Welke standaard factuurlay-outs zijn er?

Volgen

Dit document beschrijft de eigenschappen van de standaardfactuurlay-out die meegeleverd wordt met QicsMilestones.

Een factuurvoorstel bevat vaak meerdere factuurregels. Hoe we deze regels presenteren op de lay-out is afhankelijk van de groepering. De groepering wil zeggen “welke regels tellen we bij elkaar op”, bijvoorbeeld alle factuurregels met hetzelfde artikel worden weergegeven met de artikelomschrijving en het totaalbedrag.

Voor de groepering van de standaard lay-out kijken we naar de herkomst van de factuurregels.

Regels op de factuur kunnen de volgende herkomst hebben:

  • [Uur]: urenboekingen vanuit de weekstaat.
  • [Onkosten]: onkostenboekingen vanuit de weekstaat.
  • [Vast bedrag]: vaste prijs aangemaakt op het project.
  • [Terugkerend bedrag]: contract voor vaste prijsafspraak aangemaakt op het project.
  • [Voorschot]: voorschot aangemaakt op het project.
  • [Verrekening voorschot]: verrekening voorschot met de werkelijke uren en verschotten.

Let op: per onderdeel kan de lay-out zich anders gedragen.

Bijvoorbeeld bij uren wordt gegroepeerd per artikelomschrijving, er wordt een totaalbedrag getoond van alle uren die op een bepaald artikel zijn geboekt.

Voor onkosten kan dat bijvoorbeeld de omschrijving zijn die in de weekstaat is meegegeven.

In onderstaand overzicht staan de specificaties van de lay-out:

Onderdeel

Specificatie

Lettertype

Segoe UI

Lettergrootte

8

Taal

NL

Groepering voorblad

Project

Projectnummer + Projectnaam

 

Type factuurregel

0 uur – ‘Uren conform specificatie’

1 onkosten - Artikelgroepomschrijving

2 vaste prijs - Regelomschrijving

3 terugkerende vaste prijs - Regelomschrijving

4 voorschot - ‘Voorschot’

5 verrekening – ‘Verrekening'

 

Groepering specificatie

Type factuurregel

0 uur –  Artikelomschrijving + details

1 onkosten – Artikelomschrijving + details

2 vaste prijs - Regelomschrijving

3 terugkerende vaste prijs - Regelomschrijving

4 voorschot - Regelomschrijving

5 verrekening – Regelomschrijving

 

 

 

Sortering

Project

Projectnummer

 

Type factuurregel

0 uur

1 onkosten

2 vaste prijs

3 terugkerende vaste prijs

4 voorschot

5 verrekening


De volgende onderdelen van de lay-out kunt u per bedrijf zelf wijzigen via [Instellingen; Bedrijven]:

  • Bedrijfslogo. Dit logo moet een jpg of png formaat zijn en mag maximaal 10 mb groot zijn.
  • Bedrijfsnaam.
  • Bankrekeningnummer / IBAN / BIC.
  • KVK nummer.
  • BTW nummer.
  • E-mail.
  • website.
  • Uw eigen adres.

Deze velden zijn alleen zichtbaar wanneer de [Verzendwijze] van de klant op [E-mail] staat. Bij [Handmatig] worden het logo en de voettekst niet weergegeven.

De volgende velden vindt u op de standaard factuurlay-out van QicsMilestones terug:

Titel:

 

Voorwaarden indien van toepassing

Menupad

Factuur

 

 

 

Credit Factuur

 

bij bedragen kleiner dan 0

Indien bekend wordt het nummer van de oorspronkelijke debetnota weergegeven.

 

Proeffactuur

Als het factuurnummer nog leeg is.

 

Adresblok:

 

 

Klantnaam

 

Naam van de relatie gebruikt op het project

Projecten/Project relatie/Klant.

Adres 1

Leeg dan regel verbergen

Relatie/factuuradres/Adresregel1, leeg dan Relatie/Adres/Addresregel1.

Adres 2

Leeg dan regel verbergen

Relatie/factuuradres/Adresregel2, leeg dan Relatie/Adres/Addresregel2.

Adres 3

Leeg dan regel verbergen

Relatie/factuuradres/Adresregel3, leeg dan Relatie/Adres/Addresregel3.

 

 

 

Contactpersoon

Project heeft voorrang, daarna klant. Als beide leeg zijn dan t.a.v. de Crediteurenadministratie

Projecten/Project relatie/meer details/contactpersoon

Relatie/factuuradres/T.a.v. + contactpersoon.

