Hoe importeer ik een medewerker? – Qics Service Center

Om de data goed te kunnen importeren, moet u een lege template gebruiken. Volg de volgende stappen om het Excel-bestand te downloaden:

Ga via het menu naar [Organisatie] -> [Medewerkers]
Klik bovenin uw scherm op [Import]:

Klik vervolgens op het download-icoon [Download sjabloon voor Medewerker]:

Open het gedownloade bestand in Microsoft Excel.
Vul de volgende verplichte kolommen in:
- [Voornaam]
- [Achternaam]
- [Nummer]

Hieronder vindt u per veld een voorbeeld en een toelichting:

Onderdeel	Kolomkop	Voorbeeldwaarde	Toelichting
General	First name	Kees	Dit veld is verplicht.
	Middle name	de
	Last name	Boer	Dit veld is verplicht.
	Number	100	Dit veld is verplicht en moet uniek zijn.
	Abbreviation	KDB	Een afkorting waarmee u de medewerker makkelijker kunt identificeren.
	Salutation	DHR
	Initials	K
	Titles	Dr.
	Enlistment date	01-01-2010	Datum indiensttreding.
	Leave date
	Type	Internal of external	Geef hier aan of u deze medewerker zelf in dienst heeft of dat u hem/haar inhuurt.
	Department name	Accountancy	De naam van de afdeling. Deze afdelingsnaam moet al bekend zijn in QicsMilestones. U kunt zelf afdelingen toevoegen.
	Manager number	100	Geef hier het medewerkernummer in van zijn/haar leidinggevende. Dit medewerkernummer moet al bestaan in QicsMilestones.
	Function code	ACC	Geef hier de functiecode in. Deze functiecode moet al bestaan in QicsMilestones.
	Cost center code	400	Geef hier de kostenplaats code in. Deze code moet al bestaan in QicsMilestones.
	Is active	v	Als u het veld leeg laat, wordt de medewerker als inactief geïmporteerd.
	User name	kees@qicsacc.nl	Geef de gebruikers in van de user die aan deze medewerker gekoppeld moet worden. Deze user moet al bestaan in QicsMilestones. U kunt het veld ook leeglaten, dan dient u hier later handmatig een gebruiker aan te koppelen. Klik hier voor een beschrijving van het aanmaken van gebruikers.
	Use all items	v	Geef met 'v' aan of alle artikelen (uurartikelen en onkostenartikelen) beschikbaar zijn voor deze medewerker. Wij adviseren u om dat bij het importeren te doen. U kunt dan op een later tijdstip artikelen koppelen aan medewerkers, indien gewenst.
Address	Address line 1	Zeeweg 14
	Address line 2
	Postal code	2222 AB
	City	KATWIJK
	County
	Country	Nederland
	Email address	kees@qicsacc.nl
	Phone number
	Supplier customer code		Vul dit veld alleen als dit een externe medewerker betreft, waarvoor u dus een inkoopfactuur ontvangt. Het nummer wat u hier ingeeft, moet een bestaande relatiecode zijn, van een relatie die als 'crediteur' is aangemerkt'.
	Hours per week	40	Geef hier het aantal contracturen per week in.
Timesheet entry	Total [Week]	40	Geef aan hoeveel uren deze medewerker per week moet verantwoorden.
Timesheet entry	Productive [Week]	36	Geef aan hoeveel uren van de totale uren per week productief moeten zijn.
Norm hours per week / year	Billable [Week]	20	Geef aan hoeveel uren van de productieve uren per week declarabel moeten zijn.
	Total [Year]	2080	Geef aan hoeveel uren deze medewerker per jaar moet verantwoorden.
	Productive [Year]	1872	Geef aan hoeveel uren van de totale uren per jaar productief moeten zijn.
	Billable [Year]	1040	Geef aan hoeveel uren van de productieve uren per jaar declarabel moeten zijn.

Alle andere velden kunnen eventueel later handmatig in QicsMilestones worden aangepast of door middel van het opnieuw importeren van het Excel-bestand.
Klik op het rode driehoekje bij de kolomkop voor een uitleg van het betreffende veld.
Vul het Excel-bestand met de gegevens die u wilt importeren.
Sla het Excel-bestand op en sluit deze.
Ga via het menu naar [Organisatie] -> [Medewerkers].
Klik bovenin uw scherm op [Import].
Klik vervolgens op het upload-icoon:

Selecteer het Excel-bestand dat u wilt importeren en klik op [Ok].
De gegevens worden geïmporteerd.

Let op: als u bij [Sla bestaande gegevens over] de optie [Ja] heeft gekozen, worden alleen nieuwe medewerkers aangemaakt. Als u de optie [Nee] kiest, worden bestaande medewerkers geüpdatet als een bestaande medewerkercode ook in het Excel-bestand voorkomt. Op die manier kunt u dus een bestaand medewerkersbestand bijwerken.

Opmerkingen