Facturen bewerken

QicsTime biedt uitgebreide mogelijkheden voor het verzorgen van de facturatie. Tijdens de facturatieperiode komen er regelmatig vragen binnen over de vele mogelijkheden bij het bewerken van een factuurvoorstel. De facturatie is immers zo flexibel, dat het soms moeilijk kiezen is welke bewerking het meest geschikt is en wat de gevolgen hiervan zijn.

Hieronder kunt u zien hoe u kunt handelen wanneer uren op een verkeerd project zijn geboekt, uren op een verkeerde klant zijn geboekt en wanneer twee projecten op één factuur staan.

 

Verkeerd project

Bij het openen van het factuurvoorstel komt u erachter dat een medewerker zijn uren op een verkeerd project geboekt heeft. Er zijn verschillende manieren waarop u deze fout kunt corrigeren.

1. De originele urenboeking door de medewerker laten aanpassen;
2. Terugdraaien en overboeken naar een ander project;
3. Project in het factuurvoorstel aanpassen.

 

Ad 1) De originele urenboeking door de medewerker aan laten passen.

Deze oplossing kost meer tijd, maar is wel de meest structurele oplossing. De medewerker moet zelf zijn fout corrigeren. In het vervolg denkt hij beter na bij het boeken van zijn uren en toekomstige fouten worden mogelijk voorkomen.

1. Draai de factuurregels die verkeerd zijn terug (selecteer de regels/rechtermuisknop terugdraaien). Wanneer de hele factuur fout is, kunt u het hele factuurvoorstel terugdraaien (selecteer het factuurvoorstel in Overzicht Factuurvoorstellen / rechtermuisknop: Terugdraaien).
2. Ga naar Uren en Verschotten per Project. Filter het project, de periode en status ‘geaccordeerd’/klik op actualiseren.
3. U ziet nu alle geaccordeerde uren van het project door op het plusje voor de klantnaam te klikken.
4. Selecteer de foutieve regels en de-accordeer ze.
5. Informeer de medewerker dat de regels aangepast moeten worden.
6. Na het aanpassen accordeert u de uren opnieuw via uren en verschotten per project.
7. Genereer een nieuw factuurvoorstel.

Het voordeel van deze methode is dat de correctie in de bron gemaakt is. Alle rapportages m.b.t. de uren, het onderhandenwerk en de budgetten kloppen. Wanneer de aanpassing alleen op het factuurvoorstel gedaan wordt, dan klopt de productie-informatie niet meer.

 

Ad 2) Terugdraaien en overboeken naar een ander project.

Bij deze oplossing hoeft u niet te wachten op aanpassingen van de medewerker en kunt u de factuur eerder versturen. Moet de factuur er vandaag nog uit, dan kunt u ook zelf direct de aanpassing doen. De medewerker weet echter niet dat hij een fout heeft gemaakt en kan de fout de volgende keer weer maken.

U kunt deze methode alleen gebruiken bij het overboeken naar een ander project van dezelfde klant. Het is dus niet mogelijk op deze manier uren over te boeken naar een project van een andere klant.

1. Selecteer de regels die overgeboekt moeten worden naar een ander project / rechtermuisknop: “Terugdraaien en Overboeken naar een ander project”.
2. Wanneer u alle regels selecteert, wordt het hele factuurvoorstel teruggedraaid. Wanneer de overige regels wel goed zijn, kunt u de rest van het factuurvoorstel verder afhandelen.
3. U kunt nu een nieuw factuurvoorstel voor de aangepaste regels genereren.

Het voordeel van deze methode is dat de correctie eveneens in de bron gedaan is. Alle rapportages m.b.t. de uren, het onderhandenwerk en de budgetten kloppen. Wanneer de aanpassing alleen op het factuurvoorstel gedaan wordt, klopt de productie-informatie niet meer.

 

Ad 3) Project in het factuurvoorstel aanpassen.

De factuur moet er nu uit en u wilt de foutieve regels direct in het voorstel aanpassen, zonder hiervoor extra handelingen uit te voeren. Dit is een snelle methode waarbij de originele productie niet wordt aangepast. Er ontstaat een bijboeking op het ene project en een afboeking op het project waar de uren op geboekt waren. In de rapportages met betrekking tot geboekte uren staan de uren op het originele project.

U kunt het project in het factuurvoorstel als volgt aanpassen: Selecteer de foutieve regels / rechtermuisknop / aanpassen / project. Het project wordt nu voor alle geselecteerde regels aangepast.

