Overzicht voorstellen

Overzicht van de factuurvoorstellen die u heeft gegenereerd opvragen via het volgende menupad in QicsTime:

Factureren > Overzicht voorstellen

Nadat u de facturen heeft gegenereerd, kunt u de factuurvoorstellen gaan controleren bij het overzicht voorstellen.

Hier ziet u alle factuurvoorstellen die klaarstaan per divisie.

Onder het snelmenu van uw rechtermuisknop heeft u de volgende opties:

Bewerken:

U ziet nu een overzicht van alle factuurregels. Per regel heeft u onder het snelmenu van uw rechtermuisknop de volgende opties:

Nieuw factuurvoorstel:

Met deze optie kunt u zelf een factuurvoorstel aanmaken zonder dat er uren of termijnen aan ten grondslag liggen. Het bedrag dat u factureert zal dan wel als bijboeking in het OHW opgenomen worden.

Aanmaken verzoek:

Wanneer u gebruik maakt van QicsTime in combinatie met Synergy kunt met deze optie een Synergyverzoek aanmaken met als bijlage het factuurvoorstel in PDF-formaat.

Accorderen:

Met deze optie kunt u de factuur goedkeuren. De factuur is nu terug te vinden in het overzicht te exporteren.

Terugdraaien:

Met deze optie kunt u de factuur terugdraaien. De uren komen weer tevoorschijn, wanneer u de volgende keer facturen gaat genereren.

Afboeken:

Met deze optie kunt u het hele voorstel of de selectie van voorstellen in één keer volledig afboeken.

 

Let op: wanneer u het voorstel vervolgens heeft geaccordeerd kunt u dit niet meer terugdraaien. Met een afboeking geeft u aan dat dit bedrag niet meer gefactureerd kan worden.

Aanpassen:

Met deze optie kunt u de factuurdatum, OHW datum en/of factuurtekst van het voorstel of de selectie van voorstellen aanpassen. 

Controleer gegevens voor export:

Deze optie kunt u gebruiken wanneer u bijvoorbeeld handmatig een aanpassing in een factuur heeft gedaan en wilt controleren of deze gegevens bekend zijn in Exact Globe. Deze tool kunt u ook gebruiken wanneer er problemen zijn bij de export om gedetailleerde informatie te krijgen over waar het probleem zich voordoet. 

Printen: 

• Print voorstel:

         Met deze optie kunt u een factuurvoorstel direct op de printer afdrukken.

• Schermvoorbeeld factuurvoorstel:

         Met deze optie kunt u een factuurvoorstel op uw scherm opvragen.

• Print proeffactuur: 

         Met deze optie kunt u een proeffactuur op de printer afdrukken.

• Schermvoorbeeld proeffactuur: 

         Met deze optie kunt u een proeffactuur op uw scherm opvragen.

• Printoverzicht:

         Met deze optie kunt u een lijst van de factuurvoorstellen afdrukken.

Exporteer naar Excel:

Met deze optie kunt u een lijst van de factuurvoorstellen naar Excel exporteren.

Refresh:

Hiermee kunt u de gegevens op de pagina vernieuwen.

Door voor ‘Bewerken’ te kiezen, opent u het factuurvoorstel.

Tabblad ‘Factuurkop’:

Algemene informatie:

Klant:

Hier ziet u aan welke debiteur het factuurvoorstel gekoppeld is.

Factuurdebiteur:

Hier kunt u eventueel een afwijkende factuurdebiteur koppelen.

Type:

Hier kunt u zien of het een debet of creditfactuur betreft.

OHW Datum:

Hier kunt u de OHW datum voor QicsTime aanpassen.

Factuurdatum:

Hier kunt u de factuurdatum (ook in Exact Globe) aanpassen.

Factuurtekst:

Hier kunt u een aanvullende factuurtekst invoeren. Dit veld moet dan wel in uw lay-out zijn opgenomen.

