Het afgelopen jaar zijn er veel verbeteringen doorgevoerd m.b.t. het facturatieproces. Bekijk 10 redenen om te updaten naar een recente versie van QicsTime:
- Groepering wordt onthouden bij doorgeschoven factuurregels;
- De creditnota bevat een link met de originele debetnota;
- Preview van proeffactuur en declaratievoorstel mogelijk;
- Facturen samenvoegen;
- Verbeteringen in het genereren van factuurvoorstellen:
a.Genereren per artikelgroep;
b. Selecteren zonder popup;
c. Start periode facturen genereren. - Medewerker koppelen aan een termijn of voorschot;
- Rapportagedatum aanpassen;
- Extra filters bij overzicht voorstellen en facturen printen;
a. Zoeken op factuurnummer bij facturen printen;
b. Filteren op ‘gemaakt door’ in overzicht factuurvoorstellen ;
c. Filteren op ‘geaccordeerd’ door bij Facturen printen. - Extra velden in overzicht voorstellen:
a. Taal klant;
b. Extra uren invoerveld. - Split bill functionaliteit.
- Groepering wordt onthouden bij doorgeschoven regels (versie 3.7.2.)
U heeft veel aanpassingen aan de factuurregels moeten maken om de factuur zo te krijgen dat de manager tevreden is. Bij de laatste accordeerronde blijkt dat de factuur nog niet de deur uit mag. De factuur moet doorgeschoven worden naar de volgende maand. Voor versie 3.7.2. van QicsTime moest u de volgende maand alle groeperingen opnieuw aanmaken. Dat hoeft nu niet meer. De groeperingen worden onthouden bij het doorschuiven van een factuur. - De creditnota bevat een link met de originele debet nota (3.7.8.)
Uw klant belt dat er een foutje in de factuur zit. Er zijn ten onrechte kosten in rekening gebracht. U maakt een credit en nieuwe debetfactuur via het menu ‘facturen per klant’. Om ervoor te zorgen dat de factuur zo snel mogelijk betaald wordt, is het handig dat er op de creditnota staat op welke factuur de creditfactuur betrekking heeft. Voor versie 3.7.8. van QicsTime was er geen link tussen de credit en de originele debetfactuur. Nu kunt u de lay-out aan laten passen zodat u zichtbaar kunt maken op welk factuurnummer de creditnota van toepassing is. Neem contact op met onze support afdeling om te informeren naar de mogelijkheden voor het aanpassen van uw lay-out(s). - Preview van proeffactuur en declaratie voorstel mogelijk (3.7.16)
U heeft verschillende factuurlay-outs door ons laten ontwikkelen. In het overzicht factuurvoorstellen wilt u graag een proeffactuur opvragen van de factuur zoals deze er uiteindelijk uit kom te zien als hij naar de klant verstuurd wordt. Voor versie 3.7.16 was het alleen mogelijk om een proeffactuurlay-out in de algemene instellingen te koppelen. Om een preview van een andere lay-out te zien moest je de algemene instellingen aanpassen of een lay-out per klant of project koppelen. Dit is nu niet meer nodig. In het overzicht voorstellen kunt u een factuurvoorstel openen en kiezen met welke lay-out u de preview op wilt vragen. - Facturen verzamelen (3.7.17)
U heeft factuurvoorstellen gegenereerd. Nu blijkt dat er al een factuurvoorstel voor deze klant stond en u bent ook nog een uurtje vergeten te accorderen. Voor versie 3.7.17 van QicsTime moest u alle factuurvoorstellen terugdraaien en opnieuw genereren om één factuurvoorstel voor deze klant te krijgen. Nu kunt u factuurvoorstellen samenvoegen. Let op dit kan alleen als de debiteur gelijk is aan de factuurdebiteur. - Verbeteringen in het genereren van factuurvoorstellen (3.7.20/3.7.17/3.7.18)
a. Genereren per artikelgroep: u wilt een factuur maken voor bepaalde werkzaamheden, de artikelen zitten allemaal in dezelfde artikelgroep, de overige werkzaamheden moeten op een aparte factuur komen. Voor versie 3.7.17 van QicsTime moest u de factuurregels die nog niet gefactureerd mochten worden selecteren en teugdraaien. Vanaf nu kunt u bij het genereren al aangeven welke artikelgroep u wilt gebruiken.
