Voorschotten en verrekeningen

Regelmatig krijgen wij vragen over het werken met voorschotten en verrekeningen in QicsTime. Hieronder leggen wij u uit hoe u omgaat met deze mogelijkheden en welke projecttypes u kunt gebruiken.

Vast of Nacalculatie

Bij het aanmaken van een project is het belangrijk dat u zeker weet of het een project van het type ‘vast’, of een project van het type ‘nacalculatie’ moet worden. Als er éénmaal uren op een project geboekt zijn, kunt u het projecttype niet meer wijzigen. Dit in verband met de berekening van het OHW.

Op een project met het type ‘vast’ kunt u ‘vaste termijnen’ aanmaken. Daarmee kunt u één of een aantal vaste bedragen factureren. De uren op dit project worden wel geregistreerd, maar komen niet op de factuurvoorstellen. Het projecttype ‘vast’ gebruikt u als u er zeker van bent dat er alleen een vast bedrag (of meerdere vaste bedragen) gefactureerd wordt en er geen verrekening plaatsvindt als er meer uren zijn geboekt.

Wanneer u aan het eind van een project toch een verrekening wilt maken van de geboekte uren ten opzichte van de gefactureerde bedragen, maakt u een project met het type ‘nacalculatie’ aan.

Werken met voorschotfacturen

Op een project van het type ‘nacalculatie’ kunt u voorschotten aanmaken.

U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld met een klant hebt afgesproken om voor dit specifieke project een voorschotfactuur te sturen voor een bepaald bedrag (bijvoorbeeld 10% bij aanvang, 50% halverwege het project, 40% bij oplevering). Van de uren die op dit project geschreven worden, wordt geen factuurvoorstel gegenereerd. Wanneer het project is afgelopen, genereert u een verrekenfactuur. Op deze factuur worden de voorschotnota’s die verstuurd zijn verrekend met de werkelijk bestede uren op dit project.

U kunt ook voorschotten aanmaken op basis van een contract.

Door een contract aan te maken kunt u er voor zorgen dat er automatisch ‘voorschotten’ worden gegenereerd. U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld jaarlijks of maandelijks dezelfde factuur naar klanten stuurt.

Hoe maakt u een voorschotnota aan?

• Ga naar QicsTime Management: Stamgegevens/Projecten
• Selecteer het tabblad ‘Voorschotten’
• Vul de velden in:
      

Omschrijving:
Dit is een interne omschrijving. U kunt hier meer informatie over het voorschot vastleggen. Als de facturatie op een project moet worden nagekeken is duidelijk waar dit voorschot voor was.

Maand:
De maand die u hier invoert geldt als het moment vanaf waar de uren worden verrekend met het voorschot. Dus het eerste voorschot moet in de periode vallen waarin de eerste uren geboekt worden. U bepaalt zelf wanneer het voorschot werkelijk gefactureerd wordt, wat de factuurdatum is en wanneer de verrekening gaat plaatsvinden.    

Bedrag:
Het bedrag van de voorschotnota.

Factuurtekst:
Hier kunt u een omschrijving ingeven voor op de voorschotnota.

Artikel:
Hier selecteert u het artikel waar de omzet op geboekt moet worden. Klik op de button ‘Opslaan’ om de voorschotnota te bewaren.

Zo maakt u een contract aan in QicsTime

• Selecteer het tabblad ‘Contracten’.
• Vul de velden in:

Startdatum:
U voert in wanneer het contract ingaat (het voorschot zal aangemaakt worden in de maand waarop het contract ingaat).

Einddatum:
Indien u de einddatum vooraf weet, kunt u die vast instellen. Is het een contract dat voor onbepaalde tijd doorloopt, dan vult u hier geen einddatum in door het vinkje uit te zetten. Wanneer een contract opgezegd wordt, kunt u altijd achteraf nog de einddatum invoeren. De voorschotten die al gegenereerd zijn na de einddatum worden dan vanzelf verwijderd.

Interval:
Vult u hier een interval van 1 in, dan zal er maandelijks een factuur gegenereerd worden. Vult u hier 12 in, dan zal er één keer per jaar een factuur gegenereerd worden.

Herinneringstermijn:
U vult in hoeveel maanden voor het aflopen van het laatst gegenereerde voorschot u een signaal krijgt om nieuwe voorschotten te genereren.

Aantal:
U geeft hier het aantal in dat u wilt factureren.

Bedrag:
U geeft hier het bedrag in dat u wilt factureren.

Artikel:
U selecteert hier het artikel waar de omzet op geboekt moet worden.

Omschrijving:
U kunt hier een extra omschrijving voor op de factuur ingeven.

Factuurtekst:
Met behulp van de %-tekens kunt u een variabele maand, jaar, begin- of einddatum ingeven.

Voorschotnota’s accorderen

Na het aanmaken van de voorschotnota’s moeten deze geaccordeerd worden voordat de daadwerkelijke nota’s gegenereerd kunnen worden.

1. Ga naar QicsTime Management: Productie/Termijnen en Voorschotten
2. Selecteer een manager
3. Selecteer ‘Voorschotten’ in het veld type
4. U ziet nu alle voorschotnota’s die gefactureerd kunnen worden. Gebruik uw rechtermuisknop om het voorschot te accorderen.

Voorschotnota’s genereren

1. Ga naar QicsTime Management: Factureren/Voorstellen genereren
2. Kies voor de optie ‘Voorschot Facturen’
3. Het afhandelen van het factuurvoorstel werkt gelijk aan het afhandelen van een normaal factuurvoorstel.

Belangrijk: Voorschotnota’s kunnen niet bewerkt worden zoals normale factuurvoorstellen. Om een voorschotnota te bewerken moeten alle stappen van genereren en accorderen worden teruggedraaid.

Verrekennota’s genereren

1. Ga naar QicsTime Management: Factureren/Voorstellen genereren
2. Kies voor de optie ‘Verrekening Voorschotten’. Zorg ervoor dat u bij periode ‘van’, de maand selecteert die u bij het aanmaken van het voorschot heeft aangegeven (zie punt 3 ‘Hoe maak ik een voorschot aan’, kopje ‘maand’).
3. Het afhandelen van het factuurvoorstel werkt gelijk aan het afhandelen van een normaal factuurvoorstel.

Belangrijk: U kunt ook tussentijds een verrekening genereren. Na het afhandelen van de verreken factuur is het project weer gewoon een ‘nacalculatie’ project. Met andere woorden, er worden weer factuurvoorstellen voor de uren gegenereerd, tenzij u een nieuw voorschot aanmaakt.