Stel, u werkt met Exact Globe of Exact Synergy en QicsTime en heeft een koppeling tussen deze programma’s. De koppeling zorgt ervoor dat de stamgegevens (klanten, projecten, artikelen en medewerkers) netjes vanuit Exact Globe of Exact Synergy worden gesynchroniseerd naar QicsTime en uw facturen periodiek geëxporteerd worden vanuit QicsTime naar Exact Globe. U hoeft dit dus niet dubbel te doen, wat veel tijd bespaart.
Wist u dat er nog meer mogelijkheden zijn bij het koppelen van QicsTime aan Exact? Eén van de opties is bijvoorbeeld het importeren van inkoopboekingen. In deze editie van Supportnieuws leggen wij uit wat het doel is van deze functionaliteit, hoe het werkt en wat de mogelijkheden zijn.
Waarom werken met “Import Inkoopboekingen”?
Het werken met “Import Inkoopboekingen” doet u om dezelfde reden als dat u stamgegevens synchroniseert vanuit Exact naar QicsTime. Het dubbel invoeren van de gegevens is meer werk en er is een grotere kans op foutieve data.
Wanneer u inkopen heeft gedaan uit naam van uw klant, de kosten hiervan wilt doorberekenen aan uw klant en u de inkoopboekingen reeds heeft ingevoerd in het inkoopboek van Exact, wilt u deze boekingen ook in de facturatie terug zien.
U kunt deze zogenaamde verschotten/expenses natuurlijk handmatig invoeren in QicsTime Web of op het factuurvoorstel, maar het bespaart veel tijd wanneer deze kosten automatisch geïmporteerd worden.
Het instellen van de importfunctie
Let op: na het instellen worden alle verschotten als geaccordeerd geimporteerd en kunnen niet meer verwijderd worden! U kunt bij uw consultant vooraf laten controleren welke verschotten geimporteerd worden bij het instellen van de importfunctie.
In QicsTime Management gaat u naar ‘Systeem’ / ‘Algemene instellingen’ / ‘Divisies & Administraties’ en klikt met de rechter muisknop op ‘Bewerk Administratie’. Op het tabblad ‘Importeren’ vindt u de instelling voor het importeren. De instelling staat standaard niet aan gevinkt.
Om de import te activeren gaat u als volgt te werk:
- Vink “Importeer verschotten” aan.
- Kies een administratie in Exact Globe die de inkoopboekingen bevat (dezelfde administratie waarvan u de stamgegevens synchroniseert en waarnaar u de facturen exporteert).
- Kies een artikel om als standaard in te vullen (als er in de inkoopboeking geen artikel wordt ingevuld, wordt dit artikel gebruikt om het verschot in QicsTime aan te maken).
Hoe werkt het verder?
De geïmporteerde verschotten worden direct als geaccordeerd in QicsTime gezet en kunnen niet meer gede-accordeerd worden. Verschotten kunnen nog wel worden afgeboekt of gewijzigd in het factuurvoorstel.
Doordat de verschotten direct worden geaccordeerd, is deze ‘productie’ direct zichtbaar in het Onderhandenwerk.
U bepaalt zelf wanneer u verschotten wilt importeren. Iedere keer als u factuurvoorstellen genereert worden de verschotten aangeboden. U krijgt onderstaande melding en kunt kiezen of u de verschotten dan wilt importeren.
Meer mogelijkheden
Tot slot is er een optie om een “Afwijkende import Query” in te stellen. Hiermee kunt u de inkoopboeking conditioneel binnenhalen.
Standaard haalt QicsTime alle boekingen binnen die geboekt zijn in een dagboek van het type ‘Inkoop’ en waarbij een project is ingevuld.
Wellicht wilt u ook kas dagboeken of een memoriaal toevoegen of geldt de import alleen voor een bepaalde reeks projecten. Het is ook mogelijk om een toeslag op uw inkoopboeking te creëren bij het aanmaken van de verschotten, zodat u deze handeling niet handmatig in het factuurvoorstel hoeft te doen.
Wilt u weten welke verschotten geimporteerd worden als de importfunctie wordt aangezet, wilt u een afwijkende importquery of heeft u vragen over het instellen? Neem dan contact op met onze supportafdeling en mail naar support@qics.nl of bel naar 071 750 1532.
Opmerkingen