QicsTime Jaarovergang

Om de jaarovergang goed te laten verlopen, moeten er aanpassingen in QicsTime worden gedaan. Graag leggen wij u uit hoe u eenvoudig factuurnummers aanpast, een nieuw boekjaar aanmaakt en projecten kopieert naar het nieuwe jaar.

Factuurnummering aanpassen

Werkt u met QicsTime Stand-Alone of met QicsTime gekoppeld aan Twinfield of Exact Online?  

1. Open QicsTime Management.
2. Ga naar [Systeem / Algemene Instellingen / tabblad Divisies en Administraties / dubbelklik op de Divisie / tabblad Exporteren].
3. Pas bij [Start factuurnr.] het factuurnummer aan.   

Werkt u met QicsTime gekoppeld aan Exact Globe? 

1. Open Exact Globe.
2. Ga naar [Systeem / Instellingen / Factuurinstellingen].
3. Staat de [Factuurcode dagboek koppeling] aan?
   Met deze optie wordt het factuurnummer bepaald door het eerstkomende boekstuknummer van het dagboek dat is gekoppeld aan de gebruikte factuurcode. Tevens wordt de factuur gejournaliseerd in het verkoopdagboek dat is gekoppeld aan de factuurcode. 
4. Als het antwoord op vraag 3 “Ja” is:
   Ga naar [Systeem / Dagboeken / Verkoopboek / tabblad Nummering]. Geef hier per boekjaar onder [Boekstuknummer] het gewenste start factuurnummer in. Mocht 2016 er niet bijstaan, maak dan eerst het boekjaar aan in de [Periode-datumtabel] in Globe. 
5. Als het antwoord op vraag 3 “Nee” is:
   Ga naar [Systeem / Instellingen / Factuurnummer]. Geef hier het factuurnummer in.

Nieuw boekjaar aanmaken

Werkt u met QicsTime Stand-Alone?

U hoeft geen nieuw boekjaar aan te maken. Zodra u uren geboekt heeft in het nieuwe jaar, is het jaar beschikbaar in de rapportages en bij het accorderen van de uren. 

Werkt u met QicsTime gekoppeld aan Exact Globe? 

1. Open Exact Globe.
2. Ga naar [Systeem / Algemene Instellingen / klik op de kalender achter Periode-Datumtabel / klik op Nieuw].
3. Vul de begin- en einddatum in per maand of klik op [Genereren]. U kunt nu op basis van het afgelopen jaar een nieuw jaar genereren.
4. Kies voor [kopiëren] en geef het [Bron] boekjaar op.
5. Let op: bij [Bewaren] vraagt Exact Globe of u 10 jaar voor en na de huidige periode automatisch boekjaren wilt generen. Als u dit niet wilt, kunt u [Genereren] uitvinken.
6. Zet het [Perioden sluiten]-vinkje uit, als u wilt dat alle perioden voor 2016 geopend worden.

Projecten kopiëren

Werkt u met QicsTime gekoppeld aan Exact Globe of Synergy Classic, Synergy Enterprise (vanaf QicsTime versie 3.7.28)?

Een project kan in één keer naar alle of een aantal klanten gekopieerd worden. U kunt er ook voor kiezen om een project binnen een klant te kopiëren. Als u met Exact Synergy of Exact Globe werkt, maakt u normaal gesproken altijd het project aan in Exact. Dit wordt vervolgens automatisch met QicsTime gesynchroniseerd. Bij het kopiëren van projecten werkt het anders. Het project wordt automatisch door QicsTime in Exact Globe of Exact Synergy aangemaakt. 

Zo kopieert u projecten binnen QicsTime: 

1. Open QicsTime Management.
2. Ga naar [Stamgegevens / Projecten].
3. Selecteer één of meerdere projecten.
4. Klik op uw rechtermuisknop en kies voor [Kopiëren].
5. Het scherm [Kopieer projecten] wordt nu geopend.

