Delegatie
Wanneer een medewerker, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie, tijdelijk wordt overgenomen door een andere medewerker, kunnen de rechten eenvoudig worden overgedragen. U kunt dit doen door in QicsTime Management een delegatie aan te maken bij Delegatie / Overzicht Delegatie of bij Delegatie / Mijn Delegatie.
Het maken van een delegatie gaat verder dan “Rechten ander”, waarbij een medewerker voor een andere medewerker uren mag schrijven. Bij een delegatie neemt een medewerker de gehele rol met alle bijbehorende rechten van de delegeerder over. Hierdoor is de delegatie mogelijkheid in QicsTime ook handig om te controleren of een nieuw aangemaakte- of aangepaste rol voldoet aan de wensen.
Er zijn twee soorten rechten beschikbaar:
- Ik mag voor alle medewerkers delegaties aanmaken (admin delegatie via ‘Overzicht Delegatie’).
- Ik mag voor mijzelf delegaties aanmaken (standaard toegekend aan een medewerker, geen extra rechten benodigd via ‘Mijn Delegatie’).
Aanmaken
Het aanmaken van een delegatie werkt in beide gevallen hetzelfde.
- Klik in het scherm op rechtermuisknop en dan op Nieuw om een nieuwe delegatie aan te maken.
- U koppelt eerst de medewerker die een bepaalde rol heeft, maar zijn/haar rol (dus rechten) tijdelijk of permanent uitbesteedt aan een andere medewerker. Bijvoorbeeld: de afdelingsmanager gaat op vakantie. In zijn afwezigheid controleert en accordeert een vervangend afdelingsmanager de uren van de afdeling.
- Vervolgens koppelt u de vervangende afdelingsmanager.
Overnemen in QicsTime Management
Klik met de rechtermuisknop op de nieuw aangemaakte rij in het scherm ‘Mijn delegaties’ en klik op ‘Overnemen’. U bent nu ingelogd in QicsTime Management als de medewerker die aan u gedelegeerd heeft. Met het rode kruisje in de rechter bovenhoek kan de delegatiesessie gesloten worden.
Overnemen in QicsTime Web
Ga naar ‘Mijn instellingen’ en klik op ‘Onderhouden’ (rechts van ‘Delegatie’):
Klik vervolgens op het poppetje aan de rechterzijde om een medewerker ‘over te nemen’.
Definiëren kolommen
In alle overzichten kunt u zelf de kolommen, de volgorde en de sortering van de kolommen definiëren.
U gaat bijvoorbeeld naar Stamgegevens / Klanten. Door in de titelbalk op uw rechtermuisknop te klikken, kunt u een overzicht met mogelijke kolommen opvragen.
U kunt een kolom toevoegen of verwijderen door op een regel te klikken. Met het plusje en het minnetje kunt u de plaats van de kolom bepalen.
Het overzicht wordt gesorteerd wanneer u op een kolom klikt. Zo kunt u, bijvoorbeeld, in één keer zien welke tariefbepalingen er gebruikt zijn bij de projecten.
Exporteren naar Excel
Ieder overzicht dat u in uw scherm heeft staan, kunt u exporteren naar Excel. U kunt bijvoorbeeld via ‘Productie’ / ‘Controle uren per week’ / (rechtermuisknop) ‘Export naar Excel’ een overzicht exporteren van de geboekte uren per afdeling per medewerker.
Invoerscherm instellen
In QicsTime Web kan de gebruiker de invoerschermen naar eigen wensen instellen. Via het invoerscherm en de link mijn instellingen kunt u bijvoorbeeld de volgorde van de invoervelden veranderen. U kunt er voor zorgen dat u begint met het invoeren van het project in plaats van de klant.
Inzien budget
Tijdens het registreren van uren kunt u de budgetinformatie van het project bekijken door op het vergrootglas te klikken.
Wanneer u via mijn instellingen de optie ‘Tonen declarabele niet declarabele boekingen’ aan hebt gezet, kunt u in uw invoerscherm doorklikken op het balkje om een overzicht van het hele jaar te zien. Wanneer u manager van een afdeling bent, kunt u dit voor alle medewerkers binnen uw afdeling zien.
Opmerkingen