Algemeen

De koppeling met Exact Globe maakt het mogelijk om gegevens te synchroniseren tussen QicsMilestones en Exact Globe. De koppeling werkt twee kanten op en dit wordt in onderstaande schema weergegeven.

schema QM-Globe.png

klantgegevens worden vanuit Exact Globe doorgezet naar QicsMilestones
verkoopboekingen en facturen (PDF) worden verzonden naar Exact Globe

Hoe werkt de koppeling?

Wanneer de koppeling actief is, worden de verschillende gegevens vanuit Exact Globe doorgezet naar QicsMilestones en andersom.

Nieuwe klanten worden gesynchroniseerd (➡️ QicsMilestones)
Wijzigingen van klanten worden gesynchroniseerd (➡️QicsMilestones)
Verwerkte facturen worden doorgezet als verkoopboeking (➡️Exact Globe)

Schema en 'trigger'

De koppeling draait dagelijks van 07.00 uur tot 20.00, iedere 15 minuten. Voor wat betreft het ophalen van projecten en medewerkers is dit standaard 240 min. Dit om het aantal calls te beperken en om de reden dat deze minder vaak wijzigen. Een wijziging op één van de koppel-velden zal ervoor zorgen dat de koppeling wordt 'getriggerd'.

Aandachtspunten

Het is goed om te weten dat wanneer de koppeling actief is, gegevens zullen worden overschreven door wijzigingen maar dat verwijderingen niet worden doorgezet. Dus een wijziging op een relatie in Exact Globe zorgt ervoor dat deze wordt doorgezet naar QicsMilestones, waarbij de waarden van de koppelvelden (zie onderstaande overzicht) zullen worden overgenomen.

Welke gegevens worden er doorgezet?

Het is mogelijk om naast relaties ook medewerkers, artikelen, projecten, kostenplaatsen BTW-codes, en valutacodes te importeren. In onderstaande overzicht worden per onderdeel de verschillende velden weergeven met de bron. De verkoopboeking en de PDF van de factuur worden uiteindelijk geëxporteerd.

Gegevens van Exact Globe naar QicsMilestones

	QicsMilestones		Exact Globe
CostCenter	Code	CostCenter	Code
CostCenter	Name	CostCenter	Description
CostCenter	CompanyId	CostCenter	CompanyCode
Currency	Code	Currency	CurrencyCode
Currency	Name	Currency	Description
Currency	Symbol	Currency	CurrencyCharacter
Customer	ContactPersonName	Account	ContactFullName
Customer	InvoiceAddressContactPerson	Account	ContactFullName
Customer	VisitAddressContactPerson	Account	ContactFullName
Customer	CustomerCode	Account	DebtorCode
Customer	InvoiceAddressAddress1	Account	InvoiceAddress
Customer	InvoiceAddressAddress2	Account	InvoiceAddress2
Customer	InvoiceAddressAddress3	Account	InvoiceAddress3
Customer	InvoiceAddressCity	Account	InvoiceCity
Customer	InvoiceAddressCounty	Account	InvoiceCounty
Customer	InvoiceAddressEmailAddress	Account	EmailAddress
Customer	InvoiceAddressZipCode	Account	InvoiceAddressPostCode
Customer	IsActive	Account	CustomerStatus
Customer	CompanyId	Account	CompanyCode
Customer	ManagerResourceCompanyId	Account	AccountManagerID
Customer	Name	Account	AccountName
Customer	VisitAddressAddress1	Account	PostalAddressLine1
Customer	VisitAddressAddress2	Account	PostalAddressLine2
Customer	VisitAddressAddress3	Account	PostalAddressLine3
Customer	VisitAddressCity	Account	PostalCity
Customer	VisitAddressCounty	Account	PostalCounty
Customer	VisitAddressEmailAddress	Account	EmailAddress
Customer	VisitAddressZipCode	Account	PostalPostCode
Customer	VatNumber	Account	VATNumber
Customer	InvoiceCustomerCompanyId	Account	InvoiceDebtor
Customer	VatCodeId	Account	VatCode
Employee	EmailAddress	Resource	EmailWork
Employee	FirstName	Resource	FirstName
Employee	IsActive	Resource	Status
Employee	LastName	Resource	LastName
Employee	CompanyId	Resource	CompanyCode
Employee	MiddleName	Resource	MiddleName
Employee	Name	Resource	FullName
Employee	ResourceNumber	Resource	ID
Employee	Initials	Resource	Initials
Employee	Salutation	Resource	TitleDescription
Employee	EnlistmentDate	Resource	EmploymentStartDate
Employee	LeaveDate	Resource	EmploymentEndDate
Employee	CostCenterId	Resource	CostCenter
Employee	ManagerResourceCompanyId	Resource	ManagerID
Item	IsActive	Item	Blocked
Item	ItemCode	Item	ItemCode
Item	ItemType	Item	Type
Item	CompanyId	Item	CompanyCode
Item	Name	Item	CountrySpecificDescription
Item	AllowTimeEntry	Item
Item	GLAccountRevenue	Item	GLAccountRevenue
Item	VatCodeId	Item	SalesVATCode
Project	CompanyId	Project	CompanyCode
Project	CustomerCompanyId	Project	CustomerCode
Project	IsActive	Project	Status
Project	Name	Project	Description
Project	ProjectCode	Project	ProjectNumber
Project	ResourceCompanyId	Project	ProjectManager
Project	CostCenterId	Project	ProjectCostCenter
Project	IsPaymentFixedFee	Project	Type
Project	IsPaymentByHours	Project	Type
Project	IsPaymentByOtherExpenses	Project	Type
Project	AllowPlanning	Project
Project	AllowTimeExpenseEntry	Project
Project	StartDate	Project	StartDate
Project	EndDate	Project	EndDate
VatCode	Code	VAT	VATCode
VatCode	Name	VAT	Description
VatCode	Percentage	VAT	Percentage