b. Start periode facturen genereren: u wilt factuurvoorstellen genereren. Hierbij moet u altijd rekening houden met oud onderhandenwerk dat mogelijk nog een keer gefactureerd gaat worden. De ‘van’ datum staat standaard op begin dit jaar. Voor versie 3.7.20 van QicsTime moest u steeds handmatig de datum aanpassen. Nu kunt u in de algemene instellingen kiezen uit de volgende opties:
- Eerste datum mogelijk
- Begin van vorig jaar
- Begin van dit jaar
- Eerste OHW datum ooit
- Eerste OHW datum vorig jaar
- Eerste OHW datum dit jaar
c. Selecteren zonder popup: u wilt factuurvoorstellen voor een bepaalde klant genereren. U weet bijna alle debiteurnummers uit uw hoofd. Voor versie 3.7.18 moest u eerst op het vergrootglas klikken dan het nummer of de naam van de klant intypen, en de klant selecteren. Nu kunt u in het hoofdscherm meteen het klantnummer of het projectnummer invoeren. - Medewerkers koppelen aan een termijn of voorschot
Het is nu mogelijk om aan een termijn en aan een voorschot een medewerker te koppelen. Handig wanneer u de omzet toe wilt kennen aan een specifieke medewerker. - Rapportagedatum aanpassen (3.7.17)
U maakt aan het begin van de maand een factuur met uren van de vorige maand. U wilt graag dat in uw financiële administratie de factuur zichtbaar wordt in de vorige maand. Voor versie 3.7.21 was het niet mogelijk om de rapportagedatum in Exact Globe te beïnvloeden, deze was altijd gelijk aan de factuurdatum. Nu is het mogelijk om de factuurdatum gelijk te maken aan de onderhandenwerkdatum. - Extra filters bij overzicht voorstellen en facturen printen (3.7.22/3.7.19/3.7.17)
a. Zoeken op factuurnummer bij facturen printen: U wilt een factuur opvragen via het menu ‘Facturen printen’ en weet het factuurnummer uit uw hoofd. Voor versie 3.7.22. moest u weten van welke datum deze factuur was om de factuur te kunnen zoeken. Nu is het mogelijk om meteen het factuurnummer in te voeren.
b. Filteren op ‘gemaakt door’ in overzicht factuurvoorstellen: U werkt met meerdere medewerkers van de administratie aan de facturatie. Voor versie 3.7.19 was het niet altijd duidelijk wie er nu met een factuurvoorstel bezig was. Nu kunt u zien door wie een factuurvoorstel gegenereerd is.
c. Filteren op ‘geaccordeerd door’ bij facturen printen: U werkt met meerdere medewerkers van de administratie aan de facturatie. Voor versie 3.7.17 was het niet altijd duidelijk door wie een factuur geaccordeerd was. Nu kunt u bij het menu ‘facturen printen’ zien wie het factuurvoorstel geaccordeerd heft. - Extra velden zichtbaar in overzicht factuurvoorstellen (3.7.18/3.7.21)
a. Taal klant: U wilt een omschrijving op de factuur aanpassen. De omschrijving moet in het Engels of in het Nederlands, afhankelijk van de taal van de klant. Voor versie 3.7.21 moest u eerst bij stamgegevens klanten kijken naar de taal van de klant. Nu kunt u het al in het voorstel zelf zien.
b. Het extra uren invoerveld: Bij het boeken van de uren wordt gebruik gemaakt van het extra uren invoerveld. Uw organisatie gebruikt dit bijvoorbeeld om aan te geven of de afspraak op locatie bij de klant of op kantoor heeft plaatsgevonden. Bij de facturatie zou het nuttig zijn om dit te zien in verband met het doorbelasten van reiskosten. Voor versie 3.7.18 was het niet mogelijk om dit veld tijdens de facturatie te zien. - Split bill functionalitiet (3.7.22)
Uw heeft met uw klant afgesproken dat 50% van de factuur naar bedrijf x en 50% van de factuur naar bedrijf y gefactureerd wordt. U wilt wel graag alle uren op een project boeken in verband met de budget bewaking. Voor versie 3.7.22 van QicsTime moest u handmatig regels overboeken van het ene naar het andere factuurvoorstel. Nu is het mogelijk om een factuur te splitsen in meerdere facturen. Op het project kunt u aangeven welke percentage van de factuur naar een andere klant gefactureerd moet worden. Dit kunnen ook meerdere klanten zijn.
Opmerkingen