Ieder bedrijf heeft kostenbesparing hoog op de agenda staan. E-Billing levert een grote bijdrage aan deze besparingen doordat facturen niet meer per post, maar via e-mail worden verstuurd. U bespaart niet alleen op portokosten, maar ook op papiergebruik en handlingskosten. Een e-mail hoeft immers niet geprint, gevouwen en in een envelop gestoken te worden.
E-Billing is een geÏntegreerde module in QicsTime waarmee u facturen, in PDF formaat, per e-mail aan uw klanten kunt versturen.
Deze Supportnieuws gaat dieper in op dit onderwerp en is interessant voor de key-users van QicsTime die verantwoordelijk zijn voor de facturatie.
Iedere QicsTime gebruiker, die versie 3.6.2 of hoger gebruikt, kan kosten besparen door de facturen per e-mail te verzenden. In een aantal stappen, die hieronder worden beschreven, leggen wij u uit hoe u deze omzetting kunt realiseren.
Wat zijn de benodigde stappen?
- Bij Systeem / Algemene Instellingen / tabblad e-Billing in QicsTime Management kunt u aangegeven of u de e-mails met Outlook of SMTP wilt versturen. De meest gebruikte instelling is Outlook, waarbij u dan voor Body formaat HTML kiest.
- Vervolgens kunt u per klant aangeven dat u de factuur voortaan per mail in plaats van per post wilt versturen. Bij Stamgegevens / Klanten / (klant openen) tabblad Facturering vult u een e-mailadres, eventueel een cc-adres en contactpersoonnaam in.
- Gaat het om een paar klanten die u alvast een digitale factuur wilt aanbieden, terwijl het gros van de klanten nog een papieren versie ontvangt? Dan kunnen deze gegevens handmatig worden ingevoerd. Wilt u echter in één keer al uw klanten omzetten en/of maakt u gebruik van Synergy en Globe? Dan zijn er mogelijkheden om dit voor u uit te voeren door middel van een script of het inlezen van een Excelbestand in de QicsTime database.
- Naast de factuur in PDF formaat in de bijlage van de e-mail wilt u natuurlijk ook een begeleidende tekst in de e-mail plaatsen. Deze tekst dient te worden opgemaakt in HTML en bij de Algemene Instellingen te worden ingevuld.
Bij een begeleidende tekst kunt u denken aan:
“Bijgaand treft u de factuur aan voor onze diensten van de afgelopen maand(en). Wij verzoeken u de betalingstermijn in acht te nemen.
Mocht u vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met ...
Bij voorbaat dank,
De financiële administratie”
Onder deze tekst komt de e-maildisclaimer te staan.
Daarnaast is een aantal parameters beschikbaar, bijvoorbeeld factuurnummer of factuurdatum die uitgelezen kunnen worden uit de database.
De tekst zou dan als volgt kunnen zijn:
“Bijgaand treft u factuur 201203001 aan ....”
- Als laatste stap dient de factuurlay-out opgemaakt te worden met uw huisstijl. Dit betekent dat het bedrijfslogo, adresgegevens, BTW nummer etc, zaken die normaal gesproken in het briefpapier zijn verwerkt, op de lay-out worden gezet.Hierdoor is de PDF die naar de klant gaat niet alleen voorzien van alle factuurgegevens, maar ook volledig opgemaakt alsof de factuur geprint is op briefpapier en daarna is gescand. De huidige lay-out(s) die u momenteel gebruikt voor het factureren kan eenvoudig worden omgezet door afbeeldingen van het formaat JPG of BMP toe te voegen aan de lay-out.
Electronisch factureren
Onder electronisch factureren wordt iets anders verstaan dan het per PDF versturen van de factuur. Hiermee wordt bedoeld dat de factuur wordt verstuurd in een formaat dat kan worden ingelezen in de financiële administratie van uw klanten, bijvoorbeeld door de factuur in XML te versturen. Er zijn verschillende tools beschikbaar die in het zogenaamde UBL (Universal Business Language) kunnen communiceren en daarmee naast de PDF ook een XML kunnen versturen. Qics heeft ervaring met dit soort tools en kan u daarbij adviseren als u daar interesse in heeft.
Tot slot
Heeft u interesse in het inzetten van e-Billing voor uw facturatie, neemt u dan contact op met één van de QicsTime consultants voor omzetten van e-mailtekst naar HTML, het scripten of het toevoegen van de bedrijfslogo’s op de factuurlay-out!
Opmerkingen