Bij het kopiëren van een project, heeft u verschillende opties: 

Type kopieeractie:  

• [Kopieer project binnen één klant] - Als u meerdere projecten van één klant selecteert, wordt deze optie automatisch aangevinkt. Als u één project selecteert, kunt u deze optie aanvinken om het project voor dezelfde klant te kopiëren. 
• [Kopieer project naar meerdere (geselecteerde) klanten] - Als u één project selecteert, kunt u deze optie aanvinken om het project naar andere klanten te kopiëren.

 Projectnaam:

• [Gebruik altijd] - Geef hier een naam in voor de te kopiëren projecten.
• [Neem naam over van oorspronkelijk project] - Zo neemt u de bestaande naam van het project over.
• [Vervang] - Vul het deel van de projectnaam in dat u wilt vervangen.
• [Door] - Vul het nieuwe gedeelte van de projectnaam in.

Projectnummers:

• [<klantnummer>.in te geven nummer] - Met deze optie wordt er automatisch een projectnummer gegenereerd met het klantnummer, gevolgd door het nummer dat u bij [Nummer] ingeeft.
• [In te geven nummer.<klantnummer>] - Met deze optie wordt er automatisch een projectnummer gegenereerd met het projectnummer dat u bij [Nummer] ingeeft, gevolgd door het klantnummer.
• [Oplopend nummeren vanaf] - Met deze optie wordt er automatisch een projectnummer gegenereerd. Het eerste project krijgt het nummer dat u hier ingeeft en vervolgens wordt het met 1 opgehoogd.
• [Nummer overslaan indien in gebruik] - Met deze optie wordt bij het toekennen van de projectnummers rekening gehouden met bestaande projectnummers. Hierdoor kan er tijdens het kopiëren niet een dubbel nummer worden aangemaakt.

Projectmanager:

• [Neem manager over van project] - Met deze optie wordt aan alle projecten de projectmanager van het te kopiëren project gekoppeld.
  Let op! Wanneer u meerdere projecten met verschillende managers kopieert, zal de manager van het laatst geselecteerde project gekoppeld worden.
• [Neem manager over van klant] - Met deze optie wordt aan alle projecten de klantmanager (van de klant van het te kopiëren project) als projectmanager gekoppeld.

Start/Einddatum: 

• [Startdatum] - In Exact Synergy hebben projecten een begin- en een einddatum. Hier geeft u de begindatum van het project in Exact Globe aan.
• [Einddatum] - In Exact Synergy hebben projecten een begin- en een einddatum. Hier geeft u de einddatum van het project in Exact Globe aan.
• [Contracten en termijnen verschuiven] - Bij het kopiëren van een vast project worden ook alle termijnen en contracten gekopieerd. Wanneer u een project van een voorgaand jaar kopieert, dan kunt u ervoor kiezen om de termijnen wel te kopiëren, maar allemaal 1 jaar te verschuiven.
• [Aantal maanden] - Geef hier het aantal maanden in dat u de termijn wilt verschuiven.

Kostenplaats:

Bij het kopiëren van projecten kiest u uit de onderstaande opties welke kostenplaats gebruikt moet worden:

• [Kostenplaats overnemen van project] - Gebruik de kostenplaats die gekoppeld is aan het project dat u gebruikt om te kopiëren.
• [Kostenplaats overnemen van manager] - Gebruik de kostenplaats die gekoppeld is aan de manager (medewerker) van het project dat u gebruikt om te kopiëren;
• [Kostenplaats overnemen van klant/divisie] - Gebruik de kostenplaats van de klant van het project dat u gebruikt om te kopiëren.
• [Kostenplaats] - Selecteer een kostenplaats uit de lijst.
• [Geen kostenplaats kopiëren] - Koppel geen kostenplaats aan het project.

Foutmeldingen:

• [Betreffende projecten overslaan en doorgaan] - Met deze optie geeft u aan dat u bij een foutmelding bij het kopiëren van een project het betreffende project wilt overslaan;
• [Kopieerproces stoppen] - Met deze optie geeft u aan dat u bij een foutmelding wilt stoppen met het kopiëren van de projecten.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan tijdig contact op met onze supportafdeling. Als u graag wilt dat een consultant meekijkt (met TeamViewer), dan kunnen we dat voor u inplannen. Maar let op: er is sprake van beperkte beschikbaarheid.