Ieder jaar moeten er bij de overgang naar het nieuwe jaar aanpassingen in QicsTime worden uitgevoerd. Omdat deze aanpassingen maar één keer per jaar worden uitgevoerd, geven wij u hierbij een korte handleiding hoe u de factuurnummers kunt aanpassen, hoe u een nieuw boekjaar kunt aanmaken en hoe u projecten kunt kopiëren naar het nieuwe jaar.
Factuurnummering aanpassen
Wanneer u met QicsTime stand-alone werkt, past u het factuurnummer als volgt aan.
- Open QicsTime Management.
- Ga naar [Systeem / Algemene Instellingen / tabblad Divisies en Administraties / dubbelklik op de Divisie / tabblad Exporteren].
- Bij ‘Start factuurnr.’ past u het factuurnummer aan.
Heeft u QicsTime gekoppeld aan Twinfield of Exact Online, dan past u het factuurnummer aan in de instellingen van Twinfield of Exact Online. Zie hiervoor de aanwijzingen van Twinfield en Exact Online.
Heeft u QicsTime gekoppeld aan Exact Globe? U gaat dan als volgt te werk:
- Open Exact Globe.
- Ga naar [Systeem / Instellingen / Factuurinstellingen].
- Staat de Factuurcode dagboek koppeling aan?
Als u deze optie aanvinkt, wordt het factuurnummer bepaald door het eerstkomende boekstuknummer van het dagboek dat is gekoppeld aan de gebruikte factuurcode. Tevens wordt de factuur gejournaliseerd in het verkoopdagboek dat is gekoppeld aan de factuurcode. - Als het antwoord op vraag 3 “Ja” is: Ga naar [Systeem / Dagboeken / Verkoopboek / tabblad Nummering]. Hier kunt u per boekjaar onder boekstuknummer het gewenste start factuurnummer ingeven. Wanneer 2015 hier niet bijstaat, moet u eerst het boekjaar aanmaken in de ‘periode datum tabel’ in Exact Globe.
- Als het antwoord op vraag 3 “Nee” is: Ga naar [Systeem / Instellingen / Factuurnummer]. Hier kunt u het factuurnummer ingeven.
Nieuw boekjaar aanmaken
Werkt u met QicsTime stand-Alone? U hoeft geen nieuw boekjaar aan te maken:
Wanneer u met QicsTime stand-alone werkt, dus zonder koppeling met Exact Globe of een ander financieel pakket, hoeft u geen nieuw boekjaar aan te maken. Zodra u uren geboekt heeft in het nieuwe jaar, is het jaar beschikbaar in de rapportages en bij het accorderen van de uren.
Heeft u QicsTime gekoppeld met Exact Globe? U maakt als volgt een nieuw boekjaar aan:
- Open Exact Globe.
- Ga naar [Systeem / Algemene Instellingen / klik op de kalender achter Periode-Datumtabel / klik op Nieuw].
- Vul de begin- en einddatum in per maand of klik op [Genereren]. U kunt nu op basis van het afgelopen jaar een nieuw jaar genereren.
- Kies voor kopiëren en geef het bron boekjaar op.
- Let op: bij bewaren vraagt Exact Globe of u 10 jaar voor en na de huidige periode automatisch boekjaren wilt genereren. Als u dit niet wilt, kunt u genereren uitvinken.
- Zet het ‘periode sluiten’ vinkje uit, wanneer u wilt dat alle perioden voor 2015 geopend worden.
Projecten kopiëren
Heeft u QicsTime gekoppeld met Exact Globe of Synergy Classic, Synergy Enterprise (vanaf versie 3.7.28)? U kunt als volgt projecten kopiëren:
U kunt in één keer een project naar alle klanten of een selectie hiervan kopiëren. U kunt er ook voor kiezen om een project binnen een klant te kopiëren. Wanneer u met Exact Synergy of Exact Globe werkt, maakt u normaal altijd het project in Exact aan. Dit project wordt dan automatisch met QicsTime gesynchroniseerd. Bij het kopiëren van projecten werkt dit anders. Het project wordt door QicsTime in Exact Globe of Exact Synergy aangemaakt. U hoeft dit dus niet handmatig te doen.
Projecten kopiëren in QicsTime werkt als volgt:
- 1.Open QicsTime Management.
- Ga naar Stamgegevens / Projecten.
- Selecteer één of meerdere projecten.
