Regelmatig spreken wij klanten die zich afvragen of het registeren van verlof in QicsTime niet handiger kan. Hoe kan het best gebruik gemaakt worden van de functionaliteiten voor het registreren van verlof in QicsTime? Wat zijn de mogelijkheden voor het instellen van verlofuren? Deze vragen beantwoorden wij in deze editie van Supportnieuws.

De inrichting

Allereerst maakt u voor ieder boekjaar een project aan van het type Nacalculatie. Daarnaast moeten een aantal instellingen geconfigureerd worden om te voorkomen dat QicsTime de productie registreert. Het zijn immers niet-productieve uren en die horen dus niet thuis op de onderhandenwerkoverzichten en factuurvoorstellen.

U stelt de volgende gegevens in:

• Bij ‘Stamgegevens / Projecten’ opent u een project en op het tabblad ‘Algemeen’:
   ◦ Zet u ‘Factureren’ op ‘Nee’;
   ◦ Zet u ‘Tarief’ = 0.00.
• Bij ‘Stamgegevens / Projecten’ opent u een project en op het tabblad ‘Tariefbepaling’ zet u ‘Tariefbepaling op Project’.

Om te zorgen dat medewerkers alleen de aangewezen uurartikelen/activiteiten zien bij dit project en dat de verlofartikelen niet bij andere projecten naar voren komen, voegt u de volgende gegevens toe:

• Bij ‘Stamgegevens / Projecten’ opent u een project en op het tabblad ‘Artikelen’ voegt u één of meer verlofartikelen toe (verlofuren, bijzonder verlof);
• Bij ‘Stamgegevens / Artikelgroepen’ klikt u met de rechtermuisknop op ‘Nieuw’:
   ◦Vul bij ‘omschrijving’ bijvoorbeeld ‘Verlof’ in;
   ◦Vul bij ‘Artikelhoofdgroep’ ‘Intern’ in;
   ◦Zet ‘Productief’ op ‘Nee’;
   ◦Zet ‘Declarabel’ op ‘Nee’;
   ◦Ga naar het tabblad ‘Alleen zichtbaar bij’ en vul hier de interne klant in;
   ◦Bij ‘Stamgegevens / Artikelen’ opent u het verlofartikel en op het tabblad 
    ‘Algemeen’ zet u de artikelgroep op de nieuw aangemaakte artikelgroep
    “Verlof”.

Tot slot is het mogelijk om verlofbudgetten in te geven. Voer aan het begin van het jaar het vakantiesaldo van een medewerker in en QicsTime houdt bij hoeveel uren er over zijn van dit saldo.

U stelt dit als volgt in:

• Bij ‘Stamgegevens / Projecten’ opent u een project en op het tabblad ‘Budgetten’ vult u bij het veld ‘Budget uren’ het aantal uren van het vakantiesaldo in.

De inrichting is nu klaar, maar wat kunt u er dan mee?

Urenschrijvers kunnen zelf hun vakantiesaldo monitoren

Bij het urenschrijven kan een medewerker op het vergrootglas klikken om zijn vakantiesaldo te zien. Dit scheelt werk voor de administratie en biedt de urenschrijver de mogelijkheid om op ieder willekeurig moment zijn/haar vakantiesaldo te bekijken.

Het vergrootglas staat in de invoerschermen voor de kolom ‘Artikel’:

Door op het vergrootglas te klikken, opent een nieuw scherm. Aan de rechterzijde vindt u het resterende vakantiesaldo:

Wilt u dat iedere urenschrijver alleen zijn/haar eigen vakantiesaldo kan zien en niet dat van anderen? Maak dan voor iedere medewerker een verlofproject aan. Bij de koppeling naar Exact Globe en QicsTime stand alone gebruikt u hiervoor de functionaliteit ‘Projecten kopiëren’.

Rapportagemogelijkheden

In alle productie-overzichten in QicsTime Web en QicsTime Management kunt u filteren op de artikelgroep ‘Verlof’ of het artikel ‘Verlofuren’. U kunt dus eenvoudig van de hele afdeling, of van een specifieke medewerker, de opgenomen vakantietijd bekijken.

Vul bijvoorbeeld de onderstaande filters in:

Klik op ‘Tonen’ in QicsTime Web of ‘Maak rapport’ in QicsTime Management om het overzicht te tonen:

Wilt u weten hoeveel vakantie-uren medewerkers dit jaar nog kunnen opnemen, bijvoorbeeld in verband met de beschikbare capaciteit en in te plannen werkzaamheden? Gebruikt u dan rapport 4.01 om te zien hoeveel budget (lees: vakantiesaldi) er over is:

Als er per medewerker een verlofproject is aangemaakt, kunt u een projectcategorie maken met alle verlofprojecten en op die manier in één keer alle vakantiesaldi opvragen.

Maak een projectcategorie aan:

Kies de categorie bij het project:

Gebruik het filter bij de productie-overzichten in QicsTime Web of QicsTime Management: