Algemeen

De koppeling met Exact Online maakt het mogelijk om gegevens te synchroniseren tussen QicsMilestones en Exact Online. De koppeling werkt twee kanten op en dit wordt in onderstaande schema weergegeven.

schema - Exact Online.png

klantgegevens worden vanuit Exact Online doorgezet naar QicsMilestones
verkoopboekingen en facturen (PDF) worden verzonden naar Exact Online

Hoe werkt de koppeling?

Wanneer de koppeling actief is, worden de verschillende gegevens vanuit Exact Online doorgezet naar QicsMilestones en andersom.

Nieuwe klanten worden gesynchroniseerd (➡️ QicsMilestones)
Wijzigingen van klanten worden gesynchroniseerd (➡️QicsMilestones)
Verwerkte facturen worden doorgezet als verkoopboeking en PDF (➡️Exact Online)

Schema en 'trigger'

De koppeling draait dagelijks van 07.00 uur tot 20.00, iedere 15 minuten. Voor wat betreft het ophalen van projecten en medewerkers is dit standaard 240 min. Dit om het aantal calls te beperken en om de reden dat deze minder vaak wijzigen. Een wijziging op één van de koppel-velden zal ervoor zorgen dat de koppeling wordt 'getriggerd'.

Aandachtspunten

Het is goed om te weten dat wanneer de koppeling actief is, gegevens zullen worden overschreven door wijzigingen maar dat verwijderingen niet worden doorgezet. Dus een wijziging op een relatie in Exact Online zorgt ervoor dat deze wordt doorgezet naar QicsMilestones, waarbij de waarden van de koppelvelden (zie onderstaande overzicht) zullen worden overgenomen.

Welke gegevens worden er doorgezet?

Het is mogelijk om naast relaties ook kostenplaatsen, medewerkers, artikelen, projecten, btw-codes en betalingscondities te importeren. In onderstaande overzichten worden de onderdelen en velden weergegeven welke via de koppeling worden doorgezet. De verkoopboeking en PDF van de factuur worden uiteindelijk geëxporteerd.

Gegevens van Exact Online naar QicsMilestones

Zowel in Exact Online als in QicsMilestones kunnen op meerdere plekken e-mailadressen worden vastgelegd. In dit artikel wordt de koppeling van de e-mail adressen verder beschreven.

Gegevens van QicsMilestones naar Exact Online

De verkoopboeking en de PDF van de factuur worden doorgezet naar Exact Online. In dit artikel wordt beschreven waar je deze kunt terugvinden.

Wat is er nodig voor de koppeling?

Wanneer de koppeling in gebruik genomen wordt, dan hebben wij gegevens nodig om de koppeling technisch te leggen en goed in te richten.

Benodigde gegevens

Nummer en naam van de administratie in Exact Online
De oauth gebruiker waarmee gekoppeld wordt
Bij het koppelen wordt met een eigen account (met voldoende rechten) ingelogd in Exact Online en deze gegevens zijn voor Qics niet inzichtelijk of te achterhalen.
Het nummer van het verkoopdagboek
De debiteuren grootboekrekening
Moeten de facturen ook als PDF overgezet worden naar Exact Online?
Moeten de reeds gemaakte facturen als PDF overgezet worden naar Exact Online?
Moeten de reeds gemaakte facturen als financiële boeking doorgezet worden naar Exact Online?

Aandachtspunten

De klanten welke nu in QicsMilestones staan, moeten uiteraard ook (met gelijke klantnummers) bestaan in Exact Online. De btw-codes welke nu gebruikt worden in QicsMilestones moeten gelijk gemaakt worden aan de btw-codes uit Exact Online. Dit betekent dat er een btw-code is met nummer 1 en 21% BTW, dan dient deze 'hernoemd' te worden naar de btw-code zoals deze staat in Exact Online bij excl 21% BTW.