------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Gebruikers en medewerkers
In QicsMilestones maken we onderscheid tussen gebruikers en medewerkers. Een gebruiker is iemand die toegang heeft tot QicsMilestones. Medewerkers zijn personen die tijd schrijven of waarvoor tijd geschreven of waarvoor door te belasten kosten worden vastgelegd.
Er zijn drie mogelijkheden:
1. Een medewerker is gekoppeld aan een gebruiker.
Alleen als een medewerker gekoppeld is aan een gebruiker, kunnen er voor deze medewerker uren worden ingevoerd en/of worden geaccordeerd. Het maakt dan niet uit of de medewerker dat zelf doet of dat iemand anders dat voor hem/haar doet. Zowel voor 'eigen' medewerkers als voor externen moet er dus een gebruiker aan de medewerker worden gekoppeld. Indien u niet wilt dat een externe medewerker zelf inlogt in QicsMilestones, moet u de inlognaam en/of het wachtwoord van de gekoppelde gebruiker niet bekend maken aan de externe medewerker. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, ontkoppelt u de gebruiker van de medewerker en verwijdert u de gebruiker. Hierdoor heeft u weer ruimte om een nieuwe gebruiker aan te maken.
2. Een medewerker is niet gekoppeld aan een gebruiker.
Wanneer er geen gebruiker wordt gekoppeld aan een medewerker, kunt u wel onkosten(verschotten) boeken en goedkeuren voor deze medewerker, maar geen uren. Omdat er geen gebruiker gekoppeld is aan de medewerker, tellen dergelijke medewerkers niet mee voor de licentie. In de praktijk worden medewerkers zonder gekoppelde gebruiker gebruikt als 'Dummy medewerker' voor het doorbelasten van onkosten of vaste bedragen (bijvoorbeeld het aantal salarisstroken)
3. Een gebruiker is niet gekoppeld aan een medewerker.
Het is ook mogelijk om een gebruiker aan te maken zonder deze aan een medewerker te koppelen. Dat doet u voor iedereen die wel toegang tot QicsMilestones moet hebben. maar waarvoor geen uren en/of onkosten worden vastgelegd. Aangezien deze gebruiker wel onderdeel is van uw abonnement wordt deze gebruiker ook in rekening gebracht.
Het actuele aantal gebruikers bekijken
U kunt als volgt het aantal gebruikers te bekijken in QicsMilestones:
1. Ga naar 'gebruikers'.
2. Rechts bovenaan in het scherm ziet u het aantal gebruikers.
In onderstaand screenshot ziet u dat er 31 gebruikers zijn.
Op uw laatste factuur kunt u zien hoeveel gebruikers er maandelijks in rekening worden gebracht.
Let op: Het basis abonnement is altijd inclusief 1 gebruiker, deze kunt u dus bij het aantal gebruikers op de factuur optellen. Indien op de factuur 24 gebruikers staan vermeld, mag u dus 25 gebruikers in QicsMilestones hebben staan.
Gebruikt u maar 20 van de 24 gebruikers, dan worden alsnog de 24 gebruikers in het abonnement maandelijks in rekening gebracht.
Het aantal gebruikers in uw abonnement bekijken
U kunt het aantal gebruikers van uw abonnement zien door op een gebruiker te dubbelklikken:
In dit voorbeeld zijn er net zoveel gebruikers actief als het abonnement toestaat.
Bestellen van nieuwe gebruikers
Wanneer het maximum aantal gebruikers is bereikt, is het niet meer mogelijk om een nieuwe gebruiker aan te maken zonder het aantal gebruikers in uw abonnement te verhogen. U kunt vanuit de applicatie nieuwe gebruikers bestellen. Indien u een nieuwe gebruiker wilt aanmaken terwijl u geen gebruikers meer in uw abonnement over heeft, tonen we een pop-up waarin u de mogelijkheid krijgt om nieuwe gebruikers bij te bestellen. U kunt aangeven hoeveel gebruikers u bij wenst te bestellen en uw bestelling bevestigen. U ontvangt een e-mail waarin de bijbestelling aan u wordt bevestigd. Het nieuwe aantal gebruikers is direct beschikbaar in QicsMilestones en zal op de volgende factuur in rekening worden gebracht.
Voor het afbestellingen van gebruikers, selecteer een willekeurige gebruiker, klik uw rechtermuisknop of pas de licentie aan via het licenties icoon 
bovenin het [gebruikers] scherm.
Heeft u nog vragen? Laat het ons weten via info@qics.nl
Opmerkingen