* Het aanmaken van contracten

Zo maakt u een contract aan in QicsTime.

Selecteer het tabblad ‘Contracten’.

In dit scherm kunt u ervoor zorgen dat er op basis van een contract automatisch termijnen gegenereerd worden. U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld jaarlijks of maandelijks dezelfde factuur naar klanten stuurt.

Het invullen van de velden.

Startdatum:

Hier geeft u in vanaf wanneer het contract ingaat (de termijn zal aangemaakt worden in de maand waarop het contract in gaat).

Einddatum:

Indien u vooraf de einddatum weet, kunt u die vast instellen. Is het een contract dat onbeperkt doorloopt (totdat het opgezegd wordt), dan vult u hier nog geen einddatum in door het vinkje uit te zetten. Wanneer een contract opgezegd wordt, kunt u altijd achteraf nog de einddatum invoeren. De termijnen die al gegenereerd zijn na de einddatum worden dan vanzelf verwijderd.

Interval:

Bij een interval van 1 zal er maandelijks een factuur gegenereerd worden. Bij een interval van 12 zal er één keer per jaar een factuur gegenereerd worden.

Herinneringstermijn:

Dit is het aantal maanden voor het aflopen van de laatst gegenereerde termijn dat u een signaal krijgt om nieuwe termijnen te genereren.

Aantal:

Hier geeft u het aantal in dat u wilt factureren.

Bedrag:

Hier geeft u het bedrag in dat u wilt factureren.

Voorbeeld van het werken met contracten: Voorbeeld: U wilt een klant elke 3 maanden een bedrag van € 100 factureren. Dit bedrag bestaat uit 2 keer € 50, zijnde ieder 2 onderdelen van het totale abonnement.  Bij interval vult u ‘3’ in. Bij aantal vult u ‘2’ in. Bij bedrag vult u ‘50’, het totaalbedrag wordt automatisch gevuld met ‘100’.

Artikel:

Hier selecteert u het artikel waar de omzet op moet komen. Voor meer informatie over deze artikelen, zie Hoofdstuk 2.3. Artikelen Aanmaken.

Omschrijving:

Hier kunt een extra omschrijving ingeven en zichtbaar krijgen op de factuur.

Factuurtekst:

Met behulp van de %-tekens kunt u een variabele maand, jaar, begin- of einddatum ingeven.

Voorbeeld van het werken met contracten: U hebt een contract met begindatum 1-5-2005, De einddatum is nog niet bekend. U hebt een interval van 12 ingegeven, dus 1 factuur per jaar. Dan vult u bij factuurtekst het volgende in: Onderhoudscontract van %BEGINDATUM% t/m %EINDDATUM% Op de factuur in 2005 zal dan komen te staan: Onderhoudscontract van 1-5-2005 t/m 30-4-2006. Op de factuur in 2006 zal dan komen te staan: Onderhoudscontract van 1-5-2006 t/m 30-4-2007. Enz.…. Klik tot slot op de OK-button. U bent nu weer in het tabblad ‘Contracten’. Klik op de button ‘Opslaan’ om het contract te bewaren. Wanneer u nu kijkt op het tabblad ‘Termijnbedragen’, dan ziet u dat er automatisch termijnen zijn gegenereerd.