Referentie:

Hier kunt u een referentie voor op de factuur invoeren. Dit veld moet dan wel in uw lay-out zijn opgenomen.

Totalen per factuur:

Hier kunt u de totalen per factuur, per project, per project inclusief budgetten, per medewerker en per artikel van de factuur zien.

Factuurregels:

Hier ziet u alle factuurregels die voor deze factuur gegenereerd zijn.

Per factuurregel worden de volgende kolommen standaard weergegeven:

Herkomst:

Hier kunt u zien waar de regel vandaan komt; uit de uren, verschotten, termijnen, voorschotten of een handmatige regel.

Status:

Hier kunt u zien welke status de factuurregel heeft: normaal, doorgeschoven, afgeboekt.

Op datum:

Hier kunt u zien op welke datum de boeking gemaakt is.

Medewerker:

Hier kunt u zien op naam van welke medewerker de boeking gemaakt is.

Project:

Hier kunt u zien op welk project de boeking gemaakt is.

Artikel:

Hier kunt u zien op welk artikel de boeking gemaakt is.

Aantal:

Hier kunt u zien hoeveel uren of stuks er geboekt zijn.

Prijs:

Hier kunt u de prijs zien.

Totaal:

Hier kunt u het totaalbedrag van de regel zien.

Valuta:

Hier kunt u zien in welke valuta de factuurregel geboekt is.

Oorspronkelijk totaal:

Bij een bij- of afboeking kunt u zien wat het oorspronkelijk bedrag van deze regel was.

Groepering:

Hier kunt u zien welke groepering aan de regel meegegeven is. Voor meer informatie over het werken met groeperingen zie Hoofdstuk 14.2.4. Factuurregels groeperen.

Omschrijving:

Hier kunt u zien welke extra omschrijving van de werkzaamheden er geboekt is.

Opmerking:

Hier kunt u zien of er een opmerking in het detailscherm van de urenboeking gemaakt is.

Reden bij- of afboeking:

Hier kunt u zien welke reden voor een bij- of afboeking opgegeven is. Voor meer informatie over redenen bij- en afboekingen zie Hoofdstuk 10.8. Redenen bij- en afboeken.

Factuurregels doorgeschoven naar volgende factuur of maand:

Hier ziet u de regels uit het factuurvoorstel die u heeft doorgeschoven. U kunt vanuit dit scherm de regels weer terugzetten via uw rechtermuisknop menu en de optie ‘regel normaal factureren’.

De kolommen die in dit overzicht getoond worden zijn hetzelfde als die van factuurregels zoals hierboven beschreven.

Tabblad ’Grondslagen’:

In dit overzicht ziet u op welke uren en verschotboekingen de factuurregels gebaseerd waren.

Tabblad ‘Overige gegevens’:

In dit overzicht ziet u na export o.a. het Exact factuurnummer, de datum waarop de factuur geaccordeerd en geëxporteerd is.

Tabblad ‘Acties’:

In dit overzicht ziet u wanneer een factuurvoorstel geaccordeerd en/of geëxporteerd is en door wie.

Onder het snelmenu van uw rechtermuisknop heeft u de volgende opties:

Nieuwe regel:

U kunt een nieuwe regel aan de factuur toevoegen waarbij u de gegevens zelf handmatig kunt invoeren.

Nieuwe voorschotregel:

Met het aanmaken van een nieuwe voorschotregel kunt u een voorschot nemen op de uren van de volgende periode. De volgende keer dat u facturen gaat genereren, komen deze uren negatief in uw factuurvoorstel terug. De uren komen niet als bijgeboekt in uw onderhandenwerkoverzicht terug.

Verdisconteren:

Met deze optie kunt u automatisch een nieuwe regel aanmaken voor het verschil tussen het totaalbedrag van de geselecteerde regels en het door u ingegeven bedrag.

 

Voorbeeld: U selecteert alle regels van het voorstel. In totaal is dit voor een bedrag van € 3.549, maar u wilt € 3.600 factureren. Het systeem maakt dan een regel aan voor het verschil. Hebben alle regels hetzelfde project, klant, medewerker, artikel combinatie, dan wordt deze gebruikt. Zijn alle regels verschillend, dan worden de gegevens uit de eerste regel gebruikt.

 

Bewerk regel:

Met deze optie opent u het detailscherm van de regel. U kunt nu de regel aanpassen.

Doorschuiven naar [maand] [jaar]:

Met deze optie schuift u de factuur door naar de volgende maand. De eerste keer dat u voor die maand facturen gaat genereren, komen de uren weer in een factuurvoorstel te staan.

Doorschuiven naar volgende factuur:

Deze optie is vergelijkbaar met terugdraaien. De regel wordt verwijderd, maar komt de volgende keer dat u gaat factureren weer op uw factuurvoorstel te staan.

Let op: dit geldt niet voor handmatig ingevoerde factuurregels; deze regels worden verwijderd!

Afboeken:

Met deze optie zorgt u ervoor dat de hele factuurregel niet gefactureerd wordt.

Bij de Algemene Instellingen in QicsTime kunt u instellen of invoeren van een opmerking bij afboeken verplicht is.

Regel normaal factureren:

Met deze optie past u de status van de factuurregel aan. Stel dat u heeft gekozen voor het afboeken van deze factuurregel, dan kunt u met deze optie de status weer op normaal zetten.

Terugdraaien:

Met de optie maakt u de laatste handeling, het genereren van de factuurregels, voor deze regel of de selectie van regels ongedaan. De eerstvolgende keer dat u factuurvoorstellen gaat genereren komen de factuurregels weer terug.

Terugdraaien en omboeken naar ander project:

Met deze optie worden de uren gedeaccordeerd en overgeboekt naar een andere klant of project; vervolgens weer geaccordeerd. Let op: hiermee wordt dus ook het tarief opnieuw opgehaald. U kunt nu weer een nieuw factuurvoorstel genereren. Kortom, u past de productie aan zonder dat u terug naar de weekstaat hoeft te gaan.

Verwijderen:

Met deze optie kunt u de regel of selectie van regels verwijderen. U kunt alleen handmatige regels die u zelf aangemaakt heeft verwijderen.

Aanpassen:

Met deze optie kunt u in één keer de waarde van een selectie van regels aanpassen. 

• Project
• Artikel
• Meerdere waarden

Naar nieuw/ander factuurvoorstel:

Met deze optie kunt u de regel verplaatsen naar een ander factuurvoorstel dat in overzicht voorstellen staat. Ook kunt u een nieuw voorstel voor deze factuurregel aanmaken of een nieuw voorstel met een andere klant/project aanmaken.

Zet regel terug naar oorspronkelijke waarden:

Met deze optie zet u de oorspronkelijke waarden van de factuurregel weer terug.

Zet reden bij- of afboeken:

Met deze optie kunt u een reden voor bij- of afboeken koppelen. Meer informatie hierover leest u in Hoofdstuk 10.8. Redenen bij- en afboeken.

Herberekenen toeslagen:

Wanneer u gebruik maakt van artikelen met een toeslag en u heeft één van de regels van deze factuur aangepast, dan kunt u zelf handmatig de toeslag herberekenen of dit door QicsTime laten doen.

Herbereken toeslagen (handmatige regels):

Heeft u zelf regels toegevoegd aan het factuurvoorstel en de artikelen, die u hierbij gebruikt heeft, (zijn toeslagartikelen), dan kunt u met deze optie het systeem de toeslagen laten berekenen.

Door dubbel te klikken met uw linkermuisknop op een factuurregel kunt u deze regel bewerken.

In dit scherm kunt u alle waarden m.b.t. deze factuurregel aanpassen. Bij de Algemene Instellingen in QicsTime kunt u instellen of invoeren van een opmerking bij af- of bijboeken verplicht is.