2016-09 Voorschotten en Verrekeningen

In deze SupportNieuws editie willen wij u graag informeren over het gebruik van voorschotten en verrekeningen in QicsTime.

 

Aanmaken van projecten

Bedenk, bij het aanmaken van een project, of het project een ‘vast’ of ‘nacalculatie’ project is. Het type van het project kan namelijk niet meer gewijzigd worden als er uren op geboekt zijn.

• Het type ‘vast’ gebruikt u als u zeker weet dat er alleen een vast bedrag gefactureerd wordt en er geen verrekening plaatsvinden over de uren die geboekt zijn.
• Het type ‘nacalculatie’ gebruikt u als de geboekte uren achteraf gefactureerd worden of u bijvoorbeeld met voorschotten werkt.

Bij een vast project worden de uren die geboekt worden wel geregistreerd maar komen niet automatisch op het factuurvoorstel. Wilt u wel extra uren op het factuurvoorstel (bv voor meerwerk), dan is dit mogelijk, maar zult u de artikelen moeten configureren. U kunt de extra uren als meerwerk bovenop het vaste bedrag of de termijnen factureren. U kunt dit instellen bij Stamgegevens > Artikelen. Bij het onderdeel ‘aard van de werkzaamheden’ kunt u aangeven wat als meerwerk moet worden gefactureerd.

Bij nacalculatie werkt het precies andersom. U kunt ervoor kiezen geboekte uren niet op het factuurvoorstel te laten verschijnen door bepaalde artikelen als ‘service-artikel’ te markeren.

 

Werken met voorschotfacturen

Op een ‘Nacalculatie’ project kunt u werken met voorschotten. U kunt dan bijvoorbeeld een specifiek bedrag voor een specifiek project vooraf factureren met een voorschotfactuur (bijvoorbeeld 10% bij aanvang, 50% halverwege en 40% bij oplevering). Van de uren die u op het project schrijft wordt geen factuurvoorstel gegenereerd. Na afloop van het project genereert u een verrekenfactuur. Op deze factuur worden de voorschotnota’s die verstuurd zijn, verrekend met de werkelijk bestede uren op het project. U kunt ook voorschotten aanmaken op basis van een contract. Door een contract aan te maken zorgt u ervoor dat er automatisch ‘Voorschotten’ worden gegenereerd. U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld jaarlijks of maandelijks dezelfde factuur naar klanten stuurt.

 

Automatisch verrekenen

Voordat u met voorschotten gaat werken kunt u, in de instellingen per divisie, aangeven of u de voorschotten automatisch wilt verrekenen. Bij het genereren van de voorstellen wordt gekeken of de cumulatieve productie (vanaf begindatum voorschot) groter is dan het gefactureerde voorschot. Als dat zo is, wordt er een factuurvoorstel aangemaakt voor de extra te factureren bedragen. Als dat niet zo is wordt er geen voorstel aangemaakt.

Geeft u, in de algemene instellingen, aan dat u niet automatisch wilt verrekenen (dit is de default waarde), dan kunt u de verrekenfactuur zelf genereren op het door u gewenste moment. Let dan wel op de verrekendatum. Houd bij het aanmaken van het voorschot rekening met deze verrekendatum.

 

Tegoed laten vervallen

Bij het aanmaken van een voorschot kunnen een begin- en einddatum worden vastgelegd. Ook kunt u per project aangeven of het tegoed moet komen te vervallen.

Bij het genereren van de voorstellen wordt gekeken naar de einddatum van het voorschot. Wanneer u, bij de instellingen op divisieniveau, hebt aangegeven dat voorschotten bij het bereiken van de einddatum verrekend moeten worden, wordt er een factuurvoorstel gegenereerd met het totaalbedrag € 0. Het verschil tussen de gefactureerde voorschotten en de cumulatieve productie wordt als bij- of afboeking op het voorstel gezet, waardoor het totaalbedrag op € 0 uitkomt.

 

Een voorbeeld:

U factureert een voorschot van € 1.000, met een einddatum van 1 januari. U heeft met uw klant afgesproken dat dit een soort ‘strippenkaart’ is, waarvan de daadwerkelijk bestede uren met het ingekochte tegoed mogen worden verrekend tegen € 100 per uur. De uren moeten echter wel voor 1 januari worden besteed. Na die datum komt het tegoed te vervallen.

