Algemeen

De koppeling met Minox maakt het mogelijk om gegevens te synchroniseren tussen FortesMilestones en Minox. De koppeling werkt twee kanten op en dit wordt in onderstaande schema weergegeven.

schema - Minox.png

klantgegevens worden vanuit Minox doorgezet naar FortesMilestones
verkoopboekingen worden verzonden naar Minox

Hoe werkt de koppeling?

Wanneer de koppeling actief is, worden de verschillende gegevens vanuit Minox doorgezet naar FortesMilestones en andersom.

Nieuwe klanten worden gesynchroniseerd (➡️ FortesMilestones)
Wijzigingen van klanten worden gesynchroniseerd (➡️FortesMilestones)
Verwerkte facturen worden doorgezet als verkoopboeking (➡️Minox)

Schema en 'trigger'

De koppeling draait dagelijks van 07.00 uur tot 20.00, iedere 15 minuten. Een wijziging op één van de koppel-velden zal ervoor zorgen dat de koppeling wordt 'getriggerd'.

Aandachtspunten

Het is goed om te weten dat wanneer de koppeling actief is, gegevens zullen worden overschreven door wijzigingen maar dat verwijderingen niet worden doorgezet. Dus een wijziging op een klant in Minox zorgt ervoor dat deze wordt doorgezet naar FortesMilestones, waarbij de waarden van de koppelvelden (zie onderstaande overzicht) zullen worden overgenomen.

Een belangrijke voorwaarde is dat de BTW codes (met de daarbij behorende tarieven) overeenkomen tussen Milestones en Minox. De BTW code wordt in Minox op de klant (in het veld voorstel BTW-code) geregistreerd en deze dient overeen te komen met die van de klant in Milestones.

Welke gegevens worden er doorgezet?

Het is mogelijk om naast klanten ook artikelen, kostenplaatsen, betalingscondities en btw-codes te importeren. In onderstaande overzichten worden de onderdelen en velden weergegeven welke via de koppeling worden doorgezet. De verkoopboeking en eventueel PDF van de factuur worden uiteindelijk geëxporteerd.

Gegevens van Minox naar FortesMilestones

BTW codes
Minox	➡️	QicsMilestones
VatResponse.id		VatCode.Code
VatResponse.description		VatCode.Name
VatResponse.percentage		VatCode.Percentage
VatResponse.type*		VatCode.ReverseCharge
* Wanneer het type het woord "verlegd" bevat, wordt "BTW verlegd" geselecteerd in QMS

Kostenplaatsen
Minox	➡️	QicsMilestones
CostCenterResponse.id		CostCenter.Code
CostCenterResponse.decription		CostCenter.Name

Betalingscondities
Minox	➡️	QicsMilestones
PaymentTermResponse.id		PaymentCondition.Code
PaymentTermResponse.description		PaymentCondition.Name
PaymentTermResponse.description		PaymentCondition.Description
PaymentTermResponse.days		PaymentCondition.PaymentTerm
PaymentTermResponse.mandate*		PaymentCondition.PaymentConditionType
* Wanneer het mandate gevuld is (maakt niet uit met wat) dan is het type DirectDebit, anders Credit
Dit id wordt gerefereerd in Customer import

Artikelen
Minox	➡️	QicsMilestones
ItemResponse.blocked		Item.IsActive
ItemResponse.id		Item.ItemCode
ItemResponse.description		Item.Name
ItemResponse.unit_packaging*		Item.ItemType
true		Item.AllowTimeEntry
true		Item.WillBeInvoiced
ItemResponse.Vat.id		Item.VatCodeId
ItemResponse.item_group_id**		Item.GLAccountRevenue
* Wanneer unit_packaging "uur" is, dan is het ItemType Hours. In andere gevallen is het Expenses
** De itemgroup wordt gezocht op basis van item_group.id. GLAccountRevenue wordt opgehaald uit deze groep uit de categorie "ledger_account.sales_revenue_nl"

