Dit document beschrijft de eigenschappen van de standaardfactuurlay-out die meegeleverd wordt met QicsMilestones.
Voorbeelden met de standaard lay-out:
Een factuurvoorstel bevat vaak meerdere factuurregels. Hoe we deze regels presenteren op de lay-out is afhankelijk van de groepering. De groepering wil zeggen “welke regels tellen we bij elkaar op”, bijvoorbeeld alle factuurregels met hetzelfde artikel worden weergegeven als één regel met de betreffende artikelomschrijving en het totaalbedrag.
Voor de groepering van de standaard lay-out kijken we naar de herkomst van de factuurregels.
Regels op de factuur kunnen de volgende herkomst hebben:
- [Uur]: urenboekingen vanuit de weekstaat.
- [Onkosten]: onkostenboekingen vanuit de weekstaat.
- [Vast bedrag]: vaste prijs aangemaakt op het project.
- [Terugkerend bedrag]: contract voor vaste prijsafspraak aangemaakt op het project.
- [Voorschot]: voorschot aangemaakt op het project.
- [Verrekening voorschot]: verrekening voorschot met de werkelijke uren en verschotten.
Let op: per onderdeel kan de lay-out zich anders gedragen.
In onderstaand overzicht staan de specificaties van de lay-out:
|
Onderdeel |
Specificatie |
|
Lettertype |
Segoe UI |
|
Lettergrootte |
8 |
|
Taal |
NL |
|
Groepering voorblad |
Project Projectnummer + Projectnaam
Type factuurregel 0 uur – ‘Uren conform specificatie’ 1 onkosten - Artikelgroepomschrijving 2 vaste prijs - Regelomschrijving 3 terugkerende vaste prijs - Regelomschrijving 4 voorschot - ‘Voorschot’ 5 verrekening – ‘Verrekening'
|
|
Groepering specificatie |
Type factuurregel 0 uur – Artikelomschrijving + details 1 onkosten – Artikelomschrijving + details 2 vaste prijs - Regelomschrijving 3 terugkerende vaste prijs - Regelomschrijving 4 voorschot - Regelomschrijving 5 verrekening – Regelomschrijving
|
|
|
|
|
Sortering |
Project Projectnummer
Type factuurregel 0 uur 1 onkosten 2 vaste prijs 3 terugkerende vaste prijs 4 voorschot 5 verrekening |
De volgende onderdelen van de lay-out kunt u per bedrijf zelf wijzigen via Organisatie, Bedrijven:
- Bedrijfslogo. Dit logo is bij voorkeur een scherp jpg bestand met een kleine bestandsgrootte.
- Bedrijfsnaam
- IBAN / BIC
- KvK-nummer
- Btw-nummer
- Website
- Uw eigen adres
Het logo en de voettekst zijn alleen zichtbaar wanneer de [Verzendwijze] van de klant op [E-mail] staat. Bij [Handmatig] worden het logo en de voettekst niet weergegeven.
De volgende velden vindt u op de standaard factuurlay-out van QicsMilestones terug:
|
Titel:
|
Voorwaarden indien van toepassing |
Menupad |
|
Factuur
|
|
|
|
Credit Factuur
|
bij bedragen kleiner dan 0 Indien bekend wordt het nummer van de oorspronkelijke debetnota weergegeven. |
|
|
Proeffactuur |
Als het factuurnummer nog leeg is. |
|
|
Adresblok: |
|
|
|
Klantnaam
|
Naam van de relatie gebruikt op het project |
Projecten/Project relatie/Klant. |
|
Adres 1 |
Leeg dan regel verbergen |
Relatie/factuuradres/Adresregel1, leeg dan Relatie/Adres/Addresregel1. |
|
Adres 2 |
Leeg dan regel verbergen |
Relatie/factuuradres/Adresregel2, leeg dan Relatie/Adres/Addresregel2. |
|
Adres 3 |
Leeg dan regel verbergen |
Relatie/factuuradres/Adresregel3, leeg dan Relatie/Adres/Addresregel3. |
|
|
|
|
|
Contactpersoon |
Project heeft voorrang, daarna klant. Als beide leeg zijn dan t.a.v. de Crediteurenadministratie |
Projecten/Project relatie/meer details/contactpersoon Relatie/factuuradres/T.a.v. + contactpersoon. |
|
Pc + Plaats |
|
Relatie/factuuradres/Postcode+ Plaats, leeg dan Relatie/adres / Postcode+ Plaats. |
|
Land |
<> aan Nederland dan zichtbaar anders verbergen
|
Relatie/adres/land, leeg dan Relatie/factuuradres/land. |
|
|
|
|
|
Algemene informatie: |
|
|
|
Uw Ref |
Leeg dan verbergen |
Relatie / onze referentie als dit veld niet gevuld is dan facturatievormen project/factuurnotities. |
|
Onze Ref |
Leeg dan verbergen |
Instellingen/bedrijven/bedrijf openen/ kiezen uit de volgende mogelijkheden Projectnaam/Projectnummer/Projectmanager naam/Empty. |
|
Vrije tekst factuur |
Leeg dan verbergen |
Factuurtekst Als de factuurtekst leeg is en er staan uren op de factuur dan wordt de tekst periode met de maand van de minimale en maximale regeldatum weergegeven.
