Wekelijks controleer je de uren en onkosten. Ondanks deze controle komt het toch nog wel eens voor dat tijdens het factureren, regels naar voren komen die bij een andere klant en/of project thuishoren. Hoe kan je dit herstellen?
Optie 1: De factuurregel terugdraaien.
Optie 2: Wijzig project (Alleen voor project van dezelfde klant)
a. zowel de factuurregels als de productieregels
Optie 3: Overboeken van de factuurregels naar een ander voorstel.
1. De factuurregel terugdraaien
- Draai de factuurregel of het hele factuurvoorstel terug.
- Haal de goedkeuring van de regels af.
- Corrigeer de regels (of laat de regels corrigeren door de urenschrijver).
- Genereer een nieuw factuurvoorstel.
Voordelen:
- De oorspronkelijke productie is aangepast naar de juiste klant/project combinatie.
- De budgetbewaking blijft betrouwbaar.
Nadeel:
- Meerdere handelingen nodig om tot het gewenste resultaat te komen.
2. Wijzig project
a. zowel de factuurregels als de productieregels
- Selecteer de regel(s).
- Klik op je rechtermuisknop > [wijzig project]
- Kies voor de optie [Zowel de factuurregels als de productieregels]
Voordelen:
- De oorspronkelijke productie is aangepast naar het juiste project.
- De budgetbewaking blijft betrouwbaar.
- Er zijn minder stappen nodig dan bij het terugdraaien van de regels en daarna aanpassen van de productie.
Nadeel:
- Deze optie is alleen te gebruiken als het een project van dezelfde klant betreft.
b. Alleen de factuurregels
Voordeel:
- Je krijgt snel het gewenste resultaat.
Nadelen:
- Deze optie is alleen te gebruiken als het een project van dezelfde klant betreft.
- Deze aanpassing leidt tot een afboeking op het oorpronkelijk project en een bijboeking op het nieuwe project.
- De productie is niet aangepast, een vergelijking van budget v.s. realisatie geeft geen realistisch beeld meer.
3. Overboeken van de factuurregels naar een ander voorstel
- Selecteer de regel(s).
- Klik op je rechtermuisknop > [overboeken]
Voordeel:
- Je krijgt snel het gewenste resultaat.
Nadelen:
- Deze aanpassing leidt tot een afboeking op het oorpronkelijk project en een bijboeking op het nieuwe project.
- De productie is niet aangepast, een vergelijking van budget v.s. realisatie geeft geen realistisch beeld meer.
- Het 'nieuwe factuurvoorstel' kan niet meer teruggedraaid worden zodra de oorspronkelijke factuur is verwerkt.
NB: Kies je voor opie 2, verzeker jezelf er dan van, dat de regels die worden 'overgeboekt' ook worden 'gefactureerd' vanuit het 'nieuwe factuurvoorstel'. Is het 'oorspronkelijke factuurvoorstel' verwerkt, dan kunnen namelijk de overgeboekte regels niet meer worden terugdraaid, maar alleen worden afgeboekt. Ben je er niet zeker van dat factuurregels worden 'gefactureerd', kies dan voor optie 1 en zorg ervoor dat deze in de productie worden aangepast. |
Opmerkingen