Factureren op basis van Vast of Nacalculatie

U wilt flexibel zijn in het maken van facturatieafspraken met uw klant zonder administratieve complicaties. Of u uw klant nu een vast bedrag, gewerkte uren, in verschillende termijnen, meerwerk of een voorschot wilt laten betalen, u wilt niet onnodig veel tijd besteden aan de administratieve afhandeling.

Projecttypen en -mogelijkheden

QicsTime kent twee verschillende projecttypen: Vast en Nacalculatie. In de onderstaande tabel laten wij u de verschillen zien.

Verschillen

Vast project	Nacalculatieproject
Een vast project heeft als eigenschap dat de uren die op het project worden geregistreerd, niet op het factuurvoorstel terecht komen. De uren dienen, net als uren op nacalculatieprojecten, goedgekeurd te worden en zijn eveneens zichtbaar in alle productie-overzichten. Er wordt echter verondersteld dat de uren niet worden gefactureerd omdat in plaats van de uren een vast bedrag wordt gefactureerd.	Een nacalculatieproject heeft als eigenschap dat de uren die op het project worden geregistreerd, wel op factuurvoorstel terecht komen (uurtje-factuurtje).
Termijnen Bij een vast project worden vaste bedragen gefactureerd. In QicsTime worden deze vaste bedragen (prijsafspraken) termijnen genoemd. U kunt kiezen voor een éénmalige termijn of een contract (serie van termijnen). In QicsTime maakt u een contract aan door een startdatum, einddatum en interval op te geven. Op basis hiervan worden meerdere termijnen aangemaakt. Deze termijnen zijn beschikbaar bij “Productie / Termijnen en Voorschotten”.	Voorschotten Wanneer sprake is van een nacalculatieproject, kan het zijn dat u voorafgaand aan de start van de werkzaamheden alvast een bedrag wilt factureren, een voorschot. Dit voorschot verrekent u later met de gewerkte uren. U kunt hierbij ook kiezen voor een éénmalig voorschot of contract (serie van voorschotten).  Voor de verrekening wordt een voorstel gegenereerd. Het voorstel kunt u terugdraaien of definitief maken. Als een verrekening definitief is gemaakt, kunt u hetzelfde voorschot niet nogmaals verrekenen.

 

Extra mogelijkheden

Meerwerk

Wanneer u een vaste prijs met de klant heeft afgesproken, maar wordt geconfronteerd met aanvullende vragen, wilt u deze niet onder de vaste prijs laten vallen. Immers de vaste prijs dekt de uren die gemaakt worden voor de originele afspraak en niet voor aanvullende vragen. U spreekt daarom met de klant af dat extra uren apart worden gedeclareerd. U wilt wel dat deze uren zichtbaar zijn op hetzelfde project. Een nieuw project aanmaken is extra werk en u wilt alle uren in één overzicht bij elkaar hebben. In QicsTime kiest u dan voor Meerwerk. Op ieder uurartikel kunt u twee instellingen kiezen:

Bij vaste projecten heeft u de keuze uit “Normaal” en “Meerwerk”.

• U kiest voor “Normaal”: het artikel gedraagt zich zoals beschreven bij het vaste project. De urenregel wordt wel geregistreerd, maar niet gefactureerd.
• U kiest voor “Meerwerk”: als een medewerker op het vaste project boekt en dit artikel gebruikt, wordt de urenregel op een factuurvoorstel gegenereerd.

 

Deze instelling kan in QicsTime ook op het projectartikel gedaan worden. De artikelen die gekoppeld zijn aan het project, kunnen op meerwerk worden ingesteld door naar ‘Stamgegevens / Projecten / open project / tabblad Artikelen’ te gaan en dubbel te klikken op het artikel:

Service

Stel, u factureert alle werkzaamheden voor een doorlopende klus maandelijks aan de klant. Een aantal werkzaamheden duurde langer dan gebruikelijk en omdat u deze goed betalende klant al jaren kent, vindt u het niet redelijk om alle uren in rekening te brengen. U kunt er dan voor kiezen om de artikelinstelling van de artikelen die gebruikt worden om op nacalculatie te schrijven, op “Service” te zetten. Deze uren zijn wel zichtbaar tegen het gebruikte tarief in het onderhandenwerk, maar worden op het factuurvoorstel met tarief = Eur 0 (en daarom bedrag = Eur 0) gegenereerd.

Welke mogelijkheden passen bij uw werkwijze? U heeft dus genoeg mogelijkheden om uw klant op de juiste manier te factureren, maar welke mogelijkheid past bij uw werkwijze? De volgende voorbeelden kunnen u helpen om de juiste methode te bepalen. 

• U heeft een vast bedrag afgesproken en hier mag absoluut niet van afgeweken worden 
• Oplossing : Vast project met termijn

 

• U heeft een vast bedrag afgesproken en aanvullende werkzaamheden kunnen gevraagd worden
• Oplossing : Vast project met meerwerk artikelen en met termijn

 

• Het vaste bedrag gaat u in delen factureren 
• Oplossing : Vast project met contract (serie termijnen)

 

• U heeft een prijsafspraak gemaakt en wilt elke maand de uren verrekenen
• Oplossing : Nacalculatieproject met contract (serie voorschotten)

 

• U heeft een prijsafspraak gemaakt en wilt elke maand de uren zien, maar niet verrekenen
• Oplossing : Vast project met termijn

 

• U wilt eenmalig een voorschot factureren, maar dit moet snel gebeuren
• Oplossing : Nacalculatieproject met handmatige voorschotregel

 

• Er is geen prijsafspraak en de meeste uren worden gedeclareerd 
• Oplossing : Nacalculatieproject met service artikelen

Belangrijk

Achteraf wisselen van projecttype is niet mogelijk. Er staat historie op het project in zowel de productie-, facturatie- als onderhandenwerktabellen en de scripts waarmee de data opgezocht worden zijn zeer complex.

Mocht u toch een verkeerd aangemaakt project moeten corrigeren, dan is het de beste optie om het project te sluiten en het gehele saldo met 1 regel op te boeken op het nieuwe project en af te boeken op het oude project.

De keuze voor het projecttype is dus een belangrijke keuze die u helpt de facturatie beter en sneller af te handelen.

Heeft u hierover nog vragen? Neemt u dan contact met ons op.