In QicsTime versie 3.7.29 is een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het facturatieproces: de mogelijkheden bij het verrekenen van voorschotten en het verzamelen zijn uitgebreid. In dit document worden deze wijzingen beschreven.
Aangezien de wijzigingen er voor hebben gezorgd dat het scherm ‘facturen genereren’ is aangepast, zult u ook als u geen gebruik maakt van het werken met voorschotten en/of het verzamelen van facturen, te maken krijgen met de wijzigingen van versie 3.7.29.
Wij adviseren dan ook om dit document zorgvuldig te lezen voordat u in uw live omgeving QicsTime update naar versie 3.7.29
Beschrijving aanpassingen
Facturen verzamelen
Op het scherm ‘factuurvoorstellen genereren’ moest voorheen gekozen worden voor het genereren van ‘normale’ facturen (voor uren, termijnen, contracten en verschotten) of voor het genereren van ‘voorschot facturen’ (voorschotten en verrekeningen van voorschotten.)
Als gevolg hiervan was het niet mogelijk om bijvoorbeeld voorschotten en uren op één factuur te krijgen.
Vanaf versie 3.7.29 is dat wel mogelijk. U kunt nu bij het genereren van facturen aangeven van welke facturatiemethodes (uren, verschotten, doorgeschoven productie, termijnen, voorschotten, verrekeningen van voorschotten) u facturen wilt genereren. Indien de optie ‘facturen verzamelen’ op klantniveau op ‘Ja’ staat, wordt van alle geselecteerde facturatiemethodes één factuurvoorstel gemaakt. Er zijn dus geen gescheiden processen meer voor het factureren van ‘normale facturen’ en ‘voorschotten.
Het nieuwe scherm voor het genereren van factuurvoorstellen ziet er als volgt uit:
De grootste wijziging ten opzichte van het oude scherm is het blok “Genereer” rechts onderin. In dit blok moet de gebruiker aangeven voor welke onderdelen er factuurvoorstellen gegenereerd moeten worden. U kunt uiteraard meerdere opties tegelijk aanvinken. Afhankelijk van alle overige ingestelde filters worden de data opgehaald om de factuurvoorstellen te genereren.
Daarnaast is het huidige filter “Periode van” vervangen door een datumveld in plaats van een maand-/jaarcombinatie. Dit datumveld wordt default op de eerste van de maand gezet, afhankelijk van de algemene instelling.
Het huidige filter “Periode t/m” is vervangen door een datumveld in plaats van een maand-/jaarcombinatie. Dit veld wordt default op de laatste dag van de huidige maand-/jaarcombinatie gezet.
Bijzonderheden:
- Voordat er op de “Ok” knop in het genereerscherm geklikt kan worden, moet er minimaal één van de volgende opties geselecteerd zijn.
- Uren & Verschotten (default aan)
- Termijnen (default aan)
- Doorgeschoven productie (factuurregels) (default aan)
- Voorschotten (Nieuw) (default uit)
- Voorschotten (Verrekeningen) (default uit)
- De geselecteerde opties worden per gebruiker onthouden.
- Als er met de rechtermuis knop geklikt wordt op de multiselectbox, worden de opties “Markeer alles” en “De-markeer alles” getoond.
Minimumbedrag factureren
Op het scherm ‘factuurvoorstellen genereren’ kunt u vanaf versie 3.7.29 een bedrag ingeven. Er worden dan alleen facturen gegenereerd voor factuurbedragen die groter zijn dan het ingegeven minimumbedrag.
Voorschotten
De grootse wijzigingen in versie 3.7.29 hebben betrekking op het genereren van voorschotten en het verrekenen van de voorschotten met de daadwerkelijk bestede uren. Deze wijzigingen zijn:
- Het automatisch factureren van uren zodra het voorschotbedrag is bereikt
- Het kunnen werken met voorschotten die een einddatum hebben waarbij het tegoed na het bereiken van de einddatum komt te vervallen.
Beide functies worden hieronder toegelicht:
Het automatisch factureren van uren zodra het voorschotbedrag is bereikt
Bij het genereren van voorstellen wordt er gekeken of de cumulatieve productie (vanaf begindatum voorschot) groter is dan het gefactureerde voorschot. Als dat zo is, wordt er een factuurvoorstel aangemaakt voor de extra te factureren bedragen. Als dat niet zo is, wordt er geen voorstel aangemaakt.
