Wanneer er medewerkers in of uit dienst treden moet er in QicsTime het een en ander aangepast worden met betrekking tot toegang. U wilt immers dat nieuwe medewerkers uren gaan registreren en dat vertrekkende medewerkers geen toegang meer hebben tot QicsTime Web (QicsTime). Omdat wij hier regelmatig vragen over krijgen, beschrijven we welke acties moeten plaatsvinden om een nieuwe collega toegang te geven tot QicsTime en wat er het beste gedaan kan worden bij uitdiensttreding.
Indiensttreding
De toegang tot QicsTime kan op twee verschillende manieren geregeld zijn.
- De medewerker hoeft geen inlognaam en wachtwoord in te vullen en komt direct in het invoerscherm. Er is sprake van “Integrated Security”. Dit betekent dat QicsTime het Windows account herkent en dus weet hoe er op de computer is ingelogd.
- De medewerker vult wel een inlognaam en wachtwoord in.
Welke manier gebruikt wordt, is per organisatie verschillend.
Is de toegang tot QicsTime bij uw organisatie met Integrated Security geregeld, dan volgt u bij een nieuwe medewerker de volgende stappen:
- Ga naar ‘Stamgegevens’ / ‘Medewerkers’ en open de medewerker door dubbel te klikken op zijn/haar naam.
- Het veld ‘Actief’ dient op “Ja” te staan.
- Zet het veld ‘Toegangsrechten’ op “Fullsuite user”.
- De gebruikersnaam moet gelijk zijn aan het Domain\Windows account waarmee op de computer wordt ingelogd. Het wachtwoord laat u leeg.
- Ga naar ‘Systeem’ / ‘Rechten en Rollen’ en voeg de nieuwe user aan een rol toe.
Moeten medewerkers bij uw organisatie inloggen met een wachtwoord? Dan doorloopt u ook bovenstaande stappen, maar vult u bij stap 4 wel een wachtwoord in.
Wanneer u de foutmelding krijgt dat “Het Windows Account niet gevonden kan worden”, is één van bovenstaande stappen niet correct uitgevoerd.
Het is belangrijk dat de gebruikersnaam nauwkeurig is ingevuld. Laat dit eventueel door uw systeembeheerder controleren. Om te testen of de gebruikersnaam goed is ingevuld, kunt u de medewerker laten inloggen op een computer met QicsTime Management. Als de gebruikersnaam niet, of niet correct is ingevuld, wordt in QicsTime Management de melding “Wrong username and/or password. Check values and try again” gegeven. Klik op ‘OK’. U krijgt nu de volgende melding met, in het veld ‘Username’, het door QicsTime herkende Windows account.
Figuur 1Hier is te zien dat de username / gebruikersnaam verschilt van de gebruikersnaam in het eerste screenshot.
Uitdiensttreding
Wanneer een medewerker uit dienst treedt, wilt u de toegang tot QicsTime beëindigen. Bij ‘Stamgegevens’ / ‘Medewerkers’ staat, bij de bewuste medewerker, ingevuld dat hij/zij “Full suite user” is. Dit is het eerste veld dat u aanpast, omdat het meetelt voor de licentie. Door dit te wijzigen naar “Geen toegangsrechten”, wordt in de licentie direct vastgelegd dat er een medewerker minder gebruikt wordt.
Via ‘Over’ / ‘Licentie aanpassen’ (links bovenin in QicsTime Management) kunt u zien hoeveel gebruikers en modules uw licentie bevat en hoeveel gebruikers er momenteel gebruikt worden.
Vervolgens zorgt u ervoor dat de betreffende medewerker bij ‘Rechten en Rollen’ verwijderd wordt. De medewerker zal niet meer inloggen in QicsTime en heeft dus ook geen rechten meer nodig.
Tot slot controleert u of er nog onderhandenwerk open staat op naam van deze medewerker. Wanneer het onderhandenwerk volledig is uitgefactureerd, zet u de medewerker op geblokkeerd, al dan niet via Exact Synergy of Globe.
Opmerkingen