Wanneer u door uw QicsTime consultant een maatwerklay-out heeft laten ontwikkelen voor uw organisatie voor een factuur, proeffactuur of factuurvoorstel, kan het zijn dat u via de mail bestanden ontvangt.
Om met de nieuwe of gewijzigde lay-out te kunnen werken, moet u deze bestanden koppelen in QicsTime Management.
De bestanden met de extensie ‘rpt’ zijn de rapporten zelf. De bestanden met de extensie ‘txt’ bevatten de query waarmee de benodigde gegevens uit de database worden opgehaald.
Heeft u alleen een rpt-bestand ontvangen, dan kunt u de bestaande query gebruiken. Hoe u dit kunt doen, leest u onder 2.
U heeft een mail ontvangen met daarin een rpt-bestand en een txt-bestand.
U kunt de bestanden opslaan op het netwerk. Geef de bestanden een plaats waar iedereen die betrokken is bij de facturatie bij kan.
Start de QicsTime Management applicatie.
Ga naar Systeem > Factuurlay-outs.
Er zijn drie lay-outtypen, namelijk ‘ Factuur’, ‘Proeffactuur’ en ‘Factuurvoorstel’.
U kunt een bestaand lay-outtype aanpassen door er op te dubbelklikken. U kunt ook een nieuw lay-outtype aanmaken door op uw rechtermuis te klikken en te kiezen voor ‘Nieuw’.
Geef de lay-out een naam bij omschrijving.
Selecteer het type lay-out.
Door op het mapje achter ‘Locatie’ te klikken, kunt u naar het bestand (dat u zojuist op het netwerk heeft opgeslagen) bladeren. Koppel hier het rpt-bestand. Wanneer u geen twee verschillende lay-outs heeft voor Nederlands en Engels, kunt u op beide locaties dezelfde lay-out koppelen.
Open het txt-bestand met ‘Notepad’ (Kladblok) en kopieer de tekst.
Plak de tekst in het veld ‘SQL Query’.
U kunt nu de lay-out opslaan.
Wilt u dat deze lay-out de standaard is voor het afdrukken van facturen of factuurvoorstellen? Ga dan naar Systeem > Algemene Instellingen > tabblad Algemeen > rechtsonder in het scherm kunt u aangeven welke lay-outs u als standaard wilt gebruiken.
Wilt u deze lay-out niet standaard gebruiken, maar bijvoorbeeld alleen bij bepaalde klanten of projecten, dan kunt u de lay-out koppelen op klant of project niveau bij ‘Stamgegevens’.
U heeft een mail ontvangen met daarin een rpt-bestand.
U kunt de bestanden opslaan op het netwerk. Geef de bestanden een plaats waar iedereen die betrokken is bij de facturatie bij kan.
Start de QicsTime Management-applicatie.
Ga naar Systeem > Factuur lay-outs.
Er zijn drie lay-outtypen, namelijk ‘ Factuur’, ‘Proeffactuur’ en 'Factuurvoorstel’.
U kunt een bestaand lay-outtype aanpassen door er op te dubbelklikken. U kunt ook een nieuw lay-outtype aanmaken door op uw rechtermuis te klikken en te kiezen voor ‘Nieuw’.
Geef de lay-out een naam bij omschrijving.
Selecteer het type lay-out.
Door op het mapje achter ‘Locatie’ te klikken kunt u naar het bestand (dat u zojuist op het netwerk heeft opgeslagen) bladeren. Koppel hier het rpt-bestand. Wanneer u geen twee verschillende lay-outs heeft voor Nederlands en Engels, kunt u op beide locaties dezelfde lay-out koppelen.
Kopieer de tekst uit het veld SQL Query van één van de bestaande lay-outs van het zelfde type.
Plak de tekst in het veld ‘SQL Query’.
U kunt nu de lay-out opslaan.
Wilt u dat deze lay-out de standaard is voor het afdrukken van facturen of factuurvoorstellen? Ga dan naar Systeem > Algemene Instellingen > tabblad algemeen > Rechtsonder in het scherm kunt u aangeven welke lay-outs u als standaard wilt gebruiken.
Wilt u deze lay-out niet standaard gebruiken, maar bijvoorbeeld alleen bij bepaalde klanten of projecten, dan kunt u de lay-out koppelen op klant- of projectniveau bij ‘Stamgegevens’.
Opmerkingen