In QicsMilestones kun je projecten per stuk of in bulk via excel kopiëren. In dit artikel beschrijven we hoe je meerdere projecten in één keer kunt kopiëren.
Hoe je projecten per stuk kunt kopiëren lees je hier: Hoe kan ik een project kopiëren ?
Algemeen
In dit document beschrijven we hoe je makkelijk meerdere projecten kunt kopiëren. We maken hierbij onderscheid in het kopiëren van nacalculatie projecten en termijnprojecten.
Kopiëren van nacalculatie projecten
Veelal zijn er projecten aangemaakt per boekjaar.
In dit voorbeeld gaan we ervanuit dat meerdere klanten het project “Boekjaar 2022” hebben. We gaan nu voor al deze klanten een nieuw project (boekjaar 2023) toevoegen.
Bij het kopiëren van projecten worden de volgende gegevens gekopieerd:
- De gekoppelde facturatie-afspraken
- De gekoppelde budgetten
- De gekoppelde projectleden
- De gekoppelde artikelen
- De gekozen tariefbepaling
- De taken (planning, dit is optioneel)
Open het menu projecten:
Typ in het veld projectnaam de tekst “Boekjaar 2022” en geef een [TAB].
Klik vervolgens op [Toepassen]
De projecten met in de projectnaam ‘Boekjaar 2022’ worden getoond.
Selecteer alle projecten
En klik op het 
knopje.
Via het ronde icoontje 
boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden houden.
Als deze klaar is wordt daar de volgende tekst getoond:
Klik vervolgens op downloaden en sla het bestand op.
Open het Excel bestand.
De basisgegevens van de geëxporteerde projecten worden weergegeven.
Verplichte kolommen Excel voor aanmaken nieuw project
Voor het aanmaken van een nieuw project (boekjaar) zijn de volgende kolommen verplicht:
Source project -> Hier geef je het projectnummer in van het bronproject (in dit geval kun je de inhoud van de kolom “Code” verplaatsen naar de kolom “Source project”.
Name -> Hier geef je de nieuwe naam in van het project (dus in dit geval kun je “Boekjaar 2022” vervangen door “Boekjaar 2023”.
| TIP: Via de optie 'Zoeken en vervangen' (CTRL-H) kun je heel snel in de hele kolom de tekst '2022' vervangen door '2023'. |
Code -> Hier geef je de nieuwe projectcode in (wanneer deze leeggelaten wordt, zal het veld automatisch gevuld worden door het eerste volgende projectnummer). Veel klanten maken gebruik van een projectcodering bestaande uit relatienummer gevolgd door boekjaar (dus bijvoorbeeld: 987680.2018). De nieuwe code wordt dan: “987680.2019”.
|
Tip: Je kunt ook een formule gebruiken. Voorbeeld formule: =D3&".19" Cel D3 bevat de klantcode, met deze formule plakt je daar een '.19' achter. |
Startdate -> Dit is de startdatum voor het project. Deze datum wordt gekopieerd naar de startdatum van de onderliggende facturatie-afspraken.
Hieronder wordt het belang van de startdatum aan de hand van enkele voorbeelden uitgelegd.
| Voorbeeld 1 | Originele project | Startdatum importsheet | Gekopieerd project |
| Startdatum project | 01-01-2022 | 01-01-2023 | 01-01-2023 |
| Startdatum facturatie-afspraak termijnen | 01-01-2022 | 01-01-2023 | |
| Startdatum facturatie-afspraak uren | 01-01-2022 | 01-01-2023 |
Omdat de startdatum van het originele project gelijk is aan de startdatum van de afspraken, zullen de data na de import ook gelijk zijn aan elkaar.
| Voorbeeld 2 | Originele project | Startdatum importsheet | Gekopieerd project |
| Startdatum project | 01-01-2021 | 01-01-2023 | 01-01-2023 |
| Startdatum facturatieafspraak termijnen | 01-01-2022 | 01-01-2024 | |
| Startdatum facturatieafspraak uren | 01-01-2022 | 01-01-2024 |
Omdat er in het originele project een verschil zit tussen de startdatum van het project en de afspraken, zal dit verschil ook meegenomen worden in het gekopieerde project.
| Voorbeeld 3 | Originele project | Startdatum importsheet | Gekopieerd project |
| Startdatum project | 01-01-2023 | 01-01-2023 | |
| Startdatum facturatie-afspraak termijnen | 01-01-2022 | 01-01-2022 | |
| Startdatum facturatie-afspraak uren | 01-01-2022 | 01-01-2022 |
Wanneer de startdatum van het originele project niet gevuld is, zullen de startdata van de facturatie-afspraken niet aangepast worden bij het kopiëren van projecten.
