Zo maakt u een contract aan in QicsTime:
Selecteer het tabblad ‘Contracten’.
In dit scherm kunt u ervoor zorgen dat er op basis van een contract automatisch voorschotten gegenereerd worden. U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld jaarlijks of maandelijks dezelfde factuur naar klanten stuurt.
Het invullen van de velden:
Startdatum:
Hier geeft u in vanaf wanneer het contract ingaat (het voorschot zal aangemaakt worden in de maand waarop het contract ingaat).
Einddatum:
Indien u vooraf de einddatum weet, kunt u die vast instellen. Is het een contract dat onbeperkt doorloopt (totdat het opgezegd wordt), dan vult u hier nog geen einddatum in door het vinkje uit te zetten. Wanneer een contract opgezegd wordt, kunt u altijd achteraf nog de einddatum invoeren. De voorschotten die al gegenereerd zijn na de einddatum worden dan vanzelf verwijderd.
Interval:
Bij een interval van 1 zal er maandelijks een factuur gegenereerd worden. Bij een interval van 12 zal er één keer per jaar een factuur gegenereerd worden.
Herinneringstermijn:
Dit is het aantal maanden voor het aflopen van het laatst gegenereerde voorschot dat u een signaal krijgt om nieuwe voorschotten te genereren.
Aantal:
Hier geeft u het aantal in dat u wilt factureren.
Bedrag:
Hier geeft u het bedrag in dat u wilt factureren.
Artikel:
Hier selecteert u het artikel waar de omzet op moet komen. Voor meer informatie over deze artikelen, zie Hoofdstuk 2.3. Artikelen Aanmaken.
Omschrijving:
Hier kunt u een extra omschrijving voor op de factuur ingeven.
Factuurtekst:
Met behulp van de %-tekens kunt u een variabele maand, jaar, begin- of einddatum ingeven.
|
Voorbeeld van het werken met contracten: U heeft een contract met begindatum 1-5-2005. De einddatum is nog niet bekend. U heeft een interval van 12 ingegeven, dus één factuur per jaar. Dan vult u bij factuurtekst het volgende in: Voorschot %JAAR% Op de factuur in 2005 zal dan komen te staan: Voorschot 2005 Op de factuur in 2006 zal dan komen te staan: Voorschot 2006 Enz. Klik tot slot op de OK-button. U bent nu weer in het tabblad ‘Contracten’. Klik op de button ‘Opslaan’ om het contract te bewaren. Wanneer u nu kijkt op het tabblad ‘Voorschotten’, dan ziet u dat er automatisch voorschotten zijn gegenereerd. |
Opmerkingen