Pc + Plaats

 

Relatie/factuuradres/Postcode+ Plaats, leeg dan Relatie/adres / Postcode+ Plaats.

Land

<> aan Nederland dan zichtbaar anders verbergen

 

Relatie/adres/land, leeg dan

Relatie/factuuradres/land.

 

 

 

Algemene informatie:

 

 

Uw Ref

Leeg dan verbergen

Relatie / onze referentie als dit veld niet gevuld is dan facturatievormen project/factuurnotities.

Onze Ref

Leeg dan verbergen

Instellingen/bedrijven/bedrijf openen/ kiezen uit de volgende mogelijkheden Projectnaam/Projectnummer/Projectmanager naam/Empty.

Vrije tekst factuur

Leeg dan verbergen

Factuurtekst
Voorgevuld als de omschrijving van de vaste bedagen of voorschotten gelijk zijn, dit is aan te passen op de factuur met multipleselect voor meerdere voorstellen in een keer.

Als de factuurtekst leeg is en er staan uren op de factuur dan wordt de tekst periode met de maand van de minimale en maximale regeldatum weergegeven.

 

Factuurnummer

 

Start factuurnummer wordt bepaalt door: Instellingen /bedrijven/facturatie.

Factuurdatum

dd-mm-yyyy

 

BTW nummer

Leeg dan verbergen

Relatie/facturatie/BTW nummer.

Vervaldatum

Factuurdatum + aantal dagen betalingscondities

Voor betalingscondities zie Relatie/facturatie/betalingscondities.

 

 

 

Project

 

 

Projectnaam en nummer

 

 

Vrije tekst project

Leeg dan verbergen

Projecten/Projectinformatie/Projectomschrijving [1000 karakters].

Details

 

 

Eigen tekst. Door het aanmaken van een groepering kun je voor een of een selectie van regel een eigen tekst op de factuur zetten.

De groepering heeft voorrang op de andere standaard groepering.

Wijzig meerdere waarde/code facturen verzamelen.

Service/afgeboekt

 

Factuurregels met de status afgeboekt worden niet zichtbaar op de factuur, service regels wel. Service regels zijn regels met een prijs van 0.

Totaalblok:

 

 

Totaal exclusief BTW

 

 

BTW [percentage]

Bij meerder btw percentages op de factuur wordt de btw gesplitst.

Voor btw wordt gekeken naar het “Default” BTW percentage, daarna naar het btw percentage van de klant. Relaties/btw code. Als deze leeg is dan wordt gekeken naar het artikel. Artikel/btw code.

Totaal inclusief BTW#.

 

 

 

 

 

Specificatie

 

Wanneer bij de Relaties/facturatie/specificatie op ja staat komt er standaard een specificatie bij de factuur. De specificatie is alleen zichtbaar als er uren op de factuur staan. (Er wordt geen gebruik gemaakt van uurartikelen voor bijvoorbeeld het factureren van vaste prijzen of voorschotten).

 

 

Voettekst:

 

 

Wij verzoeken u deze factuur voor {vervaldatum}, onder vermelding van factuurnummer {factuurnummer}, te betalen via rekeningnummer {CompanyBankAccount}.

 Onderdrukken bij Credit factuur.

Vervaldatum:

Voor betalingscondities zie Relaties/facturatie /betalingsconditie.

 

Factuurnummer:

 

Start factuurnummer wordt bepaald door: Instellingen/bedrijven/facturatie

 

Bankrekeningnummer:

 

 

Nadat u uw bedrijfsgegevens heeft gevuld en het logo is geüpload, is de factuurlay-out klaar voor gebruik. Heeft u specifieke wensen waar een aanpassing op de standaard factuurlay-out voor nodig is dan kunnen wij hier een ureninschatting voor maken.

Kleine aanpassingen op de standaardlay-out zijn bijvoorbeeld:

  • Voor onkosten niet de artikelgroepomschrijving maar artikelomschrijving weergeven.
  • Voor uren niet de tekst ‘uren conform specificatie’ maar de naam van de medewerker weergeven.
  • Velden uit de voettekst verwijderen zoals bijvoorbeeld het mailadres.
  • De plaats of grootte van het logo aanpassen.
  • Een veld verwijderen op de specificatie.

Aanpassingen die meer tijd kosten:

  • Wijziging van het lettertype of grootte.
  • Aanpassen van de groepering.
  • Aanpassingen aan de opmaak.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk