Artikelen aanmaken

Ter voorbereiding op de implementatie is het goed om alvast na te denken over de artikelen die nodig zijn voor de uren- en onkostenregistratie en voor de facturatie.

Stel je werkt voor een accountantskantoor met een breed assortiment aan diensten. Wanneer je deze diensten zou willen groeperen, zou het er ongeveer zo uit kunnen zien.

• Administratie
• Jaarwerk
• Fiscaal
• Salaris
• Advies (Fiscaal, Bedrijfsadvies, Personeelsadvies)

Of je werkt voor een consultancy bedrijf dan zou het er ongeveer zo uit kunnen zien:

• Projectmanagement
• Consultancy
• Ontwikkeling
• Beheer/Onderhoud

Probeer voor jezelf op deze manier een groepering van alle werkzaamheden die jullie als bedrijf uitvoeren te maken.  Dit worden de artikelgroepen.

Hoe maak ik een artikelgroep aan?

• Ga via het menu naar [Artikelen] -> [Artikelgroepen].
• Klik bovenin je scherm op het + teken om een nieuwe artikelgroep aan te maken.
• Geef aan of artikelen in deze groep productief, declarabel of niet-productief zijn.
• Verander eventueel de kleur welke bij planning of tijdschrijven (kleurindicator) terugkomt.

Waar komen de artikelgroepen terug?

• Optioneel: op de factuur of specificatie
• Bij het bepalen wat en hoe er gefactureerd moet worden op een project.
• In de (productiviteits)rapportages
• Optioneel:  bij het bepalen wie, welke artikelen mag zien bij het invoeren van uren en onkosten

Artikelen aanmaken

Vervolgens ga je deze diensten verder uitsplitsen naar uren en onkosten artikelen.

Waar moet je rekening mee houden bij het aanmaken van artikelen:

• Wat wil je zien bij het invoeren van de uren en onkosten?
• Wat wil je laten zien op de factuur en of specificatie?
• Waar wil je op sturen (managementrapportages)?
• Wil je de omzet uitsplitsen naar verschillende omzetrekeningen in je financiële administratie?
• Heb je vaste prijsafspraken met klanten maar moet het ook mogelijk zijn om meerwerk te factureren?

Uren en onkosten artikelen

Er zijn twee soorten artikelen: uren en onkosten artikelen.

• Urenartikelen zijn artikelen die gebruikt worden bij het boeken van uren. Het betreft hier de activiteiten die zijn verricht, bijvoorbeeld [Advies], [Administratie] of [Overleg]. Urenartikelen hebben een paarse kleur.

   

• Onkosten artikelen zijn artikelen die gebruik worden voor het boeken van kosten die ten laste van een project komen of die moeten worden door belast naar de klant zoals [Kilometers], [Reis- en verblijfkosten], [Werk derden], [Abonnementen] of [Salarisstroken]. Kostenartikelen hebben een goene kleur.

Hoe maak ik een urenartikel aan?

• Ga via het menu naar [Artikelen] -> [Artikelen].
• Klik bovenin je scherm op onderstaand icoontje om een nieuw urenartikel aan te maken:

• Vul de verplichte velden met * in (naam en code dienen uniek te zijn).
• en bepaal de gewenste keuze voor de overige velden.

Ga naar tabblad Facturatie:

• Geef hier aan of het een Verkoopartikel betreft.
• Vul de verplichte velden met * in
• Indien korting of toeslag van toepassing is kan je dat hier aangeven.

Indien je meerdere bedrijven hebt kan je op tabblad Bedrijven aangeven voor welk bedrijf het van toepassing is.

Op tabblad Tarieven kan je middels het + teken de Valuta opgeven en een tarief met startdatum. Wil je met het + teken vanaf een nieuwe startdatum een ander tarief invullen dan wordt automatisch de einddatum ingevoerd bij het voorgaande tarief. Voer je geen nieuw tarief in dan blijft de eerste gewoon doorlopen.

Hoe maak ik een onkostenartikel aan?

• Ga via het menu naar [Artikelen] -> [Artikelen].
• Klik bovenin je scherm op onderstaand icoontje om een nieuw urenartikel aan te maken:

• Vul de verplichte velden met * in (naam en code dienen uniek te zijn).
• en bepaal de gewenste keuze voor de overige velden.

Ga naar tabblad Facturatie:

• Geef hier aan of het een Verkoopartikel betreft.
• Vul de verplichte velden met * in
• Indien korting of toeslag van toepassing is kan je dat hier aangeven.

Indien je meerdere bedrijven hebt kan je op tabblad Bedrijven aangeven voor welk bedrijf het van toepassing is.

Op tabblad Tarieven kan je middels het + teken de Valuta opgeven en een tarief met startdatum. Wil je met het + teken vanaf een nieuwe startdatum een ander tarief invullen dan wordt automatisch de einddatum ingevoerd bij het voorgaande tarief. Voer je geen nieuw tarief in dan blijft de eerste gewoon doorlopen.