OHW met facturatie-uitzonderingen

Onderhandenwerk (OHW) in QicsTime kunnen worden verwerkt in verschillende situaties. Speciaal voor alle key-users die bij de facturatie betrokken zijn en degenen die verantwoordelijk zijn voor de rapportages gaan we in hieronder dieper in op deze verwerking van OHW.

 

In QicsTime wordt het Onderhanden werk (OHW) berekend volgens de volgende formule:

 

 

De OHW berekening wordt gemaakt op twee momenten:

Regelmatig komen er bij ons vragen binnen over de verwerking van bepaalde scenario’s. Hieronder staat een verduidelijking van de verwerking van verschillende facturatie-acties in het OHW.

 

In QicsTime Management bij Rapportages heeft u de beschikking over zes OHW rapporten. Deze rapporten geven u inzicht in wat er nog gefactureerd zou kunnen worden. Aan het begin van een nieuw project, ziet het OHW overzicht van een project er als volgt uit:

 

 

Stel u heeft een productie van 1 uur a € 100
De uren zijn geaccordeerd. Hierdoor wordt de kolom productie in het OHW overzicht gevuld:

 

 

Vervolgens gaat u de helft van dit bedrag afboeken, maar het voorstel blijft nog in Overzicht voorstellen staan omdat u nog geen goedkeuring heeft van de Projectmanager om dit voorstel daadwerkelijk te factureren. Het OHW overzicht blijft dan ongewijzigd, ondanks de aanpassingen in het factuurvoorstel. De OHW berekening wordt immers alleen ingeschakeld na een accorderingsactie. Het OHW is nog exact hetzelfde als hiervoor:

 

 

Op een bepaald moment mag het voorstel geaccordeerd worden, het OHW wijzigt nu wel:

 

In de volgende maand heeft u nog eens 9 uur a € 70

 

 

Let op, de OHW begin stand in een maand is de eindstand van de vorige maand. Vorige maand hadden we van de € 100 slechts de helft gefactureerd, maar we hadden de andere helft afgeboekt. Hierdoor blijft er niets over om te factureren in de volgende periode en is de OHW eindstand 0 in maand 1 = beginstand maand 2.

Er wordt besloten om de 1/3 nu te factureren en de rest pas volgende maand. Hiervoor wordt de functionaliteit “Doorschuiven naar volgende maand” gebruikt. Na het accorderen van het voorstel ziet dat er als volgt uit:

 

 

In maand 3 blijkt dat de klant naast de uren ook een vast bedrag gefactureerd gaat krijgen voor een speciaal project. Dit bedrag is € 250 per maand. Hiervoor worden een nieuw project en termijnen aangemaakt, die per maand geaccordeerd worden in QicsTime Management bij Productie / Termijnen en Voorschotten. Er zijn deze maand geen uren gemaakt.

 

Na accorderen van de termijn ziet u in het OHW:

 

Mnd	OHW begin	Doorgeschoven	Productie	Bij	Af	Door	Factuur	OHW Eind
1	0	0	100	0	50	0	50	0
2	0	0	630	0	0	420	210	420
3	420	420	250	0	0	0	0	670

Let op, de OHW beginstand in een maand is de eindstand van de vorige maand. Vorige maand is slechts de helft gefactureerd en de andere helft doorgeschoven. Hierdoor blijft er € 420 over om te factureren in deze periode, maand 3. In de kolom Doorgeschoven ziet u eveneens welk bedrag uit de vorige periode komt.

 

Tijdens het factureren komt er naar voren dat er toch een uur geschreven is.Termijnen kunnen alleen worden aangemaakt op een vast project. De tijd die verantwoord moet worden, wordt ook op het vaste project geschreven. Terecht, op deze wijze houden we productie en facturatie bij elkaar. QicsTime gaat er echter van uit dat uren geschreven op een vast project, niet op een factuurvoorstel hoeven te komen. Niet de daadwerkelijk geschreven uren, maar het vaste bedrag = de prijsafspraak = de termijn wordt in plaats daarvan gefactureerd. Na het boeken en accorderen van 1 uur a € 100 is het OHW overzicht dus ongewijzigd.

 

De termijn van het vaste project en de uren van het nacalculatieproject worden nu volledig uitgefactureerd:

 

 

Hiermee komt de eindstand aan het eind van maand 3 weer op 0 te staan. Alle productie is uitgefactureerd.

 

Er zijn vele mogelijkheden voor het bewerken van de factuur. Namelijk overboeken; doorschuiven naar volgende maand, maar ook naar volgende factuur; afboeken; bijboeken; verrekening; verdisconteren; terugdraaien en omboeken naar een ander project. Daarnaast heeft u de mogelijkheden nacalculatie en service of vast en meerwerk.