Wijzigen van projecten in een factuurvoorstel

Uren worden in QicsMilestones op (klant)projecten geschreven. Hierbij is het belangrijk dat uren op de juiste projecten terechtkomen. Het advies is om de geschreven uurregels inhoudelijk te controleren en eventuele onjuistheden met de medewerkers af te stemmen, voordat deze worden goedgekeurd. Ondanks deze controle kan het gebeuren dat uren in factuurvoorstellen terechtkomen op een verkeerd project en dat dit moet worden gewijzigd. Welke mogelijkheden heb je dan? We lichten dit toe aan de hand van twee voorbeelden:

Wijzigen projecten voor dezelfde klant

Stel je hebt twee projecten voor dezelfde klant, project A en B. Er is 10 uur geschreven op project A, terwijl dit eigenlijk op project B geschreven had moeten worden. Je komt hier pas achter tijdens het factureren en je wilt de factuur toch zo snel mogelijk correct versturen (met 10 uur op project B). Om het project te wijzigen, selecteer je dan de betreffende factuurregel(s), klik je met de rechtermuisknop op de regels en kies je voor 'Wijzigen project'. Het volgende scherm verschijnt: 

In dit scherm heb je twee mogelijkheden:

1. Zowel de factuurregels als de productieregels aanpassen;
2. Alleen de factuurregels aanpassen.

Kies je voor optie 1, dan worden de projecten ook in de productie aangepast. Kies je voor optie 2, dan worden de projecten uitsluitend in de factuurregels aangepast en niet in de productieregels.

LET OP: Worden uitsluitend de factuurregels aangepast, dan worden afboekingen gemaakt op het oorspronkelijke project en bijboekingen op het nieuwe project. Wil je meer weten over bij- en afboekingen, lees dan dit artikel.

Wijzigen projecten naar een andere klant

Stel je hebt projecten voor verschillende klanten, project A en B. Er is 10 uur geschreven op project A, terwijl dit eigenlijk op project B geschreven had moeten worden van een andere klant. Je komt hier pas achter tijdens het factureren en je wilt de factuur toch zo snel mogelijk correct versturen (met 10 uur op project B van de andere klant). Je kunt dit niet in het factuurvoorstel wijzigen. Om dit wel te wijzigen, heb je twee mogelijkheden:

1. Het factuurvoorstel ‘terugdraaien’, de goedkeuring van de betreffende uren ongedaan maken, de uren aanpassen in de weekstaat (wijzigen van project A naar B), goedkeuren en vervolgens het factuurvoorstel opnieuw genereren.
2. De regels overboeken naar een ander factuurvoorstel. Hoe dit in z'n werk gaat lees je in dit artikel.

LET OP: Worden factuurregels overgeboekt, dan worden afboekingen gemaakt op het oorspronkelijke project en bijboekingen op het nieuwe project. Wil je meer weten over bij- en afboekingen, lees dan dit artikel. Bovendien is het belangrijk dat bij overboeken van factuurregels, zowel het oorspronkelijke factuurvoorstel als het doelfactuurvoorstel wordt gefactureerd.