Gegevens van QicsMilestones naar Exact Globe

De verkoopboeking en PDF van de factuur worden doorgezet naar Exact Globe.

Wat is er nodig voor de koppeling?

Wanneer de koppeling in gebruik genomen wordt, dan zijn er normaal gesproken gegevens nodig om de koppeling technisch te leggen en goed in te richten. In tegenstelling tot de andere koppelingen zal er bij deze koppeling een deel geinstalleerd worden op de omgeving waar Globe geïnstalleerd staat. In dit artikel staan de systeemeisen hiervoor beschreven. Daarbij zijn er een aantal randvoorwaarden.

Randvoorwaarden

Voor de koppeling met Exact Globe moet een service worden geïnstalleerd op een server waar een werkende (up to date) Exact Globe werkstation installatie op draait. De service die we installeren maakt gebruik van de werkstation installatie om connectie te maken met Exact Globe en gegevens op te halen/weg te schrijven. Meestal is dit de server waar ook de netwerkversie van Exact Globe op is geïnstalleerd. De service mag ook op een werkstation worden geïnstalleerd maar het nadeel is dat deze meestal 's avonds uitgezet wordt;
De server moet toegankelijk zijn van buitenaf, zodat we connectie kunnen maken met de service;
Er hoeven geen poorten of adressen in de firewall aangepast te worden. De lokale service maakt een connectie met de Azure Service Bus via https (poort 443) en alle communicatie loopt via deze Service Bus. De initiatie van de connectie loopt dus vanuit de klant gezien van binnen naar buiten;
De Exact Globe gebruiker moet verkoopboekingen aan kunnen maken, importeren en toegang hebben tot de stamgegevens die we op moeten halen (vaak wordt hier een separate Exact Globe gebruiker voor aangemaakt). Deze gebruiker wordt in de OnPremise configuratie opgenomen;
Per administratie moet een connector worden ingericht

Benodigde gegevens

Het gaat om de volgende gegevens:

Het nummer van het verkoopdagboek
De debiteuren grootboekrekening

Aandachtspunten

De klanten welke nu in QicsMilestones staan, moeten uiteraard ook (met gelijke klantnummers) bestaan in Exact Globe. De btw-codes welke nu gebruikt worden in QicsMilestones moeten gelijk zijn (of gemaakt worden) aan de btw-codes uit Exact Online.