- Klik op uw rechtermuisknop en kies voor [Kopiëren].
- Het scherm [Kopieer projecten] wordt nu geopend.
Wanneer u een project gaat kopiëren, heeft u verschillende mogelijkheden:
Type kopieeractie:
- Een project binnen één klant kopiëren > Wanneer u meerdere projecten van één klant geselecteerd heeft, wordt deze optie automatisch aangevinkt. Wanneer u één project geselecteerd heeft, kunt u deze optie aanvinken om het project voor dezelfde klant te kopiëren.
- Project naar meerdere (geselecteerde) klanten kopiëren > Wanneer u één project geselecteerd heeft, kunt u deze optie aanvinken om het project naar andere klanten te kopiëren.
Projectnaam
- ‘Gebruik altijd’ > Hier kunt u een naam ingeven voor de te kopiëren projecten;
- ‘Neem naam over van oorspronkelijk project’ > Met deze optie kiest u ervoor om de bestaande naam van het project over te nemen.
- ‘Vervang’ > Bij ‘Vervang’ vult u het deel van de projectnaam in dat u wilt vervangen door iets anders.
- ‘Door’ > Bij ‘Door’ vult u het nieuwe gedeelte van de projectnaam in.
Projectnummers
- <klantnummer>.in te geven nummer > Met deze optie wordt er automatisch een projectnummer gegenereerd met het klantnummer, gevolgd door het nummer dat u bij ‘Nummer’ ingeeft.
- In te geven nummer.<klantnummer> > Met deze optie wordt er automatisch een projectnummer gegenereerd met het projectnummer dat u bij nummer ingeeft, gevolgd door het klantnummer.
- Oplopend nummeren vanaf > Met deze optie wordt er automatisch een projectnummer gegenereerd. Het eerste project krijgt het nummer dat u hier ingeeft en vervolgens wordt steeds met 1 opgehoogd.
- Nummer overslaan indien in gebruik > Indien u deze optie aanvinkt, wordt bij het toekennen van de projectnummers rekening gehouden met bestaande projectnummers. Hierdoor kunnen er tijdens het kopiëren nooit dubbele projectnummers ontstaan.
Projectmanager
- Neem manager over van project > Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt aan alle projecten de projectmanager van het te kopiëren project gekoppeld. Let op! Wanneer u meerdere projecten met verschillende managers kopieert, zal de manager van het laatst geselecteerde project gekoppeld worden.
- Neem manager over van klant > Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt aan alle projecten de klantmanager (van de klant van het te kopiëren project) als projectmanager gekoppeld.
Start/Einddatum
- Startdatum > In Exact Synergy hebben projecten een begin- en een einddatum. Hiermee geeft u de begindatum van het project in Exact Globe aan.
- Einddatum > In Exact Synergy hebben projecten een begin- en een einddatum. Hiermee geeft u de einddatum van het project in Exact Globe aan.
- Contracten en termijnen verschuiven > Bij het kopiëren van een vast project worden ook alle termijnen en contracten gekopieerd. Wanneer u een project van een voorgaand jaar kopieert kunt u ervoor kiezen om de termijnen wel te kopiëren, maar allemaal 1 jaar te verschuiven.
- Aantal maanden > Het aantal maanden dat u de termijn wilt verschuiven.
Kostenplaats
Bij het kopiëren van projecten kiest u uit de onderstaande opties welke kostenplaats gebruikt moet worden:
- Kostenplaats overnemen van project > Gebruik de kostenplaats die gekoppeld is aan het project dat u gebruikt om te kopiëren.
- Kostenplaats overnemen van manager > Gebruik de kostenplaats die gekoppeld is aan de manager (medewerker) van het project dat u gebruikt om te kopiëren;
- Kostenplaats overnemen van klant/divisie > Gebruik de kostenplaats van de klant van het project dat u gebruikt om te kopiëren.
- Kostenplaats > Selecteer een kostenplaats uit de lijst.
- Geen kostenplaats kopiëren > Koppel geen kostenplaats aan het project.
Foutmeldingen
- Betreffende projecten overslaan en doorgaan > Met deze optie geeft u aan dat u bij een foutmelding bij het kopiëren van een project het betreffende project wilt overslaan;
- Kopieerproces stoppen > Met deze optie geeft u aan dat u bij een foutmelding wilt stoppen met het kopiëren van de projecten.
Opmerkingen