Hoe maak ik een nieuw bedrijf aan?

• Ga naar [Organisatie] -> [Bedrijven].
• Klik op [Nieuw].

Algemeen

• Vul de naam van het bedrijf, de bedrijfscode en de te gebruiken valuta in. Hoe factureer ik een project in vreemde valuta?
• Upload een logo via [Logo].
  Dit komt op de factuurlay-out te staan, op de plek waar uw QicsMilestones-consultant plek voor een logo heeft gemaakt. Het formaat, de positie en andere eigenschappen die in de factuurlay-out vastgelegd zijn, worden bewaard. Het logo moet in .bmp-, .jpg- of .png-formaat zijn en mag maximaal 10 MB groot zijn. 
• Voer de overige gegevens in, zoals onder meer [IBAN] en [BTW nummer]
• Vul de [Instantie identificatie] en het [Identificatienummer] in.
• Klik op [OK] om uw wijzigingen op te slaan of klik op [OK en nieuwe] om op te slaan en tevens nog een nieuw bedrijf aan te maken.
• Stel als laatste in op welk moment in het proces klanten of projecten niet actief mogen worden gemaakt.

Adres

• Vul hier de adresgegevens van het bedrijf.

Facturatie

• Geef bij [Taal] uw gewenste taal aan. 
• Selecteer bij [Factuurlay-out] een factuurlay-out. (Zie: Factuurlay-outs)
• Voer bij [Voorvoegsel factuurnummer] een voorvoegsel voor de factuurnummers in en stel in hoeveel tekens het factuurnummer maximaal mag hebben. 
• Klik op [Zet de teller terug] als u hier het eerstvolgende factuurnummer wilt zien. Of geef handmatig aan welk nummer de eerstvolgende factuur moet krijgen.
• Kies [UBL] aan als u een factuur in UBL-formaat wilt versturen.
  Met een XSLT-bestand kunt u de standaard UBL van QicsMilestones 'omvormen' naar een XML-formaat naar keuze. Raadpleeg uw consultant als u van deze optie gebruik wilt maken.    
• Vink [Voeg facturen samen] aan als u wilt dat meerdere projecten van eenzelfde klant op één factuur terecht komen. Op klantniveau kunt u van deze instelling afwijken. 
• Geef bij [Prijsindex] aan met hoeveel procent de prijs van contracten jaarlijks geïndexeerd moet worden.
  Dit is de prijsindexering op bedrijfsniveau. U kunt ook prijsindexeringen op klantniveau aangeven. Als u dat niet doet, wordt de prijsindexering op bedrijfsniveau gebruikt.
• Geef bij [Afronden van btw-bedragen] aan of de btw voor of na de som moet worden afgerond.
  [Afronden voor de som] houdt in dat de btw-bedragen en de totaalbedragen op elke factuurregel afgerond worden. De waarde onderaan de regels is dan een som van de afgeronde totaalwaardes.
  [Afronden na de som] houdt in dat de btw-bedragen en totaalbedragen niet worden afgerond op factuurregelniveau, maar dat er afgerond wordt op het totaalbedrag onder de streep.
• Selecteer bij [Onze referentie] of hier de projectcode, de projectnaam of de projectmanager wordt weergegeven. Dit veld kunt u ook leeg laten.
• Geef bij [Standaardinstelling versturen facturen] aan hoe u de meeste facturen verstuurd. Handmatig (geprint en per post), per e-mail, of via een digitale provider.
• Geef bij [E-mail verzender] het e-mailadres op van waaruit de facturen naar relaties worden verstuurd. 
• Vul bij [E-mailadres BCC] het e-mailadres van de persoon (of afdeling) die een ‘blinde’ kopie van de mail moet ontvangen. Dit houdt in dat het voor de hoofdontvanger van de mail niet zichtbaar is dat deze persoon (of afdeling) ook een kopie heeft ontvangen.
• Selecteer bij [E-mail sjabloon] of u gebruik wilt maken van de default e-mailsjabloon of een aangepast e-mailsjabloon. Voor meer informatie zie:
  Wat is een e-mailsjabloon en waarom is het handig?
  Hoe maak ik een e-mailsjabloon?
  Hoe bewerk ik een e-mailsjabloon?

Als u met meerdere bedrijven/divisies werkt, selecteer dan boven in beeld het bedrijf waarmee u op dat moment wilt werken. Een project is altijd aan één bedrijf gekoppeld. De instellingen voor deze objecten kunnen per bedrijf verschillen. Als u van bedrijf wisselt, ziet u de instellingen zoals die voor het geselecteerde bedrijf gelden.