Voor bedrijven die medewerkers en projecten in verschillende administraties hebben ondergebracht, besteden we in deze editie van SupportNieuws aandacht aan de Intercompanymodule.
Door het inzetten van de Intercompanymodule in combinatie met de Kostenmodule heeft u de mogelijkheid om onderlinge in- en verhuur van medewerkers volledig administratief af te handelen.
QicsTime genereert intercompanyfacturen en maakt de juiste memoriaalboekingen in Exact Globe aan voor de aan de omzet gerelateerde kosten. De medewerker hoeft maar één keer uren te boeken op het project dat naar de klant gefactureerd wordt, QicsTime maakt automatisch de overige boekingen aan.
De Intercompanymodule
De Intercompanymodule wordt gebruikt wanneer met meerdere divisies (administraties) in QicsTime gewerkt wordt. De module zorgt ervoor dat er een schaduwboeking van de urenboeking gemaakt wordt in de divisie van de medewerker. Hierdoor kan er in deze divisie een intercompanyfactuur worden gegenereerd. De medewerker boekt uren alleen op het project van de inhurende divisie.
Wanneer is iets een intercompanyboeking?
We spreken van een intercompanyboeking als de divisie waar de medewerker voor werkt, afwijkt van de divisie waar het project onder valt.
De Intercompanymodule kan op meerdere vlakken worden ingericht:
•Er kan per artikel een Intercompanyartikel aangemaakt worden. U geeft per artikel aan met welk artikel uit de andere divisie deze correspondeert. Met andere woorden het artikel waar de schaduwboeking op gemaakt zal worden.
•Er kan per project een intercompanyproject aangemaakt worden. U geeft per project aan met welk project uit de andere divisie deze correspondeert. Met andere woorden het project waar de schaduwboeking op gemaakt zal worden.
Aan het intercompanyartikel of -project hangt de andere divisie als Debiteur. Het verkooptarief dat u aan dit project koppelt is niet van toepassing. Hiervoor wordt het intercompanytarief van het hoofdproject genomen.
De kostprijs van de medewerker in de inhurende divisie is de verkoopprijs van de medewerker in de uitlenende divisie.
Voorbeeld intercompany boeking
We hebben een administratie in QicsTime met twee divisies. Deze divisies zijn gekoppeld aan Globe administratie 810 en 820.
In Divisie 810 is een project aangemaakt met nummer 1009.
Dit project wordt aan klant ‘X’ gefactureerd voor EUR 100,- per uur. Mark, uit divisie 820, is de enige medewerker die op het project werkt. Het intercompanyproject dat aan project 1009 gekoppeld is, heeft nummer 1025 met als debiteur ‘Divisie 810.’
Mark is in QicsTime aan beide divisies gekoppeld.
Op het tabblad ‘Divisies’ bij de medewerker staat bij de hoofddivisie (810) zijn/haar standaard verkoopprijs en zijn/haar intern tarief.
In divisie 810 is de verkoopprijs de standaard verkoopprijs van de medewerker en de bij intern tarief staat het Intercompany tarief!
Als Mark 1 uur boekt op project 1009, dan krijgt u de volgende boekingen in Exact Globe.
Divisie 810 Kostenboeking:
|
Grootboek |
Aantal |
Debet |
Credit |
Artikel |
Project |
|
|
|
Dekking |
1 |
75 |
|
Artikel A |
1009 |
|
Aan |
NTOF |
-1 |
|
75 |
Artikel A |
1009 |
|
Grootboek |
Aantal |
Debet |
Credit |
Artikel |
Project |
|
|
Kostprijs |
1 |
75 |
Artikel A |
1009 |
||
|
Aan |
Dekking |
-1 |
75 |
Artikel A |
1009 |
De verkoopboeking die gemaakt wordt bij de facturatie:
|
Grootboek |
Aantal |
Debet |
Credit |
Artikel |
Project |
|
|
1300 |
1 |
100 |
Termijn |
1009 |
||
|
Aan |
8000 |
-1 |
100 |
Termijn |
1009 |
Divisie 820 Kostenboeking:
|
Grootboek |
Aantal |
Debet |
Credit |
Artikel |
Project |
|
|
Kostprijs |
1 |
50 |
Artikel A |
1025 |
||
|
Aan |
Dekking |
-1 |
50 |
Artikel A |
1025 |
De verkoopboeking die gemaakt wordt bij de facturatie:
|
Grootboek |
Aantal |
Debet |
Credit |
Artikel |
Project |
|
|
Debiteuren |
1 |
75 |
Termijn |
1025 |
||
|
Aan |
Omzet |
-1 |
75 |
Termijn |
1025 |
Op het project 1009 is het mogelijk om voor de medewerker een afwijkend intercompany tarief aan te geven door op het tabblad projectteam, een afwijkende kostprijs in te voeren.
Met inkooporders werken
Wanneer u met inkooporders voor inhuurmedewerkers werkt in Exact Globe, kan de Nog Te Factureren (NTF) boeking vanuit QicsTime aan de inkooporder de status “Ontvangen” geven.
Wilt u meer weten over dit onderwerp, neem dan contact op met onze supportafdeling en mail naar support@qics.nl of bel naar 071 750 1532.
Opmerkingen