Wanneer u gebruik maakt van QicsTime voor urenregistratie en facturatie, beschikt u over veel (ruim 50) standaard rapportages. Een groot pluspunt van QicsTime. In een eerdere nieuwsbrief (maart 2013) hebben we al aandacht besteed aan de rapporten, omdat het in het dagelijks gebruik soms lastig blijkt om het juiste rapport te vinden. We hebben toen aangegeven later in het jaar in te gaan op het gebruik van rapportages over projecten.
We krijgen van klanten vaak vragen over projecten. Hoe kunnen we de voortgang van onze projecten het beste monitoren? Zitten we nog binnen budget? Wie hebben er allemaal tijd op mijn projecten geschreven? En hoeveel is er al op mijn project gefactureerd? Om deze vragen te beantwoorden beschikt QicsTime over de volgende rapporten:
- Rapport 2.04
- Rapport 2.05
- Rapport 4.01
Om de werking van de rapporten te laten zien, hebben we een voorbeeld uitgewerkt.
We hebben een project aangemaakt voor de implementatie van QicsTime. Het totale budget voor dit project is 50 uur a € 100 = € 5.000
Er werken drie consultants aan het project:
Adrie Vergeer
Herman Lambech
Jane Green
Het budget is uitgesplitst over de volgende activiteiten:
Consultancy 40 uur € 4.000
Development 10 uur € 1.000
U kunt dit budget aanmaken op het Project / tabblad Budgetten.
Tijdens het boeken van uren kunnen de projectleden zelf in de gaten houden hoe het budget er voor staat. Door op het vergrootglas achter het project te klikken (in het invoerscherm in Web), kan de budgetinformatie van het project opgevraagd worden.
Om inzicht te krijgen in de geboekte uren en het budget, kan de projectmanager rapport 4.01 opvragen. De uren worden direct zichtbaar na het boeken en hoeven dus niet eerst geaccordeerd of vrijgegeven te worden.
Om de details van de geboekte uren op te vragen, kunt u rapport 4.05 gebruiken. Ook hier worden de uren en verschotten direct zichtbaar na het boeken.
Naast de geboekte uren, is het interessant om te zien wat er al gefactureerd is op het project. Rapport 2.04 geeft hierin inzicht.
In het bovenstaande voorbeeld staan de uren van Jane voor het inventarisatie gesprek (4 uur) in een factuurvoorstel klaar om geaccordeerd te worden. De uren van Jane en Adrie voor het trainen van key-users en het testen (16 uur) zijn al gefactureerd, zie factuurnummer 13710003. Met de uren van Adrie en Jane voor de installatie en implementatie (16 uur) is nog niets gebeurd.
In rapport 2.04 ziet u de volgende kolommen:
Gefactureerd
Hier ziet u de gefactureerde uren en verschotten met het daarbij behorende factuurnummer.
In voorstellen
Hier ziet u de uren die al in factuurvoorstellen staan maar nog niet gefactureerd zijn met het daarbij behorende factuurID.
Te factureren
Hier ziet u de geboekte uren en verschotten die nog niet in voorstellen staan of gefactureerd zijn.
Verbruikt
Deze kolom is het totaal van de uren en verschotten gefactureerd, in voorstellen en te facturen bij elkaar.
Budget
In deze kolom staat het totaalbudget voor dit project.
Resterend
Deze kolom geeft het verschil tussen budget en verbruik weer.
In rapport 2.05 ziet u dezelfde informatie maar dan op detail niveau.
Hoeveel standaardrapportages we ook hebben, het is altijd mogelijk dat u specifieke wensen heeft. Soms kunnen we, door een hele kleine aanpassing op een standaardrapport, de waarde van het rapport voor u vergroten. Bijvoorbeeld door de sortering aan te passen of in plaats van een naam ook een nummer weer te geven. De maatwerkrapporten die wij voor u ontwikkelen kunnen wij toevoegen aan de standaard rapporten die zichtbaar zijn in QicsTime.
Opmerkingen