Termijnen is één van de vier types facturatie-afspraken die je kunt kiezen in FortesMilestones. Termijnen gebruik je als je periodieke facturen aan wilt maken, bijvoorbeeld voor het maandelijks factureren van een contract of abonnement. (Uren en onkosten geschreven op dit type facturatie-afspraak verschijnen niet op de factuur.) Je gebruikt ook termijnbedragen wanneer je een vaste prijsafspraak met de klant hebt gemaakt.
Hieronder lees je welke velden je minimaal moet invullen om deze facturatievorm in te richten. Open het project waar je deze facturatievorm voor wilt gebruiken.
Klik op:
- tabblad [Facturatie-afspraken];
- het plusje
- Termijnbedragen
Onderstaand volgt een toelichting van de belangrijkste velden per tabblad. Voor alle tabbladen geldt dat vetgedrukte velden met een asterisk * verplicht zijn.
Je begint op het tabblad [Algemeen]:
-
Hier vul je de naam in, de code is een uniek nummer en wordt automatisch toegewezen.
Werk je met veel dezelfde inrichting op projecten dan adviseren we om ook consequent dezelfde naam voor de facturatie-afspraken te gebruiken. Dit maakt het eenvoudiger om in bulk facturatie-afspraken te filteren of aan te passen.
- Bij Begindatum de datum vanaf wanneer deze facturatie-afspraak geldt (deze datum is informatief en heeft geen invloed op het urenschrijven). ;
[Facturatie]
- Bij Klant vul je de klant in aan wie deze facturatie-afspraak is gekoppeld;
- Bij Debiteur vul je de factuurdebiteur in naar wie de facturen worden verstuurd. Meestal zijn klant en debiteur aan elkaar gelijk;
[Defaults termijnen]
Dit tabblad werkt als een template voor het tabblad termijnen.
- Bij Omschrijving voer je de omschrijving in die op de factuur komt te staan.
Voor de omschrijving kun je gebruik maken van de volgende variabelen.
Je kunt bijvoorbeeld in je omschrijving opnemen. "Salarisadministratie %MONTHNAME%" op de factuur komt dan te staan 'Salarisadministratie januari'
- Bij Artikel kiest je het artikel waarop het voorschot gefactureerd gaat worden en waar de juiste omzetrekening aan gekoppeld is voor de omzet van dit voorschot;
- bij Medewerker kiest je de medewerker op wiens naam de omzet mag komen (dit veld wordt bij voorschotten meestal leeg gelaten;
- bij Aantal tik je het aantal in dat op de factuurregel verschijnt bij het factureren (aantal is vaak 1);
- bij Prijs tik je de prijs in die op de factuurregel verschijnt tijdens factureren;
- Bedrag wordt automatisch berekend als aantal * prijs.
[Prolongatie]
(1) Indien je kiest voor 'Handmatig', dan kan deze afspraak geprolongeerd en geïndexeerd worden;
(2) De datum tot wanneer deze afspraak momenteel is geprolongeerd. Het aanmaken van voorschotten gebeurt vanaf deze datum;
(3) Het aantal maanden voorafgaand aan de volgende prolongatie, waarop je op de aanstaande prolongatie geattendeerd wilt worden;
(4) De prolongatie in maanden. Het aantal maanden waarmee de afspraak geprolongeerd wordt;
(5) De facturatie interval binnen de prolongatieperiode. Bijvoorbeeld:
- Maand: Indien de prologatieperiode 12 maanden bedraagt en de interval op 1 wordt ingesteld, dan worden er binnen deze 12 maanden 12 facturen verstuurd (elke maand 1 factuur);
- Jaar: Indien de prologatieperiode 12 maanden bedraagt en de interval op 12 wordt ingesteld, dan worden er binnen deze 12 maanden 1 factuur verstuurd (1 factuur per 12 maanden);
- Kwartaal: Indien de prologatieperiode 12 maanden bedraagt en de interval op 3 wordt ingesteld, dan worden er binnen deze 12 maanden 4 facturen verstuurd (1 factuur per 3 maanden);
(6) Op bedrijfs- of klantniveau kun je instellen met welke percentage het bedrag geïndexeerd mag worden.
[Termijnen]
- Klik op het plusje
- Data wordt overgenomen vanaf de tabbladen Defaults termijnen en Prolongatie.
- Wijzig Indien nodig de getoonde gegevens;
- Kies voor OK en de termijnen worden aangemaakt.
Dit kan ook in bulk voor meerdere projecten tegelijk via het facturatie-afspraken scherm. Hoe je dit doet kun je lezen via de link: Hoe prolongeer ik termijnen?
[Teams]
- Je kiest Alle Medewerkers als iedere medewerker op deze facturatieafspraak tijd en onkosten mag schrijven;
- Je kiest een Bestaand team (Aangemaakt via [Organisatie]->[Medewerkers]->[Teams]) wanneer een bepaald groep (competentie, afdeling, specifieke medewerkers) van medewerkers op deze facturatieafspraak tijd en onkosten mag schrijven;
- Je kiest een Team op maat wanneer specifiek voor deze facturatieafspraak een selectie van medewerkers tijd en onkosten mag schrijven;
We adviseren om zo veel mogelijk van bestaande teams gebruik te maken. Wanneer je een nieuwe medewerker aan een bestaand team toevoegt is deze ook automatisch aan alle facturatieafspraken gekoppeld.
[Uurartikelen]
Hier geef je aan op welke uurartikelen medewerkers tijd mogen schrijven.
- Je kiest Alles als medewerkers op alle uurartikelen tijd mogen schrijven;
-
Geselecteerd als medewerkers niet op alle uurartikelen tijd mogen schrijven. U kunt dan kiezen op welke artikelgroepen of specifieke artikelen wel mag worden geschreven.
Wij adviseren om een artikelgroep te koppelen, wanneer er een artikel bijkomt kun je eenvoudig het artikel aan een groep toevoegen en is dit artikel beschikbaar op alle facturatieafspraken waar deze artikelgroep aan gekoppeld is.
[Onkostenartikelen]
Hier geeft u aan op welke onkostenartikelen medewerkers kunnen boeken.
- Je kiest Alles om medewerkers op alle onkostenartikelen te laten boeken;
-
Geselecteerd als medewerkers niet op alle onkostenartikelen mogen boeken. Je kunt dan kiezen op welke artikelgroepen of specifieke artikelen wel mag worden geboekt.
Wij adviseren om een artikelgroep te koppelen, wanneer er een artikel bijkomt kun je eenvoudig het artikel aan een groep toevoegen en is dit artikel beschikbaar op alle facturatieafspraken waar deze artikelgroep aan gekoppeld is.
[Uurtarieven]
- Hier geef je het uurtarief aan dat je hebt afgesproken met de klant. Dat kan op veel verschillende manieren. Uitleg vindt je via deze link over uurtarieven.
[Onkostentarieven]
- Hier geeft je de tarieven aan voor de te factureren onkosten.
Na het invullen van alle tabbladen klikt u op Ok om op te slaan.
Opmerkingen