Stel dat er tot 1 januari slechts 9 uren zijn besteed. QicsTime zal dan bij het genereren van een factuurvoorstel na 1 januari een factuur maken met daarop:

• De daadwerkelijk bestede uren: 9 uren maal € 100 =               € 900
• Af: Het reeds gefactureerde voorschot:                             -/- € 1000
• Bij: Een automatisch gegenereerde bijboeking van € 100,        
  voor het vervallen tegoed                                                      € 100                        
• Het totaalbedrag van deze factuur bedraagt dus € 0.                  € 0

 

Op divisieniveau kunt u vastleggen op welk artikel de automatische bijboeking geboekt moet worden. Op die manier kunt u de omzet uit vervallen tegoeden op een aparte grootboekrekening boeken.

 

In detail

Voorschotten en verrekeningen worden alleen gegenereerd op een voorstel als één van de volgende opties zijn aangegeven:

Voorschotten (Nieuw) Alleen geaccordeerde voorschotten waarbij de startdatum binnen de opgegeven datumrange valt, komen op het voorstel.

• Voorschotten (Verrekeningen) Voor alle reeds gefactureerde(*) voorschotten wordt het volgende gecontroleerd:

1. De divisie-instelling “Automatisch verrekenen voorschotten als tegoeden zijn bereikt” staat op “Ja”. Er wordt per voorschot gekeken of de cumulatieve som van productie(**) groter of gelijk is aan het voorschot. Als dat het geval is, wordt de verrekening op het voorstel geplaatst.
2. Wordt de einddatum van een voorschot bereikt binnen het opgegeven datumtraject, de verrekening komt automatisch op het voorstel. Als op het betreffende voorschot de instelling “Voorschot tegoed komt te vervallen” op “Ja” staat, wordt er gekeken of de cumulatieve som van productie(**) lager is dan het voorschotbedrag. Is dat het geval, dan wordt een automatische bijboekingsregel op het voorstel gemaakt. Deze regel bevat de volgende waardes:

• Project: hetzelfde project als het project van het voorschot
• Artikel: het artikel dat is aangegeven op de divisie-instellingen “Artikel voor vervallen tegoeden van voorschotten”.
• Aantal: 1
• Prijs: Voorschotbedrag minus de cumulatieve som van de productie(**) 

Als bij het bereiken van de einddatum de productie lager is dan de gefactureerde voorschotten, wordt er automatisch een bijboeking gedaan. In dat geval moeten deze regels (productie, negatief voorschot, bijboeking) op een aparte factuur komen, ook als de facturen worden verzameld.

Indien bij het bereiken van de einddatum de productie hoger is dan de gefactureerde voorschotten, wordt het verschil gefactureerd. In dat geval moeten deze regels (productie, negatief voorschot) op de verzamelfactuur komen als de facturen worden verzameld.

(*) Inclusief voorschotten die met de startdatum binnen het opgegeven datumtraject vallen, indien de optie “Voorschotten (Nieuw)” bij het genereren voorstellen is aangevinkt.

(**) Afhankelijk van de divisie-instellingen “Cumulatieve productie berekenen op basis van” betreft dat óf de som van alle uren x tarief óf de som van alle uren x tarief plus de verschotten.

Meerdere voorschotten op één project

Indien op een project meerdere voorschotten gedefinieerd zijn en “Voorschot tegoed komt te vervallen” staat op elk voorschot aan, is de werking als volgt:

Voorschot 1     maand januari              € 1.000
Voorschot 2     maand februari            € 1.000
Voorschot 3     maand maart               € 1.000

Som productie eind januari                  € 1.000
Som productie halverwege februari     € 1.050
Som productie eind maart                   €   900

Genereren op 31 januari resulteert in een voorstel met een bedrag van  € 1.000
Genereren op 28 februari resulteert in een voorstel met een bedrag van € 1.050
Genereren op 31 maart resulteert in een voorstel met een bedrag van    € 1.000 

Het uiteindelijke resultaat is dat over deze drie maanden een bedrag van € 3.050 gefactureerd zal worden aan de klant.

 

Hoe maakt u een voorschotnota aan?

