Wat voor invloed hebben voorschotten op het onderhanden werk in QicsMilestones en de verkoopjournaalposten? Dit artikel laat zien hoe het onderhanden werk (hierna: OHW) rapport er in QicsMilestones uitziet na het maken van voorschotten en legt uit welke bijbehorende boekingen er in het financiële boekhoudsysteem worden gemaakt indien dit is gekoppeld aan QicsMilestones.
Het boekhoudsysteem dat voor deze uitleg wordt gebruikt is Exact Online (hierna: EOL). Je mag ervan uitgaan dat in andere boekhoudsystemen dezelfde systematiek wordt aangehouden.
Allereerst beginnen we met een voorschotfactuur van € 1.500,-. Deze factuur wordt - op het moment dat deze wordt verwerkt in QicMilestones - doorgezet naar EOL. Daar wordt een verkoopboeking gemaakt die er als volgt uitziet (tussen haakjes staat telkens de grootboekrekening waar de regel op geboekt wordt):
Voorschot factuur van € 1.500 excl. BTW
Deb (1300) | € 1.815,00 | |
Aan voorschotten (1679) | € 1.500.00 | |
Af te dragen btw (1500) | € 315,00 |
De OHW eindstand in QicsMilestones staat dan op € -1.500,00:
Vervolgens worden er uren gemaakt op het project waar de voorschotfactuur op verstuurd is. Het OHW gaat dan omhoog. In dit voorbeeld zijn er 5 uur à € 150,- geschreven. De OHW eindstand is dan € -750,-:
Stel dat het werk na deze uren klaar is. Dan zijn er twee mogelijkheden:
- De klant krijgt een creditnota voor € -750. Het voorschot was namelijk te hoog;
- De klant krijgt geen verrekennota.
1) Genereer de verrekenfactuur van € -750. Hierdoor komt het OHW op 0:
Verrekenfactuur factuur van € -750 excl. BTW
Deb (1300) | € 907.50 | |
Aan voorschotten (1679) | € 1.500,00 | |
Af te dragen btw (1500) |
€ 157,50 |
|
Aan omzet (8010) | € 750,00 |
De verrekenfactuur kun je verzenden naar de klant, de klant heeft vervolgens € 750,- tegoed. Wil je geen creditfactuur sturen, dan kun je bijboeken (zie punt 2).
2) Wil je geen creditfactuur sturen naar de klant, dan kan er een ‘nulfactuur’ worden gemaakt, of de factuur kan worden afgeboekt. Is de factuur afgeboekt, dan wordt er geen journaalpost gemaakt, het verschilbedrag is uitsluitend als bij- of afboeking zichtbaar in het OHW rapport in QicsMilestones.
Een nulfactuur ontstaat door een (in dit geval) bijboeking in de factuur te doen. Vervolgens kan de factuur worden goedgekeurd en verwerkt waardoor de volgende journaalpost ontstaat:
Nulfactuur
Deb (1300) | € 0 | |
Aan voorschotten (1679) | € 1.500 | |
Af te dragen btw (1500) |
|
€ 1.500 |
Aan omzet (8010) | € 0 |
In EOL is het oorspronkelijke voorschot tegengeboekt op grootboekrekening 1679 en de omzet geboekt op grootboekrekening 8010.
Opmerkingen