u niet over alle modules van Exact Globe beschikt, zoals beschreven in de introductie van deze handleiding. Wanneer u wel beschikt over deze modules moeten alle opties aangevinkt staan.
Gebruik Projecten:
Wanneer u deze optie aanvinkt, worden projecten in de factuurregels meegenomen.
Gebruik Medewerkers:
Wanneer u deze optie aanvinkt, worden medewerkers in de factuurregels meegenomen.
Gebruik Artikelen:
Bij artikelen kunt u ervoor kiezen om in Exact Globe één specifiek artikel aan te maken voor QicsTime. Dit artikel kunt u vervolgens hier koppelen. Voor meer informatie over het gebruik van Artikelen in QicsTime zie ook Handmatig importeren van de stamgegevens uit Exact Globe of Synergy in QicsTime
Project kopiëren:
Aanmaken order in Globe:
Normaal gesproken wordt een project aangemaakt in Globe en / of Synergy en wordt dit project geïmporteerd in QicsTime. Met de kopiëren functie gaat dit andersom. Het is mogelijk om een project in QicsTime te kopiëren zodat deze automatisch wordt aangemaakt in Exact Globe of Synergy. Met deze optie kunt u er voor kiezen om naast een project ook meteen de order aan te laten maken.
Kostenplaats Nacalculatie:
Wanneer u facturen vanuit QicsTime naar Exact Globe exporteert, wordt er een boeking aangemaakt in het verkoopboek. Hier kunt u aangeven welke kostenplaats er aangehouden wordt bij nacalculatiefacturen, namelijk per medewerker of per project.
Kostenplaats Vast:
Wanneer u facturen vanuit QicsTime naar Exact Globe exporteert, wordt er een boeking aangemaakt in het verkoopboek. Hier kunt u aangeven welke kostenplaats er aangehouden wordt bij termijnfacturen, namelijk per medewerker of per project.
Kostendrager Nacalculatie:
Wanneer u facturen vanuit QicsTime naar Exact Globe exporteert, wordt er een boeking aangemaakt in het verkoopboek. Hier kunt u aangeven welke kostendrager er aangehouden wordt bij nacalculatiefacturen, namelijk per medewerker of per project.
Kostendrager Vast:
Wanneer u facturen vanuit QicsTime naar Exact Globe exporteert, wordt er een boeking aangemaakt in het verkoopboek. Hier kunt u aangeven welke kostendrager er aangehouden wordt bij termijnfacturen, namelijk per medewerker of per project.
Factuurvoorstellen:
Aanmaken request voor factuurvoorstel:
Wanneer u deze optie aanvinkt, heeft u de mogelijkheid om een verzoek in de werkstroom van een projectmanager aan te maken met als bijlage een factuurvoorstel.
Documenttype:
Hier koppelt u het nummer van het documenttype uit Synergy dat u hiervoor wilt gebruiken.
Request type:
Hier koppelt u het nummer van het Synergy verzoek dat u hiervoor wilt gebruiken.
Verwerk bij status:
Hier geeft u aan wanneer de status moet veranderen in QicsTime.
Facturen Printen:
Aanmaken document
Met deze optie kunt u documenten onder de klant aanmaken met als bijlage de factuur uit QicsTime.
Documenttype
Hier geeft u het nummer van het documenttype in Synergy aan dat u hiervoor wilt gebruiken.
Het Tabblad ‘Grootboekmutaties’:
Het is afhankelijk van uw QicsTime licentie of deze instellingen van toepassing zijn. QicsTime kent 3 aanvullende modules.
- Kosten
- Omzet
- Intercompany
Grootboekmutaties:
Dagboek kosten
Koppel hier het nummer van het Exact Globe dagboek waarnaar u de kostenboekingen wilt exporteren.
Dagboek omzet
Koppel hier het nummer van het Exact Globe dagboek waarnaar u de omzetboekingen wilt exporteren.
Kostenplaats kosten
De kostenplaats voor de kostenboekingen is standaard die van de medewerker.
Kostenplaats omzet
Koppel hier de gewenste kostenplaats die meegegeven moet worden aan de omzetboeking.
Kostenplaats afboeking
Koppel hier de gewenste kostenplaats die meegegeven moet worden aan een afboeking.
Kostenplaats bijboeking
Koppel hier de gewenste kostenplaats die meegegeven moet worden aan een bijboeking.
Kostenplaats project vrijval
Koppel hier de gewenste kostenplaats die meegegeven moet worden bij de vrijval boeking van een project.
Kostprijs uit inkooporder inhuur/intercompany
Met deze optie kiest u ervoor om voor de kostenboeking gebruik te maken van de inkooporder uit Globe en niet van de kostprijs van de medewerker in QicsTime.
Direct verwerken kosten / omzet boekingen
Met deze optie kiest u er voor om kosten- en omzetboeking direct te verwerken in Exact Globe.
Kostendrager kosten
Koppel hier de gewenste kostendrager die meegegeven moet worden aan een kostenboeking.
Kostendrager omzet
Koppel hier de gewenste kostendrager die meegegeven moet worden aan een omzetboeking.
Kostendrager afboeking
Koppel hier de gewenste kostendrager die meegegeven moet worden aan een afboeking.
Kostendrager bijboeking
Koppel hier de gewenste kostendrager die meegegeven moet worden aan een bijboeking.
Kostendrager project vrijval
Koppel hier de gewenste kostendrager die meegegeven moet worden aan een vrijval boeking van een project.
Opmerkingen