Naast het invoeren van een checklijst in Procs is het ook mogelijk om een checklijst te importeren vanuit MS Excel. Hierdoor is het mogelijk om snel bestaande checklijsten vanuit MS Excel te importeren in Procs.
Ook is het mogelijk lijsten uit Procs te exporteren naar MS Excel om deze te bewerken en daarna weer een nieuwe versie te importeren in Procs.
Om een lijst van MS Excel in te voeren is het eerst noodzakelijk om de lijst in het standaard format van Procs te kopiëren. Zie hiervoor het standaard template in de bijlage.
In deze template kunnen de taken en deadlines worden ingevoerd of gekopieerd vanuit een bestaande checklijst.
In de volgende tabel een toelichting van de invoerkolommen:
|
Kolom |
Wat in te voeren? |
|
Id |
Deze kolom kan, bij het voor het eerst invoeren van een checklijst, leeg gelaten worden. |
|
ShowWarning |
In deze kolom wordt True of False ingevoerd. Als True wordt ingevoerd, wordt bij het afvinken van een taak een extra waarschuwing gegeven. Wanneer False wordt ingevoerd, wordt deze waarschuwing niet gegeven. |
|
DeadlineDay |
Hierin wordt de deadline in dagen aan gegeven. |
|
DeadlineTime |
Hierin wordt de deadline tijd aangegeven. |
|
Escalation1Day |
Hierin wordt aangegeven wanneer de eerste herinnering wordt gestuurd (na hoeveel dagen dagen). |
|
Escalation1Time |
Hierin wordt aangegeven wanneer de eerste herinnering wordt gestuurd (na hoeveel uur ). |
|
Escalation2Day |
Hierin wordt aangegeven wanneer de tweede herinnering wordt gestuurd (na hoeveel dagen dagen). |
|
Escalation2Time |
Hierin wordt aangegeven wanneer de tweede herinnering wordt gestuurd (na hoeveel uur ). |
|
Escalation3Day |
Hierin wordt aangegeven wanneer de derde herinnering wordt gestuurd (na hoeveel dagen dagen). |
|
Escalation3Time |
Hierin wordt aangegeven wanneer de derde herinnering wordt gestuurd (na hoeveel uur ). |
|
Description (default language) |
Hierin wordt de taakomschrijving ingevoerd. |
|
CheckDescription |
Hierin wordt een controle omschrijving ingevoerd |
Er dient bij het invoeren met het volgende rekening te worden gehouden:
- Een taakomschrijving kan maximaal 150 karakters omvatten.
- Uren worden volgens de uur notatie ingevoerd 1:00 = één uur.
- Als de lijst is ingevoerd in MS Excel kan moet deze worden opgeslagen als .csv bestand. Hierdoor herkent Procs het bestand bij het invoeren. Het is mogelijk dat MS Excel dan de volgende waarschuwing geeft:
Op deze melding kan Ja geklikt worden. De gegevens blijven bewaard.
Om vervolgens de lijst te importeren in Procs, moet als administrator worden ingelogd in Procs.
Navigeer vervolgens naar het menu checklijst templates:
Selecteer vervolgens een lijst of maak een nieuwe lijst aan waarin de MS Excel-lijst geïmporteerd kan worden. Klik vervolgens op de knop import:
De aangemaakte lijst kan vervolgens in drop zone gesleept worden of door dubbel te klikken op de drop zone box, kan het bestand van de computer geselecteerd worden.
Klik vervolgens op upload en daarna op opslaan. De lijst wordt dan direct weergegeven als checklijst in Procs.
Via het menu Koppel checklijst aan gebruikers, kan de lijst aan een gebruiker gekoppeld worden.
Opmerkingen