Stel..
De e-mail met de PDF van de factuur is niet aangekomen bij jouw client.
Of je ziet in het scherm Facturen een foutmelding staan bij de verzendstatus.
Of je hebt teruggekoppeld gekregen dat jouw contactpersoon de factuur niet heeft ontvangen.
Hoe zit het in elkaar?
In het facturenscherm is in de kolom Verzendstatus te zien of een e-mail daadwerkelijk verstuurd is.
Soms komt de e-mail met de PDF van de factuur niet aan. In de kolom Resultaat verzending is te zien waarom.
FortesMilestones verstuurt de facturen niet via jouw mailbox – bijvoorbeeld Outlook – maar via een programma Sendgrid. Sendgrid is een soort digitale postbode die de brief aangeboden krijgt van FortesMilestones en die dan weer aflevert bij de mailbox van jouw klant.
Sendgrid is een third-party tool die in staat is om grote hoeveelheden e-mails te versturen vanuit FortesMilestones. Wanneer er aan de ontvangende partij mails niet doorkomen dan kan het zijn dat die aan om een bepaalde reden op een bounce list of blocklist terecht komen met daarbij een melding van de reden. Dit zijn dus geen meldingen van FortesMilestones.
IP of Domein Reputation: De reputatie van het IP-adres of domein van de afzender is laag, vaak door een geschiedenis van spam-activiteiten.
Spam Filters: De e-mailinhoud wordt door spamfilters als verdachte gemarkeerd.
Blacklists: Het IP-adres of domein staat op een wereldwijde blacklist vanwege eerdere spam- of frauduleuze activiteiten.
Content Issues: De e-mail bevat inhoud die door de ontvanger of diens e-mailserviceprovider als ongewenst wordt beschouwd
Vaak heeft het te maken met de configuratie van de DNS. Voor meer informatie omtrent de mail met Sendgrid en DNS zie onderstaand artikel:
https://support.qics.nl/hc/nl/articles/10717868587421-e-mail-verzender-valideren
Hoe is mijn probleem op te lossen?
Als de verzending van de mail niet gelukt is, volg dan de drie volgende stappen.
Vanuit FortesMilestones:
Kijk eerst of er een foutmelding staat bij Resultaat verzending en los die op. De meest voorkomende melding is natuurlijk ‘er is een ongeldig e-mailadres gebruikt’. Dit moet je wijzigen bij de relatie in FortesMilestones – of in het geval van een koppeling met bijvoorbeeld Exact Online of Twinfield – bij de relatie in de financiele administratie.
- Vanuit FortesMilestones: Ga naar de factuur en klik “Verstuur”. Vul in de popup het volgende in:
Het kan namelijk zijn dat er ergens in het verkeer tussen verzender en ontvanger een incidentele blokkade zat, dat gebeurt wel eens.
Probeer het versturen daarom nogmaals.
2. Lukt het het verzenden van de e-mail nog niet, dan kan het zijn dat Sendgrid het betreffende e-mailadres op de 'bounce'- of 'blocklist' heeft staan. Stuur dan een e-mail naar support@milestones.fortesgroup.com om dit te controleren en indien mogelijk vrij te geven.
Een bounce list in SendGrid is een lijst van e-mailadressen waaraan e-mails niet succesvol afgeleverd konden worden en zijn "teruggekaatst" (gebounced) naar de afzender. Bounces kunnen om verschillende redenen optreden, zoals een niet-bestaand e-mailadres, een volle inbox van de ontvanger, of door een probleem met de e-mailserver van de ontvanger.
Er zijn twee hoofdtypen van bounces:
Hard Bounces: Dit zijn permanente leveringsproblemen, zoals:
Het e-mailadres bestaat niet.
Het domein van het e-mailadres bestaat niet.
De e-mailserver heeft de e-mail geweigerd.
Soft Bounces: Dit zijn tijdelijke leveringsproblemen, zoals:
De inbox van de ontvanger is vol.
De e-mailserver van de ontvanger is tijdelijk niet beschikbaar.
De e-mail is te groot.
Een block list in SendGrid is een lijst van e-mailadressen waaraan e-mails niet afgeleverd konden worden omdat ze door de e-mailserver van de ontvanger zijn geblokkeerd. Dit is anders dan een bounce list, waar e-mails worden teruggestuurd vanwege afleveringsproblemen. De redenen voor blokkeringen kunnen variëren en kunnen vaak worden opgelost door de afzender.
Enkele veelvoorkomende redenen waarom een e-mail op de block list terechtkomt, zijn:
A. IP of Domein Reputation: De reputatie van het IP-adres of domein van de afzender is laag, vaak door een geschiedenis van spam-activiteiten.
B. Spam Filters: De e-mailinhoud wordt door spamfilters als verdachte gemarkeerd.
C. Blacklists: Het IP-adres of domein staat op een wereldwijde blacklist vanwege eerdere spam- of frauduleuze activiteiten.
D. Content Issues: De e-mail bevat inhoud die door de ontvanger of diens e-mailserviceprovider als ongewenst wordt beschouwd
3. Vanuit Outlook: Verstuur handmatig een e-mail vanuit Outlook naar de ontvanger, doe hier een PDF als bijlage bij. Komt deze e-mail wel aan? Dan zit het probleem aan de kant van de ontvanger.
Die heeft namelijk de beveiliging zo ingesteld dat e-mails van Sendgrid niet binnenkomen.
Vraag derhalve aan de klant of zij regelen (met hun systeembeheerder) dat jullie adres aan de lijst van veilige afzenders wordt toegevoegd. Bijv. zoals in deze link staat beschreven:
Opmerkingen