Hoe werkt de koppeling met Hix? – Fortes Group Service Center

De koppeling met Hix stuurt je relaties, hun contactpersonen en je medewerkers vanuit Fortes CRM naar Hix. Zo leg je klantgegevens één keer vast. Fortes CRM is daarbij leidend: wat in Fortes CRM staat, komt in Hix te staan, ook als een veld in Fortes CRM leeg is. Zet de koppeling daarom pas aan als je gegevens in Fortes CRM op orde zijn.

Wat de koppeling doet

Hix is het communicatiekanaal tussen je kantoor en je klant. Daarvoor moet Hix weten wie je klanten zijn en met wie je bij die klanten communiceert. De koppeling zorgt dat die gegevens uit Fortes CRM komen, zodat je ze niet in twee pakketten bijhoudt.

Richting: van Fortes CRM naar Hix. Wat je in Hix wijzigt, gaat niet terug naar Fortes CRM.
Wat er meegaat: alleen relaties die nieuw zijn of gewijzigd zijn sinds de koppeling aanstaat. Wijzig je een gekoppeld contact of een medewerker, bijvoorbeeld een telefoonnummer, dan gaan ook de relaties mee waaraan die persoon gekoppeld is. Welke relaties meegaan, bepaal je met de databronfilters.
Bestaande klanten in Hix: de koppeling herkent een klant die al in Hix staat aan het KvK-nummer, RSIN, loonheffingennummer, btw-nummer of BSN.
Inactieve relaties: zet je een relatie in Fortes CRM op inactief, dan wordt de klant in Hix gearchiveerd. Wordt hij weer actief, dan wordt hij hersteld.

⚠ Let op

Fortes CRM is leidend. Is een gegeven in Fortes CRM leeg en in Hix wel gevuld, dan wordt het in Hix leeggemaakt zodra de relatie wordt gesynchroniseerd. Staan bijvoorbeeld de btw-gegevens wel in Hix en nog niet in Fortes CRM, dan zijn ze na de synchronisatie uit Hix verdwenen.

Welke gegevens over gaan

Fortes CRM	Hix	Toelichting
Naam	Naam	Bij een particulier: voorletters, tussenvoegsel en achternaam.
Bezoekadres	Adres	Straat, huisnummer, postcode en plaats.
Relatiecode	Intern cliëntnummer	Voorloopnullen vallen weg.
KvK-nummer	KvK-nummer
RSIN-nummer	Fiscaal nummer
LH-nummer	Loonheffingennummer
Btw-nummer	Btw-nummer
BSN	BSN
Contactpersonen	Externe gebruikers	In de groep voor externen. Alleen met een e-mailadres.
Medewerkers	Interne gebruikers	In hun teamgroep, anders in de groep Intern. Alleen met een e-mailadres.

Voordat je de koppeling aanzet

In Fortes CRM

Een relatiecode, KvK-nummer of BSN. Zonder ten minste een van deze drie gaat een relatie niet naar Hix. Je kunt met een bedrijfsregel, bijvoorbeeld met de naam Hix, de velden verplicht maken die Hix nodig heeft.
Alle gegevens die al in Hix staan. Omdat Fortes CRM leidend is, vul je eerst in Fortes CRM aan wat in Hix al bekend is, zoals btw-nummer en loonheffingennummer.
Contactpersonen en medewerkers gekoppeld aan de relatie. Alleen wat aan de relatie is gekoppeld, gaat mee naar Hix.
Een contactpersoon bij elke particulier. In Hix communiceer je met een persoon, en voor autoriseren is altijd een contactpersoon nodig. Maak voor een particulier daarom ook een contact aan en koppel dat als contactpersoon aan zijn eigen relatie.
Een eigen e-mailadres per contactpersoon. Hix herkent personen aan hun e-mailadres. Zonder e-mailadres wordt een contactpersoon overgeslagen. Delen twee contactpersonen hetzelfde adres, wat bij oudere klanten vaak voorkomt, dan maakt Hix er maar één aan.

