Je hebt een nieuw bedrijf nodig in QicsMilestones, denk dan aan de volgende punten:
1. Extra bedrijf aanmaken in QicsMilestones en indien nodig de licentie uitbreiden.
2. De koppeling tussen QicsMilestones en de financiële administratie tot stand brengen.
3. Stamgegevens handmatig aanmaken of vanuit een bestaande divisie.
4. Uren schrijven op projecten van andere bedrijven mogelijk maken.
5. Configuratie voor de facturatie goedzetten.
1. Extra bedrijf aanmaken in QicsMilestones en indien nodig de licentie uitbreiden
Voor meer informatie zie onderstaand artikel:
2. De koppeling tussen QicsMilestones en de financiële administratie tot stand brengen
Is er een koppeling tussen QicsMilestones en de financiële administratie en/of een CRM applicatie, dan wil je dat ook voor je nieuwe bedrijf. Met de koppeling kun je stamgegevens binnen halen en verkoopboekingen exporteren. Plan op tijd een afspraak in met een consultant van Qics om de koppeling(en) voor je in te richten en te activeren.
3. Stamgegevens handmatig aanmaken of vanuit een bestaande divisie
Artikelen en medewerkers hoef je niet opnieuw aan te maken. Het is eenvoudiger en vaak ook beter om de medewerker te openen en dan het nieuwe bedrijf aan te vinken op het tabblad Bedrijven.
Voorbeeld:
Het medewerker-nummer blijft op deze manier hetzelfde. Dit geldt ook voor artikelen. Is er een koppeling tussen QicsMilestones en een financieel pakket of CRM-applicatie, stem dan het aanmaken van relaties met je consultant af. Het is in die situatie niet altijd wenselijk om relaties te koppelen tussen bedrijven.
Worden stamgegevens door een vinkje beschikbaar gemaakt voor het nieuwe bedrijf, dan worden niet alle velden gekoppeld. Een aantal velden kunnen namelijk per bedrijf variëren.
Medewerkers
Tarief: maak per bedrijf de medewerkertarieven aan.
Artikelen
BTW-code: koppel per bedrijf de juiste btw-code.
Omzetrekening: de omzetrekening van het originele artikel wordt aangemaakt, maar je kan per bedrijf afwijken.
Tarief: maak per bedrijf de artikeltarieven aan.
Toeslag: wil je gebruik maken van toeslagen, dan moet dit per bedrijf worden ingericht.
Toeslag artikel: wil je gebruik maken van toeslagen dan moet dit per bedrijf worden ingericht.
Een aantal stamgegevens (bijvoorbeeld artikelgroepen) worden voor alle bedrijven gebruikt.
Projecten (en daarmee facturatie-afspraken en budgetten) zijn uniek per bedrijf. Template projecten moet je daarom per bedrijf aanmaken.
4. Uren schrijven op projecten van andere bedrijven mogelijk maken
Heb je meer dan één bedrijf? Zorg dan dat in het ureninvoerscherm bij het tandwiel icoontje het bedrijf aan staat:
De medewerker hoeft dan bij het tijdschrijven niet na te denken over het bedrijf waarin het project is aangemaakt.
5. Configuratie voor de facturatie goedzetten
Bij het aanmaken van een nieuw bedrijf, loop je ten behoeve van de facturatie de volgende gegevens na:
- Bedrijfsgegevens zoals adres, KvK-nummer, IBAN en logo. Deze gegevens gebruikt QicsMilestones op de factuurlay-out. Daarnaast dient onder andere het factuurnummer ingesteld te worden en het e-mailadres verzender ingevuld en gevalideerd te worden;
- Factuurlay-out {Organisatie > Meer ... > Factuurlay-outs. In sommige gevallen is er gekozen voor een maatwerklay-out, overleg dan met je consultant. Controleer sowieso even een factuur in het nieuwe bedrijf en laat indien nodig de lay-out aanpassen;
- E-mailsjabloon [Organisatie > Meer ... > E-mailsjablonen]. Hierin zijn het onderwerp, bestandsnaam bijlage (factuur) en de begeleidende e-mail tekst gedefinieerd. Vaak staat hier een verwijzing in naar de bedrijfsnaam. Pas deze tekst aan zodat het bij het nieuwe bedrijf past, of maak een extra sjabloon aan voor het nieuwe bedrijf.
- BTW-codes: zorg dat per artikel per bedrijf de juiste btw-codes gekoppeld zijn.
6. Rapportages nalopen
Bij sommige maatwerkrapporten of Power BI rapportages is géén gebruik gemaakt van een bedrijfsfilter en worden dus altijd alle gegevens getoond. Laat dit tijdig aanpassen door een bedrijfsfilter toe te voegen. Het is immers belangrijk om per bedrijf de juiste gegevens te kunnen zien.
Tenslotte
Bovenstaande punten zijn bedoeld om je op weg te helpen. Het zijn aandachtspunten voor het opzetten van een werkend bedrijf, maar geen uitputtende lijst van alle mogelijkheden.
Vaak is het prettig als een consultant meedenkt of ondersteund. Aarzel niet om een beroep op je consultant te doen voor ondersteuning.
Opmerkingen