Het is dus van belang dat de startdata van de originele projecten gevuld zijn.
De overige kolommen kunnen leeggemaakt worden of worden gevuld met gegevens die afwijken van het originele project (bijvoorbeeld wanneer het project een andere projectmanager moet krijgen, kun je hier de naam van de nieuwe manager invoeren).
Project uit Excel in QicsMilestones importeren
Sla de aanpassingen op en ga terug naar het projecten scherm.
Kies hier voor het 
icoontje.
Het volgende scherm wordt getoond
Klik op het 
icoontje en selecteer de (zojuist aangepaste) Excel sheet.
Zet de optie “Sla bestaande projecten over” op Ja (hiermee wordt voorkomen dat de bestaande projecten worden overschreven met de wijzigingen welke aangebracht zijn in het import sheet).
Zet je de optie "klanten terugzetten" op 'Ja', dan wordt de klant van de nieuw aan te maken facturatie-afspraak gelijk aan die van het nieuw aan te maken project. Kies je voor 'Nee', dan wordt de klant van het bronproject gebruikt.
Met "Inactieve facturatie-afspraken kopiëren" kun je er voor kiezen of de inactieve facturatie-afspraken ook gekopieerd worden.
Met de optie "Kopieer project taken" kun je ervoor kiezen om ook de planningen van het bronproject te kopiëren.
| NB: Kies je ervoor om de taken (planningen) te kopiëren, dan moet de startdatum van het project gevuld zijn. De planningen worden dan aangemaakt op dezelfde datum/wk in het volgende jaar. |
Klik op [OK]
Via het ronde icoontje 
boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.
Als deze klaar is, wordt daar de volgende tekst getoond.
Via het filter kunnen de nieuwe projecten gevonden worden en eventueel aangepast worden.
Kopiëren van termijnprojecten
Bij het kopiëren van termijnprojecten worden de volgende gegevens gekopieerd:
- De gekoppelde facturatie-afspraken
- De gekoppelde budgetten
- De gekoppelde projectleden
- De gekoppelde artikelen
- De gekozen tariefbepaling
- Het prolongatieschema
- De taken (planning, dit is optioneel)
| NB: De termijnen zelf worden niet gekopieerd. Dus na het kopiëren zullen de termijnen nog gegenereerd moeten worden. |
In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat meerdere klanten het project “Vaste werkzaamheden 2022” hebben. We gaan nu voor al deze klanten een nieuw project “Vaste werkzaamheden 2023” toevoegen en de termijnen prolongeren.
Open het menu projecten:
Typ in het veld projectnaam de tekst “Vaste werkzaamheden 2022” en geef een [TAB].
Klik vervolgens op [Toepassen]
De projecten met in de projectnaam ‘Vaste werkzaamheden 2022’ worden getoond.
Selecteer alle projecten
En klik op het 
knopje.
Via het ronde icoontje 
boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.
Als deze klaar is wordt daar de volgende tekst getoond:
Klik vervolgens op downloaden en sla het bestand op, op een voor u makkelijke bestandslocatie.
Open het Excel bestand
De basisgegevens van de geëxporteerde projecten worden weergegeven.
Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar zijn de volgende kolommen verplicht:
Source project -> Hier geef je het projectnummer in van het bron project (in dit geval kun je de inhoud van de kolom “Code” verplaatsen naar de kolom “Source project”.
