Vertrouwd mailen
De mailboxen van u en van uw klanten worden steeds beter beveiligd tegen spam berichten. Deze strengere beveiliging kan er toe leiden dat facturen die u vanuit QicsMilestones naar uw klanten verstuurd, bij uw klant in de spam folder terecht komen. Om dit te voorkomen, gaan we in QicsMilestones de beveiliging verhogen, waardoor QicsMilestones ‘weet’ dat u toestemming geeft voor het versturen van e-mails en dat de e-mails echt namens uw bedrijf worden verstuurd. Om dit te regelen, moet er door uw systeembeheerder een technische handeling worden uitgevoerd (het aanmaken van DNS records op uw server), Wij hebben u een e-mail gestuurd waarin dit staat beschreven.
Voor 1 oktober
Indien de DNS records niet voor 1 oktober a.s. zijn aangemaakt, dan loopt u het risico dat wij uw facturen vanaf dat moment alleen nog kunnen versturen vanuit het e-mailadres noreply@qicsmilestones.nl en dus niet meer vanuit uwnaam@uwdomein.nl. Dit om te voorkomen dat uw facturen helemaal niet meer aankomen bij uw klanten.
Let op dat u geen publieke domeinnamen gebruikt zoals uwnaam@hotmail.com, uwnaam@gmail.com, uwnaam@kpnmail.nl etc. Deze namen kunnen niet gevalideerd worden en kunnen om die reden ook niet gebruikt worden om facturen te versturen.
Reeds gedaan?
Indien u de DNS records reeds heeft laten registreren, kunnen wij zien dat de actie is voltooid en hoeft u verder geen actie te ondernemen. Vanaf dat moment verdwijnt ook de ‘Send on behalf of..’ melding bij de uitgaande e-mails.
Nog niet gedaan?
Indien u de actie nog niet heeft laten uitvoeren, heeft u van ons op 29 september een reminder ontvangen, met daarin de gegevens die u nodig heeft voor het registreren van de DNS records. Wij verzoeken u zsm de DNS records aan te laten maken.
e-mail niet ontvangen?
Wij hebben de e-mail met instructies verstuurd naar het e-mailadres wat staat ingevuld bij de bedrijfsinstellingen.
Heeft u de e-mail niet gekregen of heeft u vragen over dit onderwerp? Stuur dan een e-mail naar support@qics.nl
Achtergrondinformatie voor uw systeembeheerder
- Als een e-mail adres niet meer actief is of het bedrijf niet meer gebruikt wordt dan kunt u het e-mailadres het beste weghalen uit de bedrijfsinstellingen
- Als je een e-mailadres invult, dan alleen het e-mail adres invullen en niet iets als: “Van Gugten Personeel en Salaris <info@vangugtenpersoneelensalaris.nl>”
- Veel hosting providers vullen zelf al een domeinnaam aan. Let dus op als je bijvoorbeeld em123.qics.nl aanmaakt dat je niet per ongeluk em123.qics.nl.qics.nl aanmaakt. Je hoeft in dat geval dus alleen de em123 (sub domain prefix) in te vullen.
- Mocht je al bestaande CNAME records hebben voor s1._domainkey en s2._domainkey (bijvoorbeeld omdat een andere leverancier gebruik maakt van SendGrid) dan kun je contact met ons opnemen, zodat we een aangepast DKIM selector kunnen maken. (bv. qm1._domainkey).
- Het checken van de mail domeinen wordt binnenkort in QM ingebouwd.
- Wanneer je mailadres wijzigt naar een ander domein, dan zal dat domein eerst weer gevalideerd moeten worden (bv van info@kantoorX.nl naar info@kantoorY.nl)
- Wanneer je mailadres wijzigt, maar het domein blijft hetzelfde dan is geen actie nodig (bv van info@kantoorX.nl naar administratie@kantoorX.nl )
- Technische uitleg op https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/sender-identity/ en https://sendgrid.com/docs/ui/account-and-settings/how-to-set-up-domain-authentication/
Opmerkingen