Het exporteren van facturen naar Exact gaat in 99% van de gevallen meteen goed, maar wat kunt u doen als het mis gaat? In deze editie van supportnieuws leest u hoe u te werk kunt gaan als er bij de export van facturen naar Exact Globe iets mis gaat.
In QicsTime Management kunt u, in het ‘Overzicht te Exporteren’, facturen exporteren naar Exact Globe. Wanneer u kiest voor ‘Exporteren naar Exact’, ziet u een scherm met de voortgang van de export per factuur. Per factuur worden een aantal stappen doorlopen. In 99% van de gevallen gaat dit zonder problemen, maar het kan voorkomen dat er tijdens één van deze stappen iets mis gaat.
U kunt ervoor kiezen vooraf een controle uit te voeren om te voorkomen dat het mis gaat. Wilt u eerst een controle uitvoeren, dan kunt u in het ‘Overzicht Voorstellen’ en in het ‘Overzicht te Exporteren ’ een factuur selecteren en kiezen voor rechtermuisknop ‘Controleer Gegevens voor Export’. Met de knop ‘Check Factuur’ worden alle stappen doorlopen die bij een export ook gedaan worden.
Bij het uitvoeren van de export en het uitvoeren van de controle-actie worden onderstaande stappen doorlopen. Daarbij beschrijven we hieronder de fouten die kunnen ontstaan.
- Eerst wordt gecontroleerd of de Exact Globe administratie gevonden kan worden.
- Vervolgens wordt er een SDK (Software Development Kit) connectie met de administratie gemaakt. Deze SDK stelt ons als software leverancier in staat om gevalideerd gegevens in de Exact administratie weg te schrijven.
Krijgt u de foutmelding: ‘SDK connectie kan niet gemaakt worden’?
- De SDK zit niet of niet meer in uw Exact Globe licentie.
- Er staat geen werkstationinstallatie van Exact Globe op de computer of server vanaf waar u de factuur vanuit QicsTime probeert te exporteren.
- De gebruiker die de factuur vanuit QicsTime naar Exact Globe probeert te exporteren, heeft onvoldoende rechten in de Exact Globe administratie. Onder welk account connectie gemaakt wordt (SQL account of Windows user), is afhankelijk van uw inrichting. Wanneer de foutmelding zich voordoet en u bovenstaande mogelijke oorzaken heeft uitgesloten, kunt u het beste contact opnemen met uw beheerder. Indien nodig kunnen zij de hulp inschakelen van onze support afdeling.
Als de SDK connectie gemaakt is, is de volgende stap het valideren van de gegevens. Voor iedere factuurkop en factuurregel wordt gecontroleerd of de gegevens die u wilt exporteren bestaan en of ze de juiste status hebben. De aanwijzing die u krijgt bij de controle van de factuur voor export spreekt meestal voor zich. Bijvoorbeeld:
- Wanneer u een nieuwe debiteur in Synergy heeft aangemaakt, maar deze nog niet is gerepliceerd naar Exact Globe krijgt u bijvoorbeeld de volgende foutmelding: ‘Check of de debiteur 12997 bestaat’
- Wanneer de vertegenwoordiger die aan de klant gekoppeld is niet actief is, krijgt u de volgende melding: ‘Validation error: Field Vertegenwoordiger Value 53, onjuist status’
- In de factuurkop staan de volgende gegevens die gecontroleerd worden.
- Bestaat de valutacode
- Bestaat de factuurcode
- Bestaat de selectiecode
- Bestaat de klant
- Bestaat de factuurdebiteur
- Bestaat de vertegenwoordiger
- In de factuurregels staan de volgende gegevens die gecontroleerd worden.
- Bestaat het artikel en heeft het artikel de status ‘actief’
- Bestaat de medewerker en heeft de medewerker de status ‘actief’
- Bestaat het project en heeft het project de status ‘actief’
Facturen staan niet meer in ‘Overzicht te Exporteren’ en ook niet bij ‘Facturen Printen’ in QicsTime Management?
- Nadat alle gegevens gecontroleerd zijn, kunnen de factuurregels worden aangemaakt in Exact Globe. Bij deze laatste stap zou er nog iets mis kunnen gaan. Om de facturen in QicsTime Management te kunnen afdrukken via ‘Facturen Printen’ moet de factuur in Exact Globe verwerkt zijn.
- Soms lukt het niet om de factuur te verwerken in Exact Globe. De factuur kan dan ook niet verwerkt worden door QicsTime. De factuur staat niet meer bij ‘Facturen te Exporteren’ in QicsTime, maar ook niet bij ‘Facturen Printen’. De factuur moet dan nog handmatig verwerkt worden in Exact Globe. Nadat dit gelukt is, kan de factuur alsnog via QicsTime geprint worden.
Hoe komt het dat een factuur soms niet verwerkt kan worden in Exact Globe?
Het komt wel eens voor dat een factuur in Exact Globe niet verwerkt kan worden. Dit kan verschillende oorzaken hebben.
- De factuur kan niet afgedrukt worden in Exact Globe, doordat de printer offline is. (Zie voor het aanmaken en koppelen van een NULL printer in Exact Globe)
U krijgt een foutmelding bij het verwerken van de factuur in Exact Globe. In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de support afdeling van Exact of uw Exact partner. Wanneer de factuur niet handmatig verwerkt kan worden in Exact Globe, kan dit ook niet vanuit QicsTime.
Mocht het toch nog voorkomen dat u een foutmelding krijgt bij het exporteren van een factuur, die u niet zelf op kunt lossen, neemt u dan contact op met onze supportafdeling via de mail support@qics.nl.
Opmerkingen