Ter voorbereiding op de implementatie is het goed om alvast na te denken over de artikelen die nodig zijn voor de uren- en onkostenregistratie en voor de facturatie.
| Maak je al gebruik van uurcodes in je huidige pakket, dan is dit een goed moment om eventueel op te schonen. |
Stel je werkt voor een accountantskantoor met een breed assortiment aan diensten. Wanneer je deze diensten zou willen groeperen, zou het er ongeveer zo uit kunnen zien.
- Administratie
- Jaarwerk
- Fiscaal
- Salaris
- Advies (Fiscaal, Bedrijfsadvies, Personeelsadvies)
Of je werkt voor een consultancy bedrijf dan zou het er ongeveer zo uit kunnen zien:
- Projectmanagement
- Consultancy
- Ontwikkeling
- Beheer/Onderhoud
Probeer voor jezelf op deze manier een groepering van alle werkzaamheden die jullie als bedrijf uitvoeren te maken. Dit worden de artikelgroepen.
Hoe maak ik een artikelgroep aan?
- Ga via het menu naar [Organisatie] -> [Artikelgroepen].
- Klik bovenin je scherm op [Nieuwe artikelgroep] om een nieuwe artikelgroep aan te maken.
- Geef aan of artikelen in deze groep productief, declarabel of niet-productief zijn.
Waar komen de artikelgroepen terug?
- Optioneel: op de factuur of specificatie
- Bij het bepalen wat en hoe er gefactureerd moet worden op een project.
- In de (productiviteits)rapportages
- Optioneel: bij het bepalen wie, welke artikelen mag zien bij het invoeren van uren en onkosten
Artikelen aanmaken
Vervolgens ga je deze diensten verder uitsplitsen naar uren en onkosten artikelen.
Waar moet je rekening mee houden bij het aanmaken van artikelen:
- Wat wil je zien bij het invoeren van de uren en onkosten?
- Wat wil je laten zien op de factuur en of specificatie?
- Waar wil je op sturen (managementrapportages)?
- Wil je de omzet uitsplitsen naar verschillende omzetrekeningen in je financiële administratie?
- Heb je vaste prijsafspraken met klanten maar moet het ook mogelijk zijn om meerwerk te factureren?
Uren en onkosten artikelen
Er zijn twee soorten artikelen: uren en onkosten artikelen.
- Urenartikelen zijn artikelen die gebruikt worden bij het boeken van uren. Het betreft hier de activiteiten die zijn verricht, bijvoorbeeld [Advies], [Administratie] of [Overleg].
- Onkosten artikelen zijn artikelen die gebruik worden voor het boeken van kosten die ten laste van een project komen of die moeten worden door belast naar de klant zoals [Kilometers], [Reis- en verblijfkosten], [Werk derden], [Abonnementen] of [Salarisstroken].
Hoe maak ik een artikel aan?
- Ga via het menu naar [Organisatie] -> [Artikelen].
- Klik bovenin je scherm op [Nieuw uurartikel] of [Nieuw onkostenartikel] om een nieuw artikel aan te maken.
- Zorg ervoor dat [Beschikbaar bij het invoeren van uren/onkosten] en [Factureerbaar] op [Ja] staan wanneer de artikelen gefactureerd moeten worden en beschikbaar moeten zijn om uren en/of onkosten op te boeken.
- Vul de verplichte velden [Naam], [Code], [BTW code] en [Omzetrekening] in. De andere opties kun je naar wens invullen.
- Druk op [Ok] om het artikel aan te maken.
Opmerkingen