Heeft jouw organisatie 100 of meer werknemers? Dan ben je vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van uw werknemers. Dit is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM).
In onderstaande link naar de website van de RVO staat precies beschreven wat dit inhoudt.
https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm
Hoe kan je dit in QicsMilestones inrichten
Er zijn meerdere manieren, maar in onze ogen is onderstaande manier de makkelijkste en het meest overzichtelijk.
Stap 1: artikelen aanmaken
Om kilometers te kunnen registreren heb je ‘reisartikelen’ nodig. Deze artikelen maken we aan van het type onkosten.
In dit artikel gaan we ervan uit dat de ‘zakelijke kilometers’ doorbelast worden aan de klanten.
In dit voorbeeld hebben we 3 artikelen aangemaakt:
- Artikel WW is bedoeld voor de tijd die de medewerker besteed om van huis naar kantoor en vice versa te gaan.
- Artikel PRV is voor de Privé kilometers (alleen van toepassing wanneer er een rittenregistratie bijgehouden moet worden i.v.m. de bijtelling van de leaseauto).
- Artikel ZKW wordt gebruikt om de tijd te registreren die de medewerker maakt naar de klanten en weer terug.
Stap 2: project aanmaken
Na het aanmaken van de artikelen, maak je een project aan.
In dit voorbeeld heb ik het project “Reiskosten” aangemaakt.
In dit project wordt een facturatie afspraak “Niet factureren” aangemaakt voor de ‘woon-werk’ en ‘privé kilometers’.
Hierbij wordt aangegeven dat er geen uren geschreven kunnen worden maar wel onkosten.
De klant is de interne klant.
Bij de onkostenartikelen tab worden de artikelen Woon/Werk en Privé gekoppeld.
Daarnaast wordt er per klant een facturatie afspraak aangemaakt van het type “Uren & Onkosten”
Op tabblad facturatie wordt dan de klant geselecteerd waarvoor de zakelijke kilometers geregistreerd moeten worden welke doorbelast gaan worden.
Stap 3: afspraak aanmaken
In mijn voorbeeld heb ik een afspraak voor de klant Water accountants aangemaakt
Nadat er voor alle klanten een afspraak is aangemaakt krijg je op tabblad afspraken in het project een overzicht van alle afspraken en de klanten.
Vervolgens wordt er per vervoersmiddel een budgetregel aangemaakt
Zodra je bovenstaande stappen hebt doorlopen, kan het aantal kilometers geregistreerd worden.
Inzicht in het aantal gereden kilometers en welk vervoersmiddel gebruikt is
Optie 1:
Een optie om dit in te zien is via het budgetoverzicht
Wanneer de kolom “Onkosten (aantal)” toegevoegd wordt aan het overzicht, het makkelijk in te zien wat er gereden is en met welk vervoersmiddel.
Optie 2:
Een andere optie is om het productieoverzicht te gebruiken
Via het productiescherm kan er op artikelen gefilterd worden
Je kunt een export maken van de registraties op dit project.
Van deze export maak je een draaitabel in Excel.
(Zie voorbeeld hieronder)
Opmerkingen