Het kunnen werken met voorschotten die een einddatum hebben waarbij het tegoed na het bereiken van de einddatum komt te vervallen.
Bij een voorschot kan vanaf versie 3.7.29 een begin- en een einddatum worden vastgelegd.
Bij het genereren van voorstellen wordt gekeken naar de einddatum van een voorschot. Indien u bij de instellingen op divisieniveau heeft aangeven dat voorschotten bij het bereiken van de einddatum verrekend moeten worden, zal er een factuurvoorstel worden gegenereerd met een totaalbedrag van € 0. Het verschil tussen de gefactureerde voorschotten en de cumulatieve productie wordt als bijboeking op het voorstel gezet, waardoor het totaalbedrag op 0 uitkomt.
|
Een voorbeeld: U factureert een voorschot van € 1.000, met een einddatum van 1 januari 2015. U heeft met uw klant afgesproken dat dit een soort ‘strippenkaart’ is, waarvan de daadwerkelijk bestede uren met het ingekochte tegoed mogen worden verrekend tegen € 100 per uur. De uren moeten echter wel voor 1 januari worden besteedt; na die datum komt het tegoed te vervallen. Stel dat er tot 1 januari 2015 slecht 9 uren zijn besteedt. QicsTime zal dan bij het genereren van een factuurvoorstel na 1 januari 2015 een factuur maken met daarop: De daadwerkelijk bestede uren: 9 uur maal € 100 = € 900. Af: Het reeds gefactureerde voorschot: -/- € 1000. Bij: Een automatisch gegenereerde bijboeking van € 100, voor het vervallen tegoed € 100 Het totaalbedrag van deze factuur bedraagt dus € 0. |
In de instellingen op divisieniveau kunt u vastleggen op welk artikel de automatische bijboeking geboekt moet worden. Op die manier kunt u de omzet uit vervallen tegoeden op een aparte grootboekrekening laten boeken.
In detail
Voorschotten en verrekeningen worden alleen gegenereerd op een voorstel, indien er minimaal één van de volgende opties is aangegeven:
- Voorschotten (Nieuw) Alleen geaccordeerde voorschotten waarbij de startdatum binnen de opgegeven datumrange valt, komen op het voorstel.
- Voorschotten (Verrekeningen) Voor alle reeds gefactureerde(*) voorschotten worden de volgende controles gedaan:
1) Als de divisie-instelling “Automatisch verrekenen voorschotten als tegoeden zijn bereikt” op “Ja” staat, wordt er per voorschot gekeken of de cumulatieve som van productie(**) groter of gelijk is aan het voorschot bedrag. Als dat het geval is, wordt de verrekening op het voorstel geplaatst.
2) Als de einddatum van een voorschot wordt bereikt binnen het opgegeven datumtraject, komt de verrekening automatisch op het voorstel. Als op het betreffende voorschot de instelling “Voorschot tegoed komt te vervallen” op “Ja” staat, wordt er gekeken of de cumulatieve som van productie(**) lager is dan het voorschot bedrag. Als dat het geval is, wordt er een automatische bijboekingsregel op het voorstel gemaakt. Deze regel bevat de volgende waardes:
Project: hetzelfde project als het project van het voorschot
Artikel: het artikel dat is aangegeven op de divisie-instellingen “Artikel voor vervallen tegoeden van voorschotten”.
Aantal: 1
Prijs: Voorschotbedrag minus de cumulatieve som van de productie(**)
|
Indien bij het bereiken van de einddatum de productie lager is dan de gefactureerde voorschotten, wordt er automatisch een bijboeking gedaan. In dat geval moeten deze regels (productie, negatief voorschot, bijboeking) op een aparte factuur komen te staan, ook als de facturen worden verzameld. Indien bij het bereiken van de einddatum de productie hoger is dan de gefactureerde voorschotten, wordt het verschil gefactureerd. In dat geval moeten deze regels (productie, negatief voorschot) op de verzamelfactuur komen te staan, indien de facturen worden verzameld. |
(*) Inclusief voorschotten die met de startdatum binnen het opgegeven datum traject vallen, indien de optie “Voorschotten (Nieuw)” bij het genereren voorstellen is aangevinkt.
(**) Afhankelijk van de divisie- instellingen “Cumulatieve productie berekenen op basis van” betreft dat óf de som van alle uren maal tarief óf de som van alle uren maal tarief plus de verschotten.
Meerdere voorschotten op één project
Indien er op een project meerdere voorschotten gedefinieerd zijn en op elk voorschot staat gedefinieerd dat “Voorschot tegoed komt te vervallen” aan staat, is de werking als volgt:
Voorschot 1 maand januari € 1.000
Voorschot 2 maand februari € 1.000
Voorschot 3 maand maart € 1.000
Som productie eind januari € 1.000
Som productie halverwege februari € 1.050
Som productie eind maart € 900
Genereren op 31 januari resulteert in een voorstel met een bedrag van € 1.000
Genereren op 28 februari resulteert in een voorstel met een bedrag van € 1.050
Genereren op 31 maart resulteert in een voorstel met een bedrag van € 1.000
Het uiteindelijke resultaat is dat over deze drie maanden een bedrag van € 3.050 gefactureerd zal worden aan de klant.
Upgrade oudere versie QicsTime naar nieuwe methode
Vanwege de nieuwe functionaliteiten wordt er vanaf versie 3.7.29 een begin- en een einddatum vastgelegd bij een voorschot. Bij een termijn wordt vanaf versie 3.7.29 een datum vastgeled in plaats van een maand-/jaarcombinatie. Tijdens de installatie van de update worden deze begin- en einddatum gevuld op basis van de volgende regels:
Alle voorschotten die niet via een contract zijn aangemaakt, zullen tijdens de updateprocedure een startdatum krijgen op de eerste dag van de betreffende maand-/jaarcombinatie. Als een voorschot vanuit een contract is aangemaakt, wordt op basis van het gekozen interval van het contract de einddatum van een voorschot uitgerekend. Default wordt de aanduiding of het voorschot tegoed komt te vervallen op ‘Nee’ gezet.
Alle termijnen zullen als datum de eerste dag van de maand-/jaarcombinatie krijgen.
Instellingen
Er is een aantal nieuwe instellingen bijgekomen in versie 3.7.29. Deze zijn te vinden op divisieniveau, onder het kopje ‘Voorschotten’
‘Vervallen tegoed artikel’
Indien ‘Automatisch verrekenen’ op ‘Ja’ staat, worden er bijboekingen op het factuurvoorstel aangemaakt op het moment de einddatum van het voorschot is bereikt en de cumulatieve productie lager is dan de gefactureerde voorschotten. Met andere woorden: Als het tegoed vervalt, wordt de winst genomen van het niet gebruikte tegoed. Bij deze instelling kan worden aangegeven op welk artikel deze bijboeking geboekt moet worden. Aangezien aan een artikel de omzetrekening is gekoppeld waarop deze omzet wordt geboekt, kunt u de vervallen tegoeden op een aparte grootboekrekening registreren.
‘Automatisch verrekenen’
Indien u wilt dat er automatisch een factuur wordt aangemaakt op het moment dat de cumulatieve productie groter is dan het gefactureerde voorschot, dient deze instelling op ‘Ja’ te staan.
‘Productie op basis van’
Via deze instelling kunt u aangeven of allen de uren of de uren en de verschotten mee moeten worden geteld in de cumulatieve productie.
Stel dat u een voorschot heeft gefactureerd van € 1.000 en daarna 9,5 uur heeft besteedt a € 100 per uur. Daarnaast heeft u voor € 70 aan reiskosten geboekt.
Indien de instelling op ‘Uren’ staat, is de cumulatieve productie kleiner dan het voorschot en wordt er geen factuurvoorstel aangemaakt.
Indien de instelling op ‘Uren en verschotten’ staat, is de cumulatieve productie groter dan het voorschot en wordt er een factuurvoorstel van € 20 aangemaakt.
Op projectniveau vindt u ook een nieuwe instelling:
Indien de instelling ‘tegoed laten vervallen’ op ‘Nee’ staat, wordt er geen automatische bijboeking gemaakt indien de einddatum van het voorschot is bereikt en de cumulatieve productie kleiner is dan de gefactureerde voorschotten.
Opmerkingen