In Hix

Een groep voor externen, waarin de contactpersonen komen. Standaard heet die Extern.
Een groep Intern, voor medewerkers van je kantoor die niet in een teamgroep vallen. Deze naam ligt vast.
Een API-sleutel. Die maak je zelf aan als beheerder van Hix: in het beheerdersportaal onder Instellingen > Toegang > API.

De instellingen

Je richt de koppeling zelf in op de pagina Koppelingen, bij Hix. Je hebt daar geen consultant voor nodig.

Het instellingenscherm van de Hix-koppeling met de API basis URL, de API sleutel, het standaard relatietype contactpersoon, de standaard contactpersoongroep en de knop Alle organisaties opnieuw synchroniseren

Verbinding

Vul bij API basis URL het adres https://api.hix.nl in; dat is voor elk kantoor hetzelfde. Vul bij API sleutel de sleutel in die je als beheerder in het beheerdersportaal van Hix hebt aangemaakt. Met Verbinding testen controleer je of Fortes CRM Hix kan bereiken.

Standaard relatietype contactpersoon

Aan een relatie zijn vaak meer personen gekoppeld dan alleen de contactpersonen: ook eigenaren, bestuurders of doorverwijzers. Kies je hier geen relatietype, dan gaan al die personen als contactpersoon naar Hix. Kies je een relatietype, dan gaan alleen de personen met dat relatietype mee. In de lijst staan alle relatietypen tussen een relatie en een contact, ook de typen die je kantoor zelf heeft aangemaakt. Meestal kies je het relatietype voor contactpersonen.

Standaard contactpersoongroep

De groep in Hix waarin de contactpersonen komen. Standaard staat hier EXTERN. Pas dit alleen aan als je kantoor in Hix een andere groep gebruikt.

Databron Filters

Met de filters Klant Status, Accounttype, Rechtsvorm (bedrijf of particulier), Bedrijven en Producten bepaal je welke relaties naar Hix gaan. Vink aan wat mee moet; laat een filter leeg om alles te verwerken. Wil je eerst testen, maak dan een product aan, bijvoorbeeld Testmigratie, koppel het aan één relatie en zet het filter op dat product. Dan gaat alleen die relatie naar Hix.

Alle organisaties opnieuw synchroniseren

Relaties die je hebt ingevoerd voordat de koppeling aanstond, ziet de koppeling niet als nieuw of gewijzigd. Met Alle organisaties opnieuw synchroniseren zet je in één keer alle relaties klaar voor synchronisatie. De knop staat in het venster van Hix, maar werkt voor al je koppelingen tegelijk: ook Exact Online, Fiscaal Gemak of Twinfield krijgen dan alle relaties opnieuw, als die koppelingen aanstaan. Gebruik deze knop één keer, aan het eind van de inrichting.

⚠ Let op

Druk pas op Alle organisaties opnieuw synchroniseren als alle gegevens in Fortes CRM kloppen. Alle relaties gaan dan in één keer naar Hix én naar je andere actieve koppelingen, en lege velden in Fortes CRM maken gevulde velden in Hix leeg. Staat er nog een andere koppeling aan die je niet opnieuw wilt synchroniseren, overleg dan eerst met je consultant.

Waar het vaak misgaat

Gegevens zijn uit Hix verdwenen. Ze stonden in Hix, maar niet in Fortes CRM. Vul ze in Fortes CRM aan; bij de volgende synchronisatie staan ze weer in Hix.
Een medewerker kan niet worden gesynchroniseerd. De groep Intern bestaat niet in Hix, bijvoorbeeld omdat je kantoor een andere naam gebruikt. Maak de groep Intern aan in Hix.
Een contactpersoon ontbreekt in Hix. Hij heeft geen e-mailadres, of deelt zijn e-mailadres met een andere contactpersoon.
In Hix staan veel meer contactpersonen dan verwacht. Er is geen standaard relatietype contactpersoon gekozen, dus ook eigenaren, bestuurders en doorverwijzers gaan mee.
Een relatie komt niet in Hix. Hij heeft geen relatiecode, KvK-nummer of BSN, valt buiten de databronfilters, of is niet gewijzigd sinds de koppeling aanstaat.