 

Verkeerde klant

Bij het openen van het factuurvoorstel komt u er achter dat het project aan een verkeerde klant gekoppeld is. De factuur moet dus naar een andere klant verstuurd worden. Hierbij kunt u als volgt te werk gaan:

1. Factuurvoorstel terugdraaien en klant of factuurdebiteur gekoppeld aan het project in Synergy, Globe of QicsTime aanpassen;
2. Factuurdebiteur in het factuurvoorstel aanpassen.

 

Ad 1) Factuurvoorstel terugdraaien en klant of factuurdebiteur gekoppeld aan het project in Exact Synergy, Exact Globe of QicsTime aanpassen

Dit is de beste oplossing wanneer u wilt dat in het vervolg alle facturen van dit project naar de andere klant gaan.

1. Selecteer de factuur in Overzicht Voorstellen / rechtermuisknop: Terugdraaien.
2. Ga naar het project in Exact Globe of Exact Synergy en pas de klant aan.
3. Controleer of het vinkje “Synchroniseer met QicsTime” aan staat.
4. Ga naar QicsTime en controleer of de aanpassing is doorgevoerd. Wanneer QicsTime niet gekoppeld is aan Exact Synergy of Exact Globe kunt u de aanpassing direct in QicsTime doen.
5. Genereer het factuurvoorstel opnieuw.

 

Ad 2) Factuurdebiteur in het factuurvoorstel aanpassen.

Dit is de snelste oplossing als u de factuur eenmalig naar een andere klant wilt sturen.

1. Open het factuurvoorstel en selecteer een andere klant bij ‘Factuurdebiteur’.
2. De factuur zal nu aan de factuurdebiteur geadresseerd worden.
3. Bij facturen per klant ziet u de factuur terug bij de klant, maar ook bij de factuurdebiteur.

 

Twee projecten op een factuur

Bij het openen van het factuurvoorstel komt u er achter dat er twee projecten op één factuur staan. U wilt graag één factuur per project. U kunt het volgende doen.

1) Factuurvoorstel terugdraaien en verzamelen aanpassen;

2) Factuurregels overboeken naar een ander factuurvoorstel.

 

Ad 1) Factuurvoorstel terugdraaien en verzamelen aanpassen

Wanneer u ook in de toekomst één factuur per project wilt versturen, kunt u het beste voor deze optie kiezen.

1. Selecteer de factuur in Overzicht Voorstellen / rechtermuisknop: Terugdraaien.
2. Ga naar Stamgegevens / Klanten / tabblad Facturering en zet Verzamelen op ‘Ja’.
3. Ga naar Stamgegevens / Projecten. Per project kunt u een verzamelgroep aangeven. Wanneer u niets aangeeft komen alle projecten van deze klant op één factuur. Wanneer u bepaalde projecten bij elkaar op één factuur wilt, kunt u bij deze projecten dezelfde waarde invullen bij ‘Factuurverzamelgroep’. Alle projecten met dezelfde verzamelgroep komen op één factuur.
4. Genereer de factuurvoorstellen opnieuw.

 

Ad 2) Factuurregels overboeken naar een ander factuurvoorstel

Wilt u eenmalig een aparte factuur aanmaken voor bepaalde regels in de factuur, dan is dit de snelste oplossing.

1. Open het factuurvoorstel en selecteer de regels die u in een ander voorstel wilt hebben / rechtermuisknop: “Naar nieuw ander voorstel”.
2. Kies voor ander voorstel. De klant en het project uit de oorspronkelijke factuurregels zijn al geselecteerd. Indien gewenst kunt u ook een andere klant / project selecteren.
3. Klik op Ok.
4. In het oorspronkelijke factuurvoorstel zijn de regels afgeboekt.
5. Er is een nieuw factuurvoorstel aangemaakt.

Onder de optie ‘naar nieuw ander voorstel ’ heeft u nog meer mogelijkheden.

1. Maak nog een voorstel aan voor de huidige klant project combinatie. U krijgt dan een ander voorstel voor de geselecteerde regels met dezelfde klant / project als in het oorspronkelijke factuurvoorstel.
2. Nieuw voorstel andere klant: selecteer de gewenste klant- en projectcombinatie. U krijgt dan een ander factuurvoorstel voor een nieuwe klant/nieuw project. Deze optie resulteert in een bijboeking op het nieuwe project en een afboeking op het oorspronkelijke project. De productie wordt bij deze optie niet aangepast.