Name -> Hier geef je de nieuwe naam in van het project (dus in dit geval kun je “Vaste werkzaamheden 2022” vervangen door “Vaste werkzaamheden 2023".
| NB: De termijnen zelf worden niet gekopieerd. Dus na het kopiëren zullen de termijnen nog gegenereerd moeten worden. |
Code -> Hier geef je de nieuwe projectcode in (wanneer deze leeggelaten wordt, zal het veld automatisch gevuld worden door het eerste volgende projectnummer). Veel klanten maken gebruik van een projectcodering bestaande uit relatienummer gevolgd door boekjaar (dus bijvoorbeeld: 987680.2022). De nieuwe code wordt dan: “987680.2023”.
|
Tip: Je kunt ook een formule gebruiken. Voorbeeld formule: =D3&".19" Cel D3 bevat de klantcode, met deze formule plakt je daar een '.19' achter. |
Startdate -> Dit is de startdatum voor het project. Deze datum wordt gekopieerd naar de startdatum van de onderliggende facturatie-afspraken.
Hieronder wordt het belang van de startdatum aan de hand van enkele voorbeelden uitgelegd.
| Voorbeeld 1 | Originele project | Startdatum importsheet | Gekopieerd project |
| Startdatum project | 01-01-2022 | 01-01-2023 | 01-01-2023 |
| Startdatum facturatie-afspraak termijnen | 01-01-2022 | 01-01-2023 | |
| Startdatum facturatie-afspraak uren | 01-01-2022 | 01-01-2023 |
Omdat de startdatum van het originele project gelijk is aan de startdatum van de afspraken, zullen de data na de import ook gelijk zijn aan elkaar.
| Voorbeeld 2 | Originele project | Startdatum importsheet | Gekopieerd project |
| Startdatum project | 01-01-2021 | 01-01-2023 | 01-01-2023 |
| Startdatum facturatieafspraak termijnen | 01-01-2022 | 01-01-2024 | |
| Startdatum facturatieafspraak uren | 01-01-2022 | 01-01-2024 |
Omdat er in het originele project een verschil zit tussen de startdatum van het project en de afspraken, zal dit verschil ook meegenomen worden in het gekopieerde project.
| Voorbeeld 3 | Originele project | Startdatum importsheet | Gekopieerd project |
| Startdatum project | 01-01-2023 | 01-01-2023 | |
| Startdatum facturatie-afspraak termijnen | 01-01-2022 | 01-01-2022 | |
| Startdatum facturatie-afspraak uren | 01-01-2022 | 01-01-2022 |
Wanneer de startdatum van het originele project niet gevuld is, zullen de startdata van de facturatie-afspraken niet aangepast worden bij het kopiëren van projecten.
Het is dus van belang dat de startdata van de bronprojecten gevuld zijn.
De overige kolommen kunnen leeggemaakt worden of worden gevuld met gegevens welke afwijken van het bronproject (bijvoorbeeld wanneer het project een andere projectmanager moet krijgen, kun je hier de naam van de nieuwe manager ingeven).
Sla de aanpassingen op en ga terug naar het projectenscherm.
Kies hier voor het icoontje.
Het volgende scherm wordt getoond
Klik op het icoontje en selecteer de (zojuist aangepaste) Excel sheet.
Zet de optie “Sla bestaande projecten over” op Ja (hiermee wordt voorkomen dat de bestaande projecten worden overschreven met de wijzigingen welke aangebracht zijn in het import sheet).
Zet je de optie "klanten terugzetten" op 'Ja', dan wordt de klant van de nieuw aan te maken facturatie-afspraak gelijk aan die van het nieuw aan te maken project. Kies je voor 'Nee', dan wordt de klant van het bronproject gebruikt.
Met "Inactieve facturatie-afspraken kopiëren", kun je er voor kiezen of de inactieve facturatie-afspraken ook gekopieerd worden.
Met de optie "Kopieer projecttaken" kun je ervoor kiezen om ook de planningen van het bronproject te kopiëren.
| NB: Kies je ervoor om de taken (planningen) te kopiëren, dan moet de startdatum van het project gevuld zijn. De planningen worden dan aangemaakt op dezelfde datum/wk in het volgende jaar. |
Klik op [OK]
Via het ronde icoontje boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.
Als deze klaar is, wordt daar de volgende tekst getoond (het aantal en bestandsnaam kunnen anders zijn):
Via het filter kunnen de nieuwe projecten gevonden worden en eventueel aangepast worden.
Nu staan de projecten in het systeem, maar moeten de termijnen nog aangemaakt worden. Dit doen we door de facturatie-afspraken van het type termijn te prolongeren. Zie het artikel "Prolongeren van termijn facturatie-afspraak".
Opmerkingen