1. Ga naar QicsTime Management: Stamgegevens/Projecten 

2. Selecteer het tabblad ‘Voorschotten’ 

3. Vul de velden in:

• Datum: Dit is de startdatum voor het verrekenen van uren met het voorschot. Deze datum moet dus of voor of op de datum vallen waarop de eerste urenboeking gemaakt wordt.
• Verrekendatum: Bij het genereren van factuurvoorstellen wordt gekeken of de verrekendatum van het voorschot wordt bereikt binnen het opgegeven datumtraject.
• Tegoed vervallen: Ja/Nee
• Omschrijving: Hier kunt u een extra omschrijving invullen voor interne doeleinden. Dit veld komt niet op het factuurvoorstel.
• Bedrag: Het bedrag van de voorschotnota.
• Factuurtekst: Hier kunt u een omschrijving invoeren voor op de voorschotnota.
• Artikel: Hier selecteert u het artikel waar de omzet op moet komen. Voorschotten worden op verschotartikelen geboekt. Deze moet u aanmaken bij Stamgegevens/Artikelen.

4. Klik op de button ‘Opslaan’ om de voorschotnota te bewaren.

 

Zo maakt u een contract aan in QicsTime

1. Selecteer het tabblad ‘Contracten’. 
2. Vul de velden in:
• Startdatum: Datum waarop het contract ingaat (het voorschot zal aangemaakt worden in de maand waarop het contract ingaat).
• Einddatum: Indien u de einddatum weet, kunt u deze instellen. Betreft het een contract voor onbepaalde tijd, vul hier geen einddatum in en zet het vinkje uit. Wanneer een contract opgezegd wordt, kunt u de einddatum alsnog invoeren. De voorschotten die al gegenereerd zijn na de einddatum worden dan vanzelf verwijderd. De voorschotten die op basis van het contract worden gegenereerd krijgen een verrekendatum op basis van het interval dat gekozen is.
• Interval: Bij een interval van ‘1’ zal er maandelijks een factuur gegenereerd worden. Bij een interval van ‘12’ zal er één keer per jaar een factuur gegenereerd worden.
• Herinneringstermijn: Hier vult u in hoeveel maanden voor het aflopen van het laatst gegenereerde voorschot u een herinnering wilt ontvangen om nieuwe voorschotten te genereren.
• Aantal: Hier vult u het aantal facturen in dat u wilt versturen.
• Bedrag: Hier vult u het bedrag in dat u wilt factureren.
• Artikel: Hier selecteert u het artikel waar de omzet op moet komen.
• Omschrijving: Hier kunt u een extra omschrijving voor interne doeleinden ingeven. Dit veld komt niet op het factuurvoorstel.
• Factuurtekst: Met behulp van het %-teken kunt u een variabele maand, jaar, begin- of einddatum ingeven.
• Tegoed laten vervallen: Ja/Nee.

 

Voorschotnota’s accorderen

1. Ga naar QicsTime Management: Productie/Termijnen en Voorschotten.
2. Selecteer een manager.
3. Selecteer ‘Voorschotten’ in het veld type.
4. U ziet nu alle voorschotnota’s die gefactureerd kunnen worden. Gebruik uw rechtermuisknop om een voorschot te accorderen.

 

Voorschotnota’s genereren

1. Ga naar QicsTime Management> Factureren/Voorstellen genereren.
2. Zorg dat bij ‘voorstellen genereren’ de optie “Voorschotten (Nieuw)”aangevinkt staat.
3. Het afhandelen van een voorschotnota werkt hetzelfde als het afhandelen van een normaal factuurvoorstel.

Belangrijk: Voorschotnota’s kunnen niet bewerkt worden zoals normale factuurvoorstellen. Om een voorschotnota te bewerken moeten alle stappen van genereren en accorderen worden teruggedraaid.

 

Verrekennota’s genereren

1. Ga naar QicsTime Management: Factureren/Voorstellen genereren.
2. Zorg dat bij ‘voorstellen genereren’ de optie “Voorschotten (Verrekeningen)”aangevinkt staat. Zorg ervoor dat u bij periode ‘van’ de datum selecteert die u bij het aanmaken van het voorschot heeft aangegeven (zie punt 3 ‘Hoe maak ik een voorschot aan’, kopje ‘datum’). 
3. Het afhandelen van het factuurvoorstel werkt hetzelfde als het afhandelen van een normaal factuurvoorstel.

Belangrijk: U kunt ook tussentijds een verrekening genereren. Na het afhandelen/exporteren van de verrekenfactuur is het project weer gewoon een ‘nacalculatie’project. Met andere woorden, er worden weer factuurvoorstellen voor de uren gegenereerd, tenzij u een nieuw voorschot aanmaakt.

