Algemeen
De koppeling met AuditCase maakt het mogelijk om gegevens te synchroniseren tussen QicsMilestones en AuditCase. De koppeling werkt twee kanten* op en dit wordt in onderstaande schema weergegeven.
*In feite zorgt de koppeling er (alleen) voor dat de factuur vanuit QicsMilestones naar AuditCase wordt verstuurd. Maar vanuit AuditCase bestaat er de mogelijk om klantgegevens via de API door te zetten naar QicsMilestones en daarom tonen we dit in onderstaande schema.
- klantgegevens worden vanuit AuditCase doorgezet naar QicsMilestones*
- facturen (PDF) worden verzonden naar AuditCase
* Deze informatie wordt vanuit AuditCase via de API in QicsMilestones aangemaakt. Aanvullende informatie vindt u in dit artikel.
Hoe werkt de koppeling?
Wanneer de koppeling actief is, worden de verschillende gegevens vanuit AuditCase doorgezet naar QicsMilestones en andersom.
- Nieuwe klanten worden gesynchroniseerd (➡️ QicsMilestones)
- Wijzigingen van klanten worden gesynchroniseerd (➡️QicsMilestones)
- Verwerkte facturen worden doorgezet als PDF (➡️AuditCase)
Schema en 'trigger'
In tegenstelling tot andere koppelingen wordt een klantwijziging in AuditCase direct doorgezet. Een wijziging op één van de koppel-velden zal ervoor zorgen dat de koppeling wordt 'getriggerd'.
Aandachtspunten
Het is goed om te weten dat wanneer de koppeling actief is, gegevens zullen worden overschreven door wijzigingen maar dat verwijderingen niet worden doorgezet. Dus een wijziging op een klant in AuditCase zorgt ervoor dat deze wordt doorgezet naar QicsMilestones, waarbij de waarden van de koppelvelden (zie onderstaande overzicht) zullen worden overgenomen.
Welke gegevens worden er doorgezet?
In onderstaande overzichten worden de onderdelen en velden weergegeven welke via de koppeling worden doorgezet. De PDF van de factuur wordt vanuit QicsMilestones geëxporteerd naar AuditCase.
Gegevens van AuditCase naar QicsMilestones
| Doelveld QicsMilestones | Veld/beschrijving AuditCase |
| CustomerCode | Klantnummer |
| Name | Omdat Qics Milestones alleen de eerste 50 letters van de naam gebruikt is er een veld "Naam klant op de factuur in Qics" in het tabblad intern--facturatie. Wanneer dit veld gevuld is wordt dit naar Qics doorgezet. Anders, voor bedrijven is dit de Handelsnaam en bij particuliere klanten is dit de volledige naam. |
| CompanyCode* | Organisatie code |
| (bedrijfscode in Qics) | |
| CompanyName | Organisatie naam |
| (bedrijfsnaam in Qics) | |
| CustomerType | Standaard is dit "Customer". |
| IsActive | Wanneer de klantstatus Klant is, is dit true. Anders false. |
| LegalEntity | Instantie identificatie (algemeen--Accountancy). |
| Keuze uit de volgende lijst: | |
| KVK - Kamer van Koophandel | |
| OIN - Overheidsidentificatienummer | |
| Anders | |
| Identification | Het veld onder ' Instantie identificatie' (algemeen--Accountancy) |
| Dit veld is afhankelijk van het veld "LegalEntity". | |
| Dit kan KvK-nummer, OIN-nummer of andere nummer zijn. | |
| VatNumber | Vanaf versie 17.7.0 wordt niet meer naar de fiscale eenheid gekeken. |
| Wanneer "Btw-id" is ingevuld wordt dit gebruikt. Anders eigen Btw-nummer. | |
| PriceIndex | Standaard is dit leeg. |
| ResourceName | Relatiemanager in QicsMilestones. Standaard is dit declarant in AuditCase. |
| (Relatiemanager) | |
| ResourceNumber | Het medewerkersnummer van ResourceName (Relatiemanager). Standaard is dit het nummer van de declarant. |
| (Relatiemanager nummer) | |
| ContactPersonName | Hier wordt complete naam van Algemene aanschrijving (Ter attentie van) gebruikt. |
| Wanneer de klant geen Algemene aanschrijving heeft, dan wordt het veld 'Aanhef t.b.v. facturatie' van het tabblad Intern - Facturatie gebruikt. | |
| Wanneer het veld 'Ter attentie van' leeg is, zetten wij dit veld niet door. | |
| AlternativeInvoiceName | Veld 'Facturatie aan' (facturatie). |
| SendInvoiceRecipientName | De naam die in de facturatie komt. Dit veld wordt ingevuld vanuit algemene aanschrijving. |
| InvoiceAddressEmailAddress | E-mailadres in het facturatieadres. |
| InvoiceAddressPhoneNumber | Het eerste telefoonnummer dat onder Communicatie staat. |
| InvoiceAddressSameAsVisitAddress | Standaard is dit "false". |
| SendInvoiceMethod | Wanneer het veld SendInvoiceTo is ingevuld, is dit "Mail". Anders is dit "Manual". |
| SendInvoiceTo | E-mailadres van de algemene aanschrijving. Wanneer dit leeg is dan wordt het e-mailadres in het facturatieadres gebruikt. |
| Vanaf versie 13.2 wordt het extra e-mail adres hier gebruikt wanneer deze een waarde heeft. | |
| SendInvoiceCc | 'Facturatie e-mailadres CC' van de algemene aanschrijving. Wanneer dit leeg is dan wordt 'Facturatie e-mailadres CC' in het tabblad Intern gebruikt. |
| SendInvoiceBcc | Dit veld wordt niet doorgezet. |
| Facturatie/postadres: | |
| InvoiceAddressAddress1 | Straatnaam + huisnummer + huisnummer toevoeging in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressAddress2 | Gebouw in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressAddress3 | Standaard is dit leeg. |
| InvoiceAddressZipCode | Postcode in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCity | Plaatsnaam in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCountry | Land in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCountryCode | De ISO landcode in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCounty | Provincie in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| Bezoekadres: | |
| VisitAddressAddress1 | Straatnaam + huisnummer + huisnummer toevoeging (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressAddress2 | Gebouw (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressAddress3 | Standaard is dit leeg. |
| VisitAddressZipCode | Postcode (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressCity | Plaatsnaam (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressCounty | Provincie (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressCountryCode | De ISO landcode (Vestiging/woonadres). |
| isitAddressCountry | Land (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressEmailAddress | E-mailadres (contact/Privégegevens). |
| VisitAddressPhoneNumber | Het eerste telefoonnummer (contact/Privégegevens) |
| VisitAddressContactPerson | Standaard is dit leeg. |
Bron: Caseware
Gegevens van QicsMilestones naar AuditCase
De factuur (PDF) wordt doorgezet naar AuditCase. Deze word in een vooraf bepaalde structuur in het dossier van de klant opgenomen.
Wat is er nodig voor de koppeling?
Wanneer de koppeling in gebruik genomen wordt, dan hebben wij gegevens nodig om de koppeling technisch te leggen en goed in te richten. Daarbij zijn er enkele randvoorwaarden en aandachtspunten die we hieronder noemen.
Het gaat om de volgende gegevens:
-
- De URL van AuditCase
- De inloggevens van de API gebruiker
Nuttige artikelen
Hoe werkt de klantsynchronisatie / klantkoppeling tussen systemen?
#Technische documentatie
Opmerkingen