Klanten
Minox	➡️	QicsMilestones
Customer.blocked		Customer.IsActive
Customer.id		Customer.CustomerCode
Customer.chamber_of_commerce		Customer.Identification
Customer.payment_term.id		Customer.PaymentConditionId
PostalAddress.name		Customer.Name
PostalAddress.contact_name		Customer.ContactPersonName
PostalAddress.email_addresses.First().email_address		Customer.SendInvoiceTo
PostalAddress.contact_name		Customer.SendInvoiceRecipientName
addressToUseForBezoek.contact_name		Customer.VisitAddressContactPerson
addressToUseForBezoek.streetname_and_number		Customer.VisitAddressAddress1
addressToUseForBezoek.country_code		Customer.VisitAddressCountryCode
addressToUseForBezoek.country_code		Customer.VisitAddressCountry
addressToUseForBezoek.email_addresses.First().email_address		Customer.VisitAddressEmailAddress
addressToUseForBezoek.postal_code		Customer.VisitAddressZipCode
addressToUseForBezoek.phone_number.First().phone_number		Customer.VisitAddressPhoneNumber
foundStreetAddress.streetname_and_number != null		Customer.InvoiceAddressSameAsVisitAddress
foundPostalAddress.contact_name		Customer.InvoiceAddressContactPerson
foundPostalAddress.streetname_and_number		Customer.InvoiceAddressAddress1
foundPostalAddress.country_code		Customer.InvoiceAddressCountryCode
foundPostalAddress.country_code		Customer.InvoiceAddressCountry
foundPostalAddress.email_addresses.First().email_address		Customer.InvoiceAddressEmailAddress
foundPostalAddress.postal_code		Customer.InvoiceAddressZipCode
foundPostalAddress.phone_number.First().phone_number		Customer.InvoiceAddressPhoneNumber
* PostalAddress is Customer.address waar address_type is "postal"
** addressToUseForBezoek wordt bepaald door te kijken of er zowel een postal als een street adres is ingevuld in Minox
*** Debiteuren zonder naam in Minox worden niet geïmporteerd

Gegevens van FortesMilestones naar Minox

De verkoopboeking van de factuur wordt doorgezet naar Minox.

Facturen - Kop
FortesMilestones	➡️	Minox
Journalcode SyncService setting		line.journal.id
overviewInvoice.InvoiceCustomerCompanyCustomerCode		line.account.id
overviewInvoice.WorkInProgressDate \|\| overviewInvoice.InvoiceDate		line.document_date
invoiceHeaders.vatAmount + invoiceHeaders.AmountWithoutVat		line.debit
overviewInvoice.InvoiceText (max 255)		line.description
0.00		line.vat.amount
overviewInvoice.InvoiceNumber		line.invoice_number

Facturen - Regels
FortesMilestones	➡️	Minox
Journalcode SyncService setting		line.journal.id
invoiceLine.ItemCompanyGLAccountRevenue		line.account.id
overviewInvoice.WorkInProgressDate \|\| overviewInvoice.InvoiceDate		line.document_date
(invoiceLine.Quantity  * invoiceLine.Price) + invoiceLine.IrregularityAmount		line.credit
invoiceLine.Description(max 255)		line.description
invoiceLine.VatPercentage * line.credit		line.vat.amount
overviewInvoice.InvoiceNumber		line.invoice_number
invoiceline.CostCenterCode *		line.cost_center.id
* Alleen wanneer dit is ingesteld in de sync service configuratie

Facturen - Gegroepeerde regels
FortesMilestones	➡️	Minox
Journalcode SyncService setting		line.journal.id
group.ItemCompanyGLAccountRevenue		line.account.id
overviewInvoice.WorkInProgressDate \|\| overviewInvoice.InvoiceDate		line.document_date
(lines.Quantity  * lines.Price) + lines.IrregularityAmount		line.credit
**		line.description
lines.VatPercentage * line.credit		line.vat.amount
overviewInvoice.InvoiceNumber		line.invoice_number
group.CostCenterCode *		line.cost_center.id
* Alleen wanneer dit is ingesteld in de sync service configuratie
** Description is afhankelijk van welke velden ingesteld zijn in de syn service configuratie

Facturen - Toeslag regels
FortesMilestones	➡️	Minox
Journalcode SyncService setting		line.journal.id
group.SurchargeItemCompanyGLAccountRevenue		line.account.id
overviewInvoice.WorkInProgressDate \|\| overviewInvoice.InvoiceDate		line.document_date
lines.SurchargePercentage * ((lines.Quantity  * lines.Price) + lines.IrregularityAmount)		line.credit
**		line.description
group.VatPercentage * line.credit		line.vat.amount
overviewInvoice.InvoiceNumber		line.invoice_number
** Description is afhankelijk van welke velden ingesteld zijn in de syn service configuratie

Wat is er nodig voor de koppeling?

Wanneer de koppeling in gebruik genomen wordt, dan hebben wij gegevens nodig om de koppeling technisch te leggen en goed in te richten.

Benodigde gegevens

De oauth gebruiker waarmee gekoppeld wordt*
Het administratienummer van de administratie in Minox
Het klantnummer waarmee in Minox wordt ingelogd
De debiteuren grootboekrekening

* Bij het authentiseren van de oAuth user, kies bij 'Application' voor 'Minox'. En vervolgens, in het nieuwe tabblad, het e-mailadres en wachtwoord.