 

Aanpassen verrekenfacturen

Wanneer de verrekennota is gegenereerd komt deze in het menu-overzicht ‘voorstellen’ terecht. Hier kunt u nog aanpassingen doen. U kunt bijvoorbeeld nog regels afboeken of kortingen & toeslagen als regels toevoegen op het factuurvoorstel. Heeft u bijvoorbeeld een verrekening die onterecht hoog uitvalt qua kosten t.o.v. de voorschotten. Op het voorstel kunt u dan alsnog handmatig regels afboeken/verdisconteren om zo een correcte verrekening te versturen.  U opent het factuurvoorstel en kunt met de rechtermuisknop een menu openen met volgende correctie-opties: 

• Nieuwe regel: Maak handmatig een nieuwe regel aan om extra kosten/kortingen/uren/verschotten toe te voegen.
• Verdisconteren: Selecteer de regels die u wilt verdisconteren. Vervolgens kunt u in het veld ‘nieuw totaal’ het gewenste bedrag invoeren. QicsTime rekent het verschil uit en maakt een nieuwe regel aan op het factuurvoorstel.
• Afboeken: Boek per regel of selectie van regels bedragen af.
• Verder zijn de andere gebruikelijke opties binnen dit menu toe te passen, zoals bij reguliere factuurvoorstellen.

 

Terugdraaien van verrekenfacturen

Het kan voorkomen dat de verrekenfactuur toch niet aangemaakt had moeten worden. U kunt de verrekenfactuur gewoon terugdraaien. De geschreven uren worden dan wederom niet gefactureerd totdat de verrekening weer wordt gegenereerd.

 

Upgrade oudere versie QicsTime naar nieuwe methode

Vanwege de nieuwe functionaliteiten wordt er vanaf versie 3.7.29 een begin- en einddatum vastgelegd bij een voorschot. Bij een termijn wordt vanaf versie 3.7.29 een datum vastgelegd in plaats van een maand-/jaarcombinatie. Tijdens de installatie van de update worden deze begin- en einddatum gevuld op basis van de volgende regels:

• Alle voorschotten die niet via een contract zijn aangemaakt, zullen tijdens de updateprocedure een startdatum krijgen op de eerste dag van de betreffende maand-/jaarcombinatie. Als een voorschot vanuit een contract is aangemaakt, wordt op basis van het gekozen interval van het contract de einddatum van een voorschot uitgerekend. Default wordt de aanduiding of het voorschot tegoed komt te vervallen op ‘Nee’ gezet.
• Alle termijnen zullen als datum de eerste dag van de maand-/jaarcombinatie krijgen.

 

Instellingen

Er is een aantal nieuwe instellingen bijgekomen in versie 3.7.29. Deze zijn te vinden op divisieniveau, onder het kopje ‘Voorschotten’.

 

 

‘Vervallen tegoed artikel’

Indien ‘Automatisch verrekenen’ op ‘Ja’ staat, worden er bijboekingen op het factuurvoorstel aangemaakt op het moment dat de einddatum van het voorschot is bereikt en de cumulatieve productie lager is dan de gefactureerde voorschotten. Met andere woorden: als het tegoed vervalt, wordt de winst genomen van het niet gebruikte tegoed. Bij deze instelling kan worden aangegeven op welk artikel deze bijboeking geboekt moet worden. Aangezien de omzetrekening aan het artikel is gekoppeld waarop deze omzet wordt geboekt, kunt u de vervallen tegoeden op een aparte grootboekrekening registreren.

 

‘Automatisch verrekenen’

Indien u wilt dat er automatisch een factuur wordt aangemaakt op het moment dat de cumulatieve productie groter is dan het gefactureerde voorschot, dient deze instelling op ‘Ja’ te staan.

‘Productie op basis van’

Via deze instelling kunt u aangeven of alleen de uren of de uren en verschotten mee moeten worden geteld in de cumulatieve productie.

Stel u hebt een voorschot gefactureerd van € 1.000 en daarna 9,5 uur besteed a € 100 per uur. Daarnaast heeft u voor € 70 aan reiskosten geboekt.

• Staat de instelling ‘Productie op basis van’ op ‘uren’? De cumulatieve productie is hier kleiner dan het voorschot en er wordt dus geen factuurvoorstel aangemaakt.
• Staat de instelling op ‘Uren en verschotten’? De cumulatieve productie is groter dan het voorschot en er wordt dus een factuurvoorstel van € 20 aangemaakt.

 

Op projectniveau vindt u ook een nieuwe instelling:

 

Als de instelling ‘tegoed laten vervallen’ op ‘Nee’ staat, wordt er geen automatische bijboeking gemaakt als de einddatum van het voorschot is bereikt en de cumulatieve productie kleiner is dan de gefactureerde voorschotten.