|
|
Factuurnummer |
|
Start factuurnummer wordt bepaalt door: Instellingen /bedrijven/facturatie. |
|
Factuurdatum |
dd-mm-yyyy |
|
|
BTW nummer |
Leeg dan verbergen |
Relatie/facturatie/BTW nummer. |
|
Vervaldatum |
Factuurdatum + aantal dagen betalingscondities |
Voor betalingscondities zie Relatie/facturatie/betalingscondities. |
|
|
|
|
|
Project |
|
|
|
Projectnaam en nummer |
|
|
|
Vrije tekst project |
Leeg dan verbergen |
Projecten/Projectinformatie/Projectomschrijving [1000 karakters]. |
|
Details |
|
|
|
Eigen tekst. Door het aanmaken van een groepering kun je voor een of een selectie van regel een eigen tekst op de factuur zetten. |
De groepering heeft voorrang op de andere standaard groepering. |
Wijzig meerdere waarde/code facturen verzamelen. |
|
Service/afgeboekt |
|
Factuurregels met de status afgeboekt worden niet zichtbaar op de factuur, service regels wel. Service regels zijn regels met een prijs van 0. |
|
Totaalblok: |
|
|
|
Totaal exclusief BTW |
|
|
|
BTW [percentage] |
Bij meerder btw percentages op de factuur wordt de btw gesplitst. |
Voor btw wordt gekeken naar het “Default” BTW percentage, daarna naar het btw percentage van de klant. Relaties/btw code. Als deze leeg is dan wordt gekeken naar het artikel. Artikel/btw code. |
|
Totaal inclusief BTW#. |
|
|
|
|
|
|
|
Specificatie |
|
Wanneer bij de Relaties/facturatie/specificatie op ja staat komt er standaard een specificatie bij de factuur. De specificatie is alleen zichtbaar als er uren op de factuur staan. (Er wordt geen gebruik gemaakt van uurartikelen voor bijvoorbeeld het factureren van vaste prijzen of voorschotten).
|
|
Voettekst: |
|
|
|
Wij verzoeken u deze factuur voor {vervaldatum}, onder vermelding van factuurnummer {factuurnummer}, te betalen via rekeningnummer {CompanyBankAccount}. |
Onderdrukken bij Credit factuur. |
Vervaldatum: Voor betalingscondities zie Relaties/facturatie /betalingsconditie.
Factuurnummer:
Start factuurnummer wordt bepaald door: Instellingen/bedrijven/facturatie
Bankrekeningnummer:
|
Nadat u uw bedrijfsgegevens heeft gevuld en het logo is geüpload, is de factuurlay-out klaar voor gebruik. Heeft u specifieke wensen waar een aanpassing op de standaard factuurlay-out voor nodig is dan kunnen wij hier een ureninschatting voor maken.
Kleine aanpassingen op de standaardlay-out zijn bijvoorbeeld:
- Voor onkosten niet de artikelgroepomschrijving maar artikelomschrijving weergeven.
- Voor uren niet de tekst ‘uren conform specificatie’ maar de naam van de medewerker weergeven.
- Velden uit de voettekst verwijderen zoals bijvoorbeeld het mailadres.
- De plaats of grootte van het logo aanpassen.
- Een veld verwijderen op de specificatie.
Aanpassingen die meer tijd kosten:
- Wijziging van het lettertype of grootte.
- Aanpassen van de groepering.
- Aanpassingen aan de opmaak.
Opmerkingen