2013-03 Rapportages in QicsTime

Volgen

Bij de implementatie van QicsTime heeft u meteen beschikking over veel (>50) standaard rapportages die u helpen bij het beheren en monitoren van uw urenadministratie en uitvoeren van uw facturatie. Een groot pluspunt van QicsTime.

In de praktijk blijkt het soms echter lastig het juiste rapport te vinden omdat niet altijd duidelijk is welke gegevens worden weergegeven. Worden bijvoorbeeld geboekte, geaccordeerde of gefactureerde uren weergegeven? En wat bepaalt of een aantal/bedrag als productief of declarabel in de rapportages wordt weergegeven? Daarom besteden wij in deze editie van Supportnieuws aandacht aan de herkomst van de gegevens in de rapportages.

Hieronder geven wij, per rubriek, een overzicht van en toelichting op welke gegevens worden weergegeven in een rapport:

 

01 Uren per medewerker

De rapportages in deze rubriek geven inzicht in de geboekte uren per medewerker. De uren worden zichtbaar in de rapportages op het moment dat ze geboekt zijn. De uren hoeven dus niet eerst geaccordeerd of vrijgegeven te worden. In de weekstaat per medewerker ziet u naast de uren, ook de geboekte verschotten per medewerker.

In de weekstaat per medewerker worden ook de kolommen declarabel, productief en non-productief weergegeven. Deze kolommen worden berekend op basis van de artikelgroepen. U boekt uren op een artikel. Een artikel is gekoppeld aan een artikelgroep. Per artikelgroep kunt u aangeven of de werkzaamheden productief (vergaderen, training volgen, systeembeheer), declarabel (werkzaamheden die doorbelast worden aan de klant) of geen van twee (verlof, verzuim) zijn. De artikelgroep bepaalt dus of iets als productief, declarabel of non-productief in de rapportages wordt weergegeven.

02 Managementinfo

Rapporten 2.00 t/m 2.03 geven inzicht in de geboekte uren van een medewerker. De uren worden zichtbaar in de rapportages op het moment dat ze geboekt zijn. De uren hoeven dus niet eerst geaccordeerd of vrijgegeven te worden. Ook in deze rapportages worden de kolommen declarabel, productief en non-productief weergegeven. Voor een uitleg hierover: zie de vorige alinea.

Rapporten 2.04 en 2.05 geven een compleet overzicht van de status van een project.

Budget: Zichtbaar wanneer er een totaalbudget in uren en bedragen is ingevoerd op het project (Stamgegevens / Projecten / tabblad Budgetten).

Gefactureerd: Zichtbaar wanneer het factuurvoorstel is goedgekeurd.

In voorstellen: Zichtbaar wanneer er een factuurvoorstel is gegenereerd.

Nog te factureren: Zichtbaar wanneer er uren en/of verschotten zijn geboekt.

Rapport 2.07

Dit rapport laat zien hoeveel tijd medewerkers van een divisie besteden aan projecten van een andere divisie en andersom (dus hoeveel mensen van andere divisies worden ‘ingehuurd’ en ‘uitgeleend’)

Rapporten 2.08 t/m 2.11, 2.15 en 2.17 geven inzicht in de gefactureerde bedragen per medewerker, klant, projectmanager en klantmanager. De facturen worden zichtbaar na accorderen van de factuurvoorstellen.

Rapporten 2.14 en 2.15 geven een grafische weergave van de omzet.

Rapporten 2.12 en 2.13 geven inzicht in de geboekte en nog te accorderen uren. De uren worden zichtbaar in de rapportages op het moment dat ze geboekt zijn. De uren hoeven dus niet eerst geaccordeerd of vrijgegeven te worden.

Rapport 2.18 geeft inzicht in de gefactureerde termijnen per projectmanager, klant en project. Bij productie info ziet u [het aantal uur X het tarief dat hier tegenover staat]. De kolom productie staat gelijk aan de geaccordeerde termijnen. Verder ziet u of er bij- of afboekingen gedaan zijn op dit project.

03 Onderhanden werk

Onderhandenwerk in QicsTime geeft weer wat er in een bepaalde maand gefactureerd zou kunnen worden als alle projecten uitgefactureerd worden. Het onderhandenwerk wordt in QicsTime per maand, per klant, per project bijgehouden.

 

De eindstand van het onderhandenwerk in een bepaalde maand is als volgt opgebouwd:

OHW Eind = OHW Begin + Productie - Gefactureerd + Bijboekingen - Afboekingen

De gegevens in de kolom productie worden zichtbaar na het accorderen van de uren. De overige kolommen worden zichtbaar na het accorderen van de factuurvoorstellen. De maand waarin de gefactureerde bedragen komen te staan, is instelbaar. Op die manier kunt u de omzet toerekenen aan de maand waarin de uren zijn gemaakt.

04 Uren en verschotten per klant

Rapport 4.01 geeft inzicht in de geboekte uren per klant, per project. De omschrijving wordt opgebouwd aan de hand van het type budget dat is aangemaakt. Wanneer u bijvoorbeeld een budget per functie aanmaakt, staat bij ‘omschrijving’ de functie weergegeven. Wanneer er geen omschrijving wordt weergegeven, is er alleen een totaal budget aangemaakt.

Rapporten 4.01 t/m 4.09 Deze rapporten geven inzicht in de geboekte uren en verschotten per klant. De uren en verschotten worden zichtbaar in de rapportages als ze geboekt zijn en hoeven dus niet eerst geaccordeerd of vrijgegeven te worden.

05 Stambestanden

Dit overzicht geeft u inzicht in de belangrijkste velden van de stamgegevens.

06 Redenen bij- en afboekingen

Bij het afhandelen van de factuurvoorstellen kunt u bij- en afboekingen op een factuurregel doen. Wanneer bij het bij- of afboeken een reden is geselecteerd, kunt u hier later een overzicht van uitdraaien. U kunt het verplicht stellen om een reden op te geven. Redenen van bij- en afboekingen kunt u aanmaken via Systeem / Redenen bij- en afboekingen.

07 Contracten

Rapport 7.01 geeft inzicht in alle termijnen per klant, per project die op basis van een contract zijn aangemaakt. Met behulp van dit overzicht kunt u makkelijk in één keer zien welke termijnen al geaccordeerd en/of gefactureerd zijn.

Rapport 7.02 geeft inzicht in alle contracten die zijn aangemaakt voor ‘Termijn projecten’.

U kunt gemakkelijk zien welke contracten er zijn per project en wat de start- en einddatum is.

 

In de loop van het jaar zullen we enkele specifieke projecten uitlichten en dieper ingaan op het gebruik ervan. Bijvoorbeeld rapporten die u kunt gebruiken om grip te houden op uw lopende projecten.

Hoeveel standaardrapportages we ook hebben, het is altijd mogelijk dat u specifieke wensen heeft. Soms kunnen we, door een hele kleine aanpassing op een standaardrapport, de waarde van het rapport voor u vergroten. Bijvoorbeeld door de sortering aan te passen of in plaats van een naam ook een nummer weer te geven. De maatwerkrapporten die wij voor u ontwikkelen kunnen wij toevoegen aan de standaard rapporten die zichtbaar zijn in QicsTime.

Neem voor meer informatie contact met ons op door te mailen naar [email protected] of